发布文号: 沪水务（海洋）〔2009〕45号
局属各单位、局机关各处室：
现将《上海市水务局(上海市海洋局)档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
上海市水务局
二OO九年十一月二日
上海市水务局(上海市海洋局)档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为加强上海市水务(海洋)档案管理工作，积极推进档案管理的规范化、现代化建设，有效地保管和利用档案，充分发挥水务(海洋)档案在经济社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》等有关规定，结合本市水务(海洋)档案工作实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所指的档案，是指水务(海洋)系统单位及个人在政治、经济和建设、管理、科研等各项活动中直接形成的对党和国家、社会以及本单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的原始的历史记录。
第三条 水务(海洋)档案分为：文书档案、科研档案、建设工程项目档案、会计档案、声像档案、荣誉档案和电子文件档案等门类。
第四条 档案工作是水务(海洋)建设的一项重要基础工作，应切实加强对档案工作的领导，把档案工作摆上议事日程，列入本单位工作计划，纳入目标管理责任制。建立相应的档案机构，明确分管领导和主管部门，建立健全档案管理制度，配备专(兼)职档案管理人员，配置适宜保管档案的库房和设施，统筹安排档案工作所需的经费，保证档案工作正常有序地开展。
第五条 任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和检举。
第二章 档案机构、人员及其职责
第六条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。局办公室是市水务局(市海洋局)档案工作的主管部门，统一管理局机关内各类档案以及所属单位撤销后的应向局机关移交的档案，并对局属各单位档案工作实行监督和指导。
第七条 局属各单位办公室，是所在单位档案工作的主管部门，统一负责保管本级机关各门类、各载体的档案、资料，并对所属单位档案工作进行监督和指导；未设置办公室机构的单位要指定专人兼职档案工作。
第八条 档案工作主管部门的职责是：
一、贯彻执行党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和工作规划，执行档案工作的法律、规章和有关的业务标准、技术规范；
二、制定本级档案管理工作的规章制度和办法；
三、统一管理本级机关各部门所形成的各种门类、载体的档案、资料，并积极提供利用；
四、督促、指导、协助文书处理部门和科技人员做好档案、资料的收集、整理、立卷和归档工作；
五、负责对本级机关各部门和所属各单位档案工作的监督、指导、检查和评比工作；
六、配合和督查各工程项目建设单位组织重大工程项目竣工档案的验收工作；
七、会同有关部门组织专、兼职档案管理人员的岗位培训，提高档案人员的业务水平；
八、组织、协调和做好机构体制改革中的档案整理和移交工作。
第九条 专、兼职档案人员，应具备良好的政治思想素质，工作责任性强，具有高中以上文化水平，经过档案专业培训，获得档案管理资格证书。
第十条 档案人员调动、退休或其他原因离开工作岗位之前，应首先清理经办的各种文件材料。凡是有保存价值的文件材料应整理后向档案部门归档，不得私自带走或擅自销毁处理。单位撤销或合并时要整理好档案，经主管部门批准后向接收单位移交。
第三章 档案的管理
第十一条 各门类档案均按照不同记录方式、不同载体材料，按不同的编制方法进行分类和整理，做到分类科学、整理规范、保管期限划分准确、编目编号清楚、利用方便。
第十二条 按照“部门整理、统一归档管理”的原则，每年应归档的文件材料由各处室进行整理，并于第二年的第一季度向局档案室移交。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交相关处室整理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十三条 科学技术项目档案的收集、整理工作，在局档案室的指导下，由局科技信息处具体负责，并每年向局档案室移交档案目录及整理完毕的档案。科学技术项目档案应根据科学技术项目的立题、论证、调研、研究(试验)鉴定、推广应用等各个环节收集、整理、立卷、归档，确保完整、准确、系统、规范。
第十四条 水务建设工程项目档案，在该项目竣工验收后的三个月内，按工程档案的管理规定，完成竣工档案的移交工作。
第十五条 会计档案的归档，由财务部门负责整理和归档，因工作需要，财务部门可以暂时保存上一年的会计档案，但必须是经过整理后的档案，并每年向局档案室移交案卷目录。
第十六条 由局宣传处形成的局重要会议和重大活动声像档案资料的收集、整理工作，在局档案室的指导下，由局宣传处具体负责；局系统有关重要声像档案资料的收集、整理工作，由各形成单位具体负责，并每年向局档案室移交档案目录。
