发布文号: 信息中心〔１９９９〕１３号
各证券监管办公室、证券监管特派员办事处：
为落实《关于上市公司披露信息电子存档事宜的通知》（证监信字〔１９９８〕５０号文）精神，规范上市公司披露信息电子存档工作，特发布本通知。请将本通知及附件转发辖区内上市公司，执行中有什么问题，请及时报告中国证监会。
附件：《上市公司披露信息电子存档实施细则》
中国证监会信息中心
一九九九年一月十五日
上市公司披露信息电子存档实施细则
１、电子存档范围
电子存档的文件包括：招股说明书、上市公告书、年报、中报、公开披露的临时公告以及发行、配股、重大事件的报审最终审定材料的摘要和全文，对报审材料中的政府批文、营业执照、签名等无法电子化的，暂不作电子存档要求，但需对相应纸质文档作妥善保存。
２、文件格式转换方法
所有电子文件用 Ｗｏｒｄ 或 Ｅｘｃｅｌ 编写，版本不限，保存完毕后，还应另存为纯文本文件。具体方法如下：
运行Ｗｏｒｄ或Ｅｘｃｅｌ，打开被转换文件，单击“文件”菜单中“另存为”，在“另存为”窗口中选“保存类型”为“带分行符的纯文本（＊．ｔｘｔ）”（在ｗｏｒｄ中）或保存成“文本文件（以制表符分隔）（＊．ｔｘｔ）”（在ｅｘｃｅｌ中）。
对转换后的纯文本文件和原Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ文件同时进行电子归档。
３、电子存档文件命名方法
为方便查询和处理，上市公司应规范电子文件的命名。交易所已经颁布电子文件命名规则的，按交易所规则的执行，交易所未作规定的，按以下规定执行：
电子归档文件名为？？？？ＸＷＹＹ〔ｓｔｒｉｎｇ〕．＊，其中？？？？ＸＷＹＹ为基本项，必须填写；〔ｓｔｒｉｎｇ〕 为可选项；＊ 为文件扩展名。
１）文件名基本项包括：
？？？？表示公司股票代码：深圳证券交易所的上市公司按原代码填写；上海证券交易所的上市公司填写股票代码的第一位和后三位，如上海石化，股票代码为６００６８８，则应填写６６８８；
Ｘ表示电子文档内容类别，包括：
－Ａ代表年报
－Ｚ代表中报
－Ｇ代表股东大会相关公告
－Ｊ代表监事会相关公告
－Ｆ代表发行新股相关公告
－Ｄ代表董事会相关公告
－Ｌ代表其他临时公告
－Ｐ代表配股相关公告及报审材料
－Ｓ代表报审材料；
Ｗ表示顺序号：每年的公告按类别分别加上序号，顺序号由英文字母“Ａ”至“Ｚ”组成，分别代表“１”至“２６”；同时有摘要和全文的文档，如年报，顺序编号为摘要在先，全文在后。
ＹＹ表示公告披露时间的年份后两位。如１９９９表示为“９９”，２０００年表示为“００”。
２） 文件名可选项：
〔ｓｔｒｉｎｇ〕表示归档文件中文说明（“〔〕”为区别符号，不使用于文件名中），具体内容由上市公司根据公告自行确定，该选项只有在计算机操作系统是 ＷＩＮ９５ 或以上版本才可使用。
３）文件扩展名
＊表示Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ和纯文本文件的后缀名ｄｏｃ、ｘｌｓ和ｔｘｔ。
４、文件存档说明文件。上市公司归档保存时，还需要编写一个？？？？ｎａｍｅ．ｔｘｔ文件，在文件中对电子归档的所有文件做出详细说明，格式如下：
电子归档文件名一披露时公告完整的标题或完整的审批材料标题一披露的指定报刊名一此文档在指定报刊或最后审批通过的具体日期。
例：１９９８年６月２６日公告的上海石化股东大会决议公告，电子归档文件名为“６６８８ＧＡ９８股东大会决议．ｄｏｃ”，并在６６８８ｎａｍｅ．ｔｘｔ中对以上文件说明为“６６８８ＧＡ９８．ｄｏｃ一上海石化股份有限公司１９９７年度股东大会决议公告一中国证券报（上海证券报）一１９９８年６月２６日”。
