小议新形势下法院档案基础建设

　　提起档案，很多人就会联想到神秘的档案袋，那些泛黄的纸张上记载着自己一生足迹和历史的人事档案，其实，档案远不止这些。它包括了社会生活的方方面面：文书档案、会计档案、诉讼档案、人事档案、税务档案等等。

　　法院的档案与其他档案有所不同，它真实的记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，原则上，所有的法院工作都必须在法院档案中有所体现。人民法院档案工作既是一项基础工作，也是一项保障工作，它是维护人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。

　　随着历史的车轮渐渐驶入信息时代，法院的档案工作正面临着各种新情况和新问题，新形势下的档案管理工作，需要全面的创新和改革。

　　一、法院档案工作面临的新问题

　　（一）档案数量逐年增加。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。以邗江法院为例，2008年收案5481件，2009年收案5862件，2010年截至目前已经收案5094件，案件数量的不断增加，直接导致诉讼档案数量的急速增长。至目前为止，我院归档数量已有76147卷93492册，增长速度可见一斑。逐年增加的档案卷宗、证据资料等给法院档案室的管理增加了难度。

　　（二）档案意识不强。诉讼档案在法院工作中的重要性是不言而喻的，但目前我国部分法院的审判人员档案意识不强。法院内部从上到下普遍认为多办案、快办案、办好案才是成绩，至于案子办结后及不及时归档、归档案卷质量合不合格持无所谓态度，没有认识到诉讼档案的重要性，忽视了诉讼档案作为信息资源财富的查考利用价值。

　　诉讼档案在审判过程中频繁流转也不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。不少法官借阅档案的过程中，没有做到对档案的保护，阅完之后经常忘记归还甚至损毁，直接导致了部分档案的遗失，造成了资源的流失。而事实上大多数人都还没有意识到不归档、不及时归档均属违反《档案法》的行为。

　　（三）档案基础设施配备不足。随着社会法治进程的加快，法院工作的深入开展要求档案工作管理水平要进一步提升。对档案基础设施的配备要求也相应提高，如改善档案装具条件，扩充库房容量；改善档案保管条件.配备空涮、微机、除湿没备、消毒设备；提高档案管理的现代化、信息化水平，建立与法院系统档案工作局域网络等。但是，目前基层法院档案室的建设在硬件方面仍然存在一定不足，需要加大投入建设。

　　二、促进法院档案发展的对策和建议

　　面对新形势下，基层法院档案工作出现的新问题和新情况，档案工作者需要探索出一系列的改革措施以更好的促进基层档案事业的科学发展。

　　（一）加强档案信息安全管理是基础。档案安全是信息安全中的重要组成部分，是档案部门义不容辞的责任。作为法院档案工作者更应当不断提高档案安全意识，研究建立档案安全体系，全面提升法院诉讼档案的安全保障能力，坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，更好的做好档案信息安全管理。

　　1、切实提高认识，加强档案制度建设。为实现档案管理规范化、专业化、制度化建设，应首先以制度管理为核心，制定完善包括档案归档、保密、查阅、统计、鉴定和移交制度、档案工作人员岗位责任制等在内的各项档案管理规章制度，如《卷宗归档管理办法》、《档案查、借阅责任制度》、《档案管理制度》、《档案保密制度》以及《档案员岗位责任制》等。只有档案的管理走向了规范化、制度化的轨道，才能保证档案管理工作协调有序运转，有效地防止不规范借阅、调档现象，确保档案安全保密。

　　2、严格保密制度，控制借阅范围。法院档案中的各类档案文件中，大部分需保密管理。正确处理借阅面与保密之间的关系是档案管理人员面临的一个重要课题。针对这种情况，在职档案工作人员要认真履行有关保密工作规则，严格履行档案借阅程序、控制借阅范围、执行保密制度。对档案管理人员需加强保密教育，并要求其严格做到“不该说的不说，不该看的不看”，使档案管理保密工作有序进行。在保证档案安全、不泄露国家秘密的前提下，为案件的申诉复查、审判质量评查及公安、检察司法机关侦破案件提供及时的服务和可靠的依据，充分发挥档案工作的效能。

