房屋出租时间到期，准备续约时发现租客把房子借给朋友住

房屋于2012年5月出租，合同签订三年，每月租金1800元，三个月一付。业主是我父亲。由爷爷作为被委托人签订合同。

现在合同过期，但其间租客正常交付房租。我作为被委托人于10月同房客联系要求重新签订续租协议或者终止协议，但是与房客谷女士联系时对方称并未居住该房屋并被对方要求同其丈夫徐先生联系。谷女士称房屋问题由徐先生全权负责，而徐先生人在外地。

一直等到12月20日徐先生晚上八点才正式与我联系，并要求21日到所租房屋面谈。同时，当天晚上与谷女士联系时才得知谷女士与徐先生离婚的情况。

由于上班，未能参加出面。由爷爷奶奶出面交涉，但是回来沟后发现21日会面并非徐先生本人，而是徐先生的朋友余先生。

之后周五25号随爷爷奶奶登门了解情况得知余先生携妻经朋友徐先生推荐居住于此，每月支付房租1800元交付谷女士。具体居住时间不明，但是每月20号交付房租。

交涉时住客余先生曾与租客徐先生联系过，徐先生称谈判事项由余先生全权负责。其他不多言。

交涉陷入僵局，余先生方面反复强调自己只是零时居住，随时可能拎包跑人。之后暂时达成口头协议，余先生一方继续居住，并每月交付2500元房租给我方，付款方式银行转账。房租从2016年1月起付（暂定），同时谷女士要求我方交还其保证金1800元，于口头协议中协定余先生在一月份房租中拨划1800元交予谷女士，我方收取700元。

由于无法与房客徐先生取得正常联系结束房屋租赁合同，因此同谷女士达成口头协议：到余先生居住结束为止，暂不动原租客徐先生所有财产，在居住结束后通知对方对家具进行处理。

现在暂不追究原租客徐先生、谷女士违约行为。并急需同现房客签订租赁协议，请问应该走什么渠道签订协议？怎么签，合同应当怎样拟定？