公章管理和使用注意事项

企业公章管理注意事项：
　　1、应规定由专门部门或专人管理印章，制定具体的管理职责。管理要严谨但又不失使用印章的及时性。如由弹性工作时间的人来保管印章，会影响使用印章的及时性，有碍企业的运作效率。
2、根据企业实际情况，制定严谨的用章审批程序，包括但不限于：填写用章申请表（注明用章事由、特殊要求、申请人签字）、领导审批（包括部门领导、最终决定领导）。但要注意审批层级不要过多，否则有碍企业的运作效率。
　　3、印章管理人盖章后，由使用盖章文件的人签收该文件的原件，并由印章管理人保存签收凭证和已盖章文件的复印件以作归档备案。
　　4、必须由印章管理人员亲自盖章，不能由他人代为盖章，同时不能让印章离开印章管理人员的视线范围。
　　5、一般情况下不能携带印章外出使用，特殊情况确需外带印章使用的，应经有权决定的领导批准，登记好外带印章的名称、事由、借出时间、归还时间等。有条件的应由印章管理人员携带印章同行。
　　6、已盖章文件无需使用或需要修改的，应及时收回该已盖章文件原件以作归档或其它处理。
　　7、禁止在空白纸张、空白格式合同、空白单据、空白介绍信等空白文件上盖章。如有特殊情况，需经申请，由有权决定的领导审批，由印章管理人员详细登记该文件名称、编号、数量、用途等，并跟进该文件使用情况，如超期未使用应及时收回。
　　8、如因企业业务需要，确实要向企业各营业网点配送已盖章的空白格式合同等文件的，应做好配送管理，包括但不限于：详细登记配送该文件名称、编号、数量、用途等信息，定期配送、定期收回未使用或作废的文件、定期清点核实遗失文件并刊登遗失声明等管理操作。
　　9、如有曾经申领已盖章的空白格式合同等文件的职员或曾经在配送已盖章的空白格式合同等文件的营业网点工作的职员离职的，企业应及时将该职员离职的情况以书面通知相关客户，并保留客户签收凭证。
　　10、企业之间签订合同时，应尽量由双方当事人的法定代表人一起到场共同签字盖章，如法定代表人不能到场的，可委托代理人到场签字盖章，切记保存授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证复印件等委托文件。
　　11、企业之间签订合同，应使用公章或合同专用章，避免使用部门印章或带有数字的印章等。签名盖章的位置应靠近合同的最后一条条款，并在最后一条条款之后注明“以下无正文内容”。合同书每一页均应盖骑缝章，骑缝章应完整跨越合同书每一页，但不能超出最后一页的页面范围。
　　12、如有登记项目部门等部门印章的，也必须由专人严格按照公司印章管理规定进行管理。该部门发生变更或撤销的，应及时收缴部门印章及用印管理登记记录，清点核实用印情况，到相关管理机关办理注销登记，并及时通知有关客户。
　　13、发现本企业印章被仿冒时，应立即收集证据材料，及时采取：向公安机关报案、登报发表声明、书面通知潜在客户等措施，以避免损失扩大。而且依法追究仿冒人的赔偿责任。
　　14、企业应定期检查印章的使用情况，发现问题及时采取措施处理。加强印章管理部门及管理人员的法律风险防范意识，提高管理技能。