　　3、严格归档管理，确保卷宗安全。随着社会发展，对案卷质量的要求也越来越严格，注重档案的开发利用，使档案发挥其应有的价值。一是要加强并完善案件归档制度。将案件归档率纳入法官目标管理考核中，对卷宗归档时间及有关要求专门下发了文件，要求各业务庭必须在案件结案后一个月内将卷宗送档案室归档，否则将影响审判业绩考核。二是要严把卷宗上架关。为保证卷宗质量，应根据上级的要求，按照装订顺序、装订内容等项标准，严格进行检查验收。在验收中，如发现不合格卷宗，退回承办人重新整理，直到完全合格，从而使入库的档案全面达到了档案管理标准。三是规范移交手续。各业务部门将诉讼卷宗移交档案室，严格办理移交手续，打印移交单，逐一检查、签名，做到归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。

　　（二）加快档案数字化工作是关键。档案电子化是档案工作适应时代发展的必然趋势。法院档案电子化对于维护司法公正、搞好法律服务、促进经济发展具有十分积极的意义。

　　1、解决诉讼档案利用率不断提高与卷宗孤本的矛盾。诉讼案卷的形成过程注定了它的惟一性，为了能够满足各方的需求，档案工作人员常常需要在中间反复协调，这使本来就已十分繁忙的工作更加繁忙。实现诉讼档案电子化以后，可以在不调取卷宗实体的情况下分级分类多人同时在不同的终端上利用同一电子案卷，既实现了对纸质孤本卷宗的保护，又能够最大限度地满足各方面对对诉讼档案的利用需求。

　　2、 解决法院诉讼档案库房严重紧缺问题。法院的案件数量快速上升的同时，必然导致归档案卷数量的上升。短期存放的诉讼档案的保管期限也达10年，档案库房紧张是各基层法院面临的严峻问题。如果所有的诉讼档案都能够实现电子化，那么以上问题就能够迎刃而解。实现诉讼档案电子化以后，可以减少案卷实体调用的频率，在不调取卷宗实体的情况下将所有需要利用的案卷都以电子案卷的形式向利用者提供。此外，由于已经对卷宗进行了全文扫描，一些超出保管期限的卷宗的电子信息已经全部留存，在此基础上开展鉴定销毁工作，能够在一定程度上减轻档案库房的压力。

　　3、解决诉讼案卷并卷管理问题。在诉讼档案管理中，同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗，比如同一被告的减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗，原则上应该采取并卷的方法进行管理，但由于并卷工作需要预留一定的库房空间，这在当前库房紧张的情况下难以做到，所以并卷工作的难度十分大。实现诉讼档案电子化以后，只需对相应的案卷号做出指引，电子案卷库中将相关案卷实现“并卷”，就能够达到掌握案件各阶段审理情况的目的。

　　（三）推进法院档案室建设是要点。基础设施建设是做好档案工作的前提。随着审判工作的快速发展，基层法院受理的各类案件逐年增加，案卷归档工作也日趋繁重。面对这一情况更应加强基础设施建设，积极创造条件，抓好档案的硬件建设。一是要建成一至两个容量充足的具有现代化硬件设施的标准库房，保证库房安全，保护措施落实到位，设置独立的阅卷室，确保库房、办公区和阅卷室的“三分开”。二是要严格按照档案保管“八防”要求，配置密集架、空调、去湿机、温湿度测记仪、避光窗帘、防盗监控器、防盗门等设备。三是配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，以进一步提规范和提高档案管理水平，创造良好的物质条件。

　　在新形势下做好法院档案管理工作，对加强法院制度建设、提高法院管理水平具有十分重要的意义。而法院档案工作者更需要进一步加强档案管理力度，不断提升管理人员素质，提高案卷管理质量，努力推动档案管理工作再上新台阶。
 
【作者简介】
唐岑，扬州市邗江区人民法院任职。