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第一条 为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，特制定本细则。
关联法规：
第二条 省人民政府及办公厅几种主要公文的适用范围：
1、山西省人民政府文件(代字“晋政发”)：主要适用于传达贯彻党和国家的方针、政策、指示；部署全局性工作；发布规章和重要决定；向国务院报告、请示工作；批转有关部门涉及重大的全局性问题的报告；印发省人大常委会通过的地方性法规；其他必须以省人民政府名义办理的重要事项。
2、山西省人民政府函(代字“晋政函”)：主要适用于必须以省人民政府名义办理但涉及面较小的具体事项，包括向国务院、国务院各部门报送有关材料，联系、商洽某些具体工作事宜；批复各地方、各部门就变更行政区划、城市建设总体规划、新建高等学校和中等专业学校、设置机构、批准烈士等重要事项的请示。
3、山西省人民政府办公厅文件(代字“晋政办发”)：主要适用于转发各地、各部门就某一具体工作问题的报告；传达省人民政府关于某一方面工作的政策、决定；通知有关事项。
4、山西省人民政府办公厅函(代字“晋政办函”)：主要适用于必须以省人民政府办公厅名义办理但涉及面较小的具体事项，包括批复各地、各部门就一般工作问题向省人民政府的请示；就某些具体工作事项向有关地方和部门下达通知；下达会议通知；代表省人民政府联系、商洽、询问或答复某一具体问题；办理办公厅机关工作方面某些具体事务。
5、山西省人民政府明传电报(代字“晋政发明电”)：适用于必须以省人民政府名义办理的紧急事项，如请示、报告、通知等。
6、山西省人民政府密传电报(代字“晋政发密电”)：适用于必须以省人民政府名义办理的紧急机密事项。
7、山西省人民政府办公厅明传电报(代字“晋政办发明电”)：适用于必须以省人民政府办公厅名义办理的紧急事项。
8、山西省人民政府办公厅密传电报(代字“晋政办发密电”)：适用于必须以省人民政府办公厅名义办理的紧急机密事项。
9、印发省人民政府领导同志的讲话等有关材料，根据情况，分别用“政阅”、“政办阅”代字。
上述文件的标题一般应冠以机关名称。
第三条 本细则第 二条所述省人民政府及办公厅的各种文件，均由省人民政府办公厅办公室统一承办，负责审核及部分重要文件的草拟，协调解决办文过程中遇到的有关问题，登记、送审、编号、送印、校对、存档等工作。
第四条 省人民政府和办公厅对下行文，发送范围一般为：各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局；抄送范围一般为：省委办公厅，省顾委办公厅，省人大常委会办公厅，省政协办公厅，省高法院，省检察院，各人民团体，各新闻单位。每个文件的具体发送、抄送范围，应根据情况确定增减。
省人民政府向国务院的请示、报告，一般只主送国务院，并在文头红线上方右侧注明签发人姓名。根据内容和需要，可同时抄送国务院有关部门。
各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局上报省人民政府的公文，应注明签发人。
第五条 公文如有附件，应在正文之后，发文机关署名之前，注明附件名称和顺序。
第六条 发文日期，一般以领导人签发日期为准。
第七条 引用公文，一般应注明发文时间、机关、标题和文号。
第八条 公文工作应贯彻党政分开的原则。省人民政府向下级发布通知、指示，需要党委有关部门了解情况的，可抄送。政府及其工作部门的文件中不能对党组织作指示、下任务。
第九条 草拟和审核公文，应重点注意以下问题：
1、是否必须发文，以什么形式发文为宜；
2、文稿内容是否符合国家的法律、法规，党和国家的方针、政策和有关规定，与省人大、人大常委会通过的地方性法规是否一致，与省人民政府和省人民政府办公厅过去文件中的规定有什么不同，是否有必要作出新的规定；
3、要求和措施是否明确具体、切实可行；
4、涉及有关部门或地区的问题是否协商一致；
5、文字表述是否确切、简炼，标点使用是否正确，数字是否准确，书写是否规范；
6、规格、格式是否符合有关规定；
7、是否加盖部门印章并有领导人签字，是否已同有关部门会签并有部门领导人签字。
第十条 严格控制发文数量，力求精减文件。
1、简单照抄上级文件条文，内容空洞，没有提出新的政策性规定或措施的，一般不发文。
2、国务院及国务院有关部门来文，需发至各地、各部门的，如省里不再提出贯彻执行的具体要求，即翻印下发，不另转发。
3、属于业务部门职责范围的事项，一般应由业务部门自行发文或几个部门联合发文。
4、纯属部门业务工作的会议纪要一般不发文。省人民政府领导同志主持召开的研究解决某个专项问题的小型办公会议纪要。可以办公厅名义印发。
第十一条 所有拟以省人民政府或办公厅名义发出的文稿，必须按规定程序办理。文稿一般应先经办公厅办公室审核，再送有关领导人审阅签发。
第十二条 以省人民政府名义发出的文件，凡属涉及全局或政策性较强的，由省长签发；只涉及某一方面具体工作的，由分管副省长签发；已经省人民政府常务会议讨论同意或经省长、副省长原则同意的，以及其他一般性文件，可由秘书长或副秘书长根据授权签发。
以省人民政府办公厅名义发出的文件，由秘书长或副秘书长、办公厅主任签发，重要问题应报省长、副省长审批。
第十三条 领导人已签发的文稿，办文人员按规定程序作技术性改动，可不再送请签发人重新审核；如有较大修改；应再送请领导人审批。
第十四条 省人民政府同省军区、国务院有关部门及其他省、自治区、直辖市人民政府联合行文，均应按规定的办文程序办理。同省军区联合行文，编省人民政府文号，由省人民政府办公厅印发。同国务院有关部门及其他省、自治区、直辖市人民政府联合行文，编号、印发等具体事宜由双方商定。一般应编主办一方的文号。
第十五条 文件付印前，对清样必须严格校对。确认无误后方可付印。印成后，发出前，要由指定的办文人员再看一遍，如有疏漏应查明责任并及时补救。
第十六条 文件发出后，承办人员应及时将文件定稿、正本、付印清样、内容有修改的清样、审核送批过程中的修改稿及有关附件整理立卷，于年终交档案室保存。
第十七条 各地区行政公署，各市、县人民政府，省直各委、办、厅、局可根据《国家行政机关公文处理办法》，结合实际情况，制定本地区、本部门的实施细则。
关联法规：
第十八条 本细则从公布之日起执行。
