发布文号: 并政办发[2003]9号
各县(市、区)人民政府，市直各委、局、办，各直属公司，各厂矿企事业单位，各机关、团体、学校、医院：
市档案局《关于加强太原市重大活动档案管理工作的意见》已经市政府领导同意，现转发给你们，请按照执行。
二○○三年一月二十一日
关于加强太原市重大活动档案管理工作的意见
太原市是全省的政治、经济和文化中心，有2500年的文明历史，在全省起着窗口和示范作用。在率先发展和历史文化名城建设中形成的档案资料，从不同侧面、不同角度真实地记录了城市经济建设和社会发展的轨迹，对历史研究、文化发展、政府决策和进行爱国主义教育，弘扬优秀民族文化，提升文化品位，建设社会主义物质文明、精神文明和政治文明都有极其重要的历史意义和现实意义。为了做好重大活动档案工作，加强重大活动档案管理，现依据《山西省档案管理条例》的有关规定，结合我市实际，提出以下意见：
一、重大活动档案资料的内容
太原市重大活动档案，是指市委、市政府成立专门机构举办的(包括某一部门代表市委、市政府在本市举办的和由市委、市政府牵头与省有关部门合办的)，在全省或全国范围内有较大影响的政治、经济、科技、文化、艺术、宗教、体育、卫生等活动及重要的国际性会议中直接形成的，对国家和社会有保存价值的纸质、光盘、软盘、声像、照片、实物等多种载体、多种形式的历史记录。主要包括：
(一)党和国家领导人来我市视察工作中形成的资料；
(二)党中央和国务院各部门主要负责人、其他省、市、自治区党政主要领导来我市指导、考察工作中形成的资料；
(三)外国元首、政府首脑、政党领袖及重要知名人士来我市参观访问中形成的资料；
(四)本市党政主要领导人在重大外事活动中形成的资料；
(五)在我市召开和举办的对全省、全国以及世界范围内具有较大影响的各种重要会议和活动中形成的资料；
(六)重大庆典、纪念活动中形成的资料；
(七)重点工程开工、竣工典礼中形成的资料；
(八)严重自然灾害和重大抢险救灾活动中形成的资料；
(九)处置重大突发事件和解决重大纠纷中形成的资料；
(十)其他有重大影响的活动中形成的资料。
重大活动档案资料的所有权属于国家，任何单位和个人不得拒绝归档和据为己有。
二、重大活动档案资料的接收范围
(一)文件、讲话、指示、记录、宣传报道、题词等重要文字材料；
(二)录音带、录像带、光盘、计算机软盘；
(三)照片(含正片和底片)、图片及其文字说明；
(四)外事活动中的重要纪念品；
(五)其他具有历史参考价值的资料。
三、重大活动档案管理职责
我市重大活动档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。市档案局主管本市范围内重大活动档案工作，并对重大活动档案工作实行宏观管理、监督指导；市档案馆负责重大活动档案的接收、保管、利用。重大活动组织承办单位要做好重大活动档案资料的收集、整理、立卷、移交工作，指定专人负责，防止档案资料散失。组织承办单位的主要负责人是这项工作的第一责任人。
四、重大活动档案工作所需经费
重大活动档案工作所需经费由组织承办单位负责列入该活动预算，并提供必要的装备、设施条件，保证重大活动档案资料的收集、整理、立卷、移交及相关工作的顺利开展。
五、重大活动档案管理登记制度
重大活动档案管理实行登记制度。即：由组织承办活动的单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作；两个以上单位联办的活动，由主办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作；临时机构组织承办的活动，由该机构指定专人负责该活动档案的登记和上报工作。登记的方法和要求如下：
(一)承办单位在活动项目确定后7日内，通知市档案局并填报《重大活动档案管理登记表》(见附表)。
(二)市档案局收到《重大活动档案管理登记表》后，应及时制定出接收计划，并选派专业人员参与活动，监督指导重大活动档案的收集、整理、立卷、移交工作。
(三)重大活动的组织承办单位在活动结束后30日内，向市档案馆报送重大活动档案目录；3个月内向市档案馆移交档案原件1套。
六、重大活动档案资料的移交
(一)一个单位组织承办的活动，其形成的整套材料由该单位收集、整理、立卷，并按规定移交市档案馆保管；
(二)两个以上单位联办的活动，其形成的原件交主办单位负责组织整理、立卷，并按规定移交市档案馆保管；
(三)临时机构组织承办的活动，其形成的整套材料由该机构指定专人负责收集、整理、立卷，并按规定移交市档案馆保管；
(四)向市档案馆移交的声像档案资料应当图像清晰、声音清楚，附有文字说明，并经系统整理，符合国家和本市的有关规定。
七、重大活动档案的利用与公布
(一)向档案馆移交重大活动档案的单位，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见。
(二)机关、团体、企事业单位和其他组织以及公民个人，需利用保存在档案馆的重大活动档案的，须经档案行政管理部门批准。
(三)重大活动档案的公布按照有关法律法规规定进行。
(四)市档案馆根据《档案法》、《保密法》和知识产权保护等有关规定，做好重大活动档案的开发利用工作。对不按规定办理重大活动档案管理登记和报送重大活动档案目录的，不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为己有、拒绝归档的，不按规定向档案馆移交重大活动档案的，损毁、丢失或者擅自销毁重大活动档案的行为，由市档案局或有关主管部门依法处理。
各县(市、区)要按照本意见，做好辖区内的重大活动档案管理工作。
