回购房屋款，对方想赖账，怎么办？

我们单位采购了一批活动板房，按照合同进行了付款，预留5%的质保金，2015年2月4日进行了一次结算，于2月15号把质保金12522.22元一次性付给对方（有财务凭证）。3月份回购了一批活动板房（回购部分没有合同，电话联系的），由于过节后我单位人员变动，不知道节前已经付清了对方尾款（即质保金）。回购时，对方人员也说欠他们质保金，就回购部分的金额（9450元）和质保金（其实已经付清）进行抵扣，我单位工作人员写了证明，他们回购我们房屋的面积，证明也被对方带走了（当然对方没有付款，还以为我们欠对方的钱）。但在今年5月5号财务清账是发现春节前已经付清对方所有余款，这样反过来是对方欠我们单位9450元（即那批房屋回购款），赶紧和对方联系后，对方死不认账，说已经付清了，想赖账，打电话多次不接，甚至拉入黑名单，我单位工作人员上门催要，还是不承认，否认欠我们钱
补充：当时他还回购了另外一家的房屋，在现场给钱的，我们单位的没有给钱，我们有两个证人（和我们没有利害关系）在场，证明对方没有给钱，对方也没有收据证明给钱了，
能否通过律师函让对方认识到问题严重和他们的错误，来讨回这笔钱，