发布文号: 消署会字第0940302074号
一、内政部消防署(以下简称本署)为确保采购案件于签约、验收及付款之各项流程周延完备，特订定本注意事项。
二、签约时采购单位应办理事项：
(一)决标后即请厂商依招标须知规定，完成履约保证金之缴纳。
(二)依决标价检附单价分析连同决标公告并入契约。如须办理教育训练者，其费用应包括训练场次、人数、地点等。
三、验收：
(一)查核金额以上案件采购单位应依规定期限报请内政部监办。
(二)厂商报验函由收发室办理收件，采购单位以收件当日签核十五日内办理验收为原则，例外者应项目签核。
(三)验收应依采购项目逐项查验是否与契约相符，如有不符，应注意厂商是否事先报请机关同意变更。有关验收项目如下：
1.数量。
2.规格(厂牌、型号)、证明文件(进口报单、原厂证明文件)。
3.功能测试。
如项目众多，验收纪录无法充分表达时，业务单位应另行制作验收审查表(如附件)，依项目编号查验。
(四)采抽验方式验收者，验收纪录应逐一详实记载有关抽验之项目、内容及结果等。如有隐蔽部分并叙明由厂商负责；至工程无法逐一量测检视部分，则叙明由厂商及监造单位负责。
(五)厂商交货地点以本署为原则。如需配送各消防单位，除产品有编号者外，余应当场封存后分送。
(六)非小额采购之书面验收案件，业务单位应于签约前依规格制作验收审查表，供业务单位主管或其授权人于主持验收时逐一检视，并由业务单位作成纪录。
(七)公告金额以上案件，采购单位应于验收完成即日签核并于十五日内填具结算验收证明书。
四、付款时采购单位应办理事项：
(一)验收合格货品如需送至指定地点者，应查验厂商检附之签收单有无加盖签收单位戳章、注明签收数量及签收日期等，并应有签收人签章。
(二)须办理教育训练者，注意教育训练签到表所载案名、案号、训练时间、课程内容、受训人员、讲师等，是否符合契约规定。
(三)厂商请款是否附具签收单、送货有无逾期，配送规格及数量是否符合契约要求后，再洽厂商开具发票办理核销事宜。
(四)依契约规定，要求厂商完成保固金之缴纳。
(五)厂商检据办理付款，如为财产(物品)应会请秘书室制作「财产(物品)增加单」，连同发票(收据)、有关文件、分期付款表(如非分期付款案件则免附)及厂商账户资料，于二日内送会计室理公款支付。