第十七条 组织全市(全局)性的会议、活动，由主办部门负责收集、整理文件材料，并在规定期限内向本单位档案部门移交。
第十八条 对己满保管期限的档案，要及时进行鉴定。鉴定工作在本级机关分管负责人的领导下，由档案主管部门和有关业务部门负责人组成档案工作鉴定小组，具体对保管期限满的档案进行审查，决定存毁，填写销毁目录，并经主管领导批准后方能销毁。
第十九条 档案的销毁必须指定专门人员送交指定的造纸厂进行处理，凡销毁具有密级以上的档案，必须实行两人以上的监销制度，销毁目录存档案室保管。
第二十条 档案的存放应保证有足够的库房，库房管理应配备防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防有害生物等防护设施。各类档案分类入柜，排列有序，并定期检查库房内档案保管状况，确保档案的安全。
第二十一条 根据档案查找利用的需要，编制档案、资料检索工具，每个单位至少编制两种以上。并且做好档案编研工作，积极主动提供服务，充分发挥档案的作用。
第二十二条 局机关各处室需利用本机关的档案时，由所在处室负责人签字同意后直接到档案室登记查阅。绝密、机密的文件一般不外借，局系统内部因特殊情况需要外借绝密、机密文件时，需报办公室领导批准。绝密文件不得复印，机密文件因工作需要复印的，报办公室领导批准，并将用后复印件及时退回档案室。
外单位需利用局机关的档案，应凭单位有效介绍信，方可提供利用，一般不得外借。借阅机密以上文件，需经办公室领导批准。
局属各单位档案、资料借阅原则上参照局机关规定执行。
第二十三条 档案人员要加强保密意识，绝密、机密档案、资料专柜存放，并严格按局保密规定提供利用，确保档案和档案机密的安全。
第二十四条 档案利用者查阅档案时，应保持卷面整沽，不得涂改、伪造、损毁以及丢失档案。对破损的档案，保管部门应及时修复。
第二十五条 每年对档案的收进、保管、利用等情况进行统计，编制档案工作情况统计年报，及时报送上级档案主管部门。
第二十六条 水务建设工程项目(水利工程、排水工程、供水工程)立项、开工后三个月内，应由项目建设单位按照市档案局、市城建档案馆的要求填写该项目的档案管理情况登记表，报送局档案室一份备案。
局建设管理处配合局档案部门履行建设工程项目档案的监督、检查和指导工作。
第二十七条 随着计算机应用的发展，水务(海洋)档案的管理应纳入局系统办公自动化管理，配置现代化管理设备，逐步提高档案现代化管理水平。
第四章 档案工作考评和奖惩
第二十八条 局属各单位档案管理升级达标工作按照国家档案局关于《企业档案工作目标管理办法》和上海市档案局关于《上海市<科学技术事业单位档案管理升级办法>实施细则(试行)》规定执行。
第二十九条 市级机关单位档案的考评分为“市二级、市一级、国家二级、国家一级“四个等级；
企事业单位档案的考评分为“省(市)级、国家二级、国家一级”三个等级。
第三十条 凡是暂未达到市级标准、并有一定档案升级基础的企事业单位，可先晋升局级标准，档案达局一级标准由局档案考评验收小组组织验收。
第三十一条 申请市级或国家级标准时，先由所在单位自我评分，自评分符合升级达标要求的，向局档案主管部门提出申请，由局档案主管部门报送并配合市档案局组织考评验收。
第三十二条 各企事业单位档案工作经考评达到市级或国家级标准的单位，应给予表彰和奖励。
第三十三条 凡档案管理人员或档案利用者因工作失误造成档案不同程度的损坏、丢失或直接影响工作的开展等情况时，应按照《上海市档案条例》的有关规定对档案责任人给予行政处分；故意涂改、伪造、损毁、偷窃档案者，移送司法机关处理。
第五章 附 则
第三十四条 本办法由上海市水务局(上海市海洋局)办公室负责解释。
第三十五条 本办法自行文之日起施行。
附件：《不归档文件材料范围和处理的意见》
为了提高机关文书档案的质量，避免有文必档造成档案中庞杂臃肿的现象，结合本机关实际情况，拟定不归档文件材料的范围和处理意见。
一、不归档文件材料的范围
(一)整理归档后的重份文件和复印多余的文件；
(二)未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿(定稿除外)：
(三)本机关无查考使用价值的事务性、临时性的文件；
(四)机关内部互相抄送的文件材料；
(五)从外单位收集来的仅作参考用的文件资料；
(六)上级机关编写的属于交流工作情况的各类简报、刊物等(报导机关的除外)；
(七)下属单位报来的各种情况简报；
(八)下属单位报送的不必办理的文件材料；
(九)上级机关颁发的不需要贯彻、处理的文件材料；
(十)同级单位颁发的不需要贯彻、处理的文件材料；
(十一) 一般性的学习会、座谈会、各种小组会的记录和工作笔记本；
(十二)外单位送来的征求意见的文件未定稿；
(十三)一般性的群众来信来访处理和无特殊保存价值的信封：
二、对不归档文件材料的处理办法
(一)对整理时清理出的不归档的文件材料，仍要加强保管，不能随便堆放，集中后交局机要室统一销毁，以免造成泄密。
(二)对不归档的文件材料，不等于就马上销毁，可视具体情况在本部门保留一定时间，根据需要来确定保留时间的长短。
(三)对密级较高的文件、资料的销毁，按局保密规定办理，一般文件的销毁可在收发文登记簿上注销毁字样。
(四)销毁不归档文件、资料应经办公室主任批准。
