发布文号: 职秘字第0940003127号
一、职业训练局(以下简称本局)为健全档案管理，特订定本作业要点。
二、承办人员应配合办理事项：
【归档】
(一)归档之案件，承办人应依文件时间先后排序，早者在下，晚者在上，依序编写页码，先编本文(本文属签稿并陈者，以签为上，稿为下编写)，后编附件，附件页码之编写，除书籍型式或难以随文装订者外，应并同其本文连续为之；文件如为双面书写或打印者，其背面页码应编写。
(二)办毕案件应于五日内归档，其中存查案件应由各组、室收发登录归档登记簿，并同归档案件送秘书室销号后归档；送发案件，各组、室收发登录发文登记簿后，送交秘书室缮打、发文，发文后由发文人员登录归档登记簿归档。(外劳申请案送交外劳作业组发文人员销号，打印归档清单，办理归档)(归档作业流程图如附件一)。
(三)办毕案件有延后归档之必要者，应由承办人员签请机关权责长官核准，并知会秘书室，不受五日内归档之限制。但承办人员仍应依签准之延后日期办理归档。
(四)承办人员于填注分类号及保存年限时，应依归档案件性质，依据本局档案分类及保存年限表归入适切之类目。
(五)归档之案件如须并件者，应于归档清单及归档案件右下方注记并件之文号。
(六)归档案件之附件如为书籍型式资料、微缩片、电子媒体、录(影)音带者，应于附件上适当位置注明文号。
(七)归档案件之附件，每一种以一份为限。
(八)现金、有价证券及其它贵重之物品，应由承办人员另行处理，不得归档。
【档案借调】
(九)借调档案应以承办业务有关者为限；如因业务需要，借调非主管案件时，应送会业务单位主管同意，或签奉本机关权责长官核准后，始可调取。
(十)申请借调档案时，应以一件或一案为单位，得先查询借调档案范围后填写借档单(一式二份)，经单位主管核准后，送档案管理人员调取(借文件作业流程图如附件二)。
(十一)借调外劳档案采「预约调档」方式线上申请，由借档人在外籍劳工作业整合系统键入借调档案之文号，由档案管理人员每日定时打印预约调文件清单并调取档案后，于外籍劳工作业整合系统(7-07调妥档案登录与查询)键入调妥档案之文号，以通知借档人携借档单至档案室领取档案。
(十二)他机关借调档案(含机密档案)者，应备函提出申请，由承办单位签奉本机关权责长官核准后，并同借档单办理借调。
(十三)依法有权调阅档案者，须备函载明法律依据、调用目的及调用期间提出申请，由承办单位签奉本机关权责长官核准后，并同借档单办理调用。
(十四)借调一般档案以七日为限，期满应即归还；如有继续使用之必要者，应于到期日前，经承办单位主管同意后知会档案管理人员办理展期。展期天数以七日为限，逾七日需另案签奉核准；行政救济案件每次展期天数不得逾三个月，得展期至最后终结机关送还为止。
【民众申请阅卷】
(十五)民众申请应用档案应填写「行政院劳工委员会职业训练局受理阅览卷宗申请书」(如附件三)，承办人员受理档案应用申请案，应先检视申请书所载档案内容是否正确，并拟妥审核通知书，会签秘书室后，签陈本局权责长官核示(流程图如附件四)。
(十六)档案应用申请案应自受理之日起十五日内为准驳之决定，必要时，得予以延长。但延长之时间不得逾十五日。
(十七)档案应用申请案之书件不完备而能补正者，应通知申请人于七日内补正。不能补正或届期不补正者，得径为驳回之决定。
(十八)档案应用申请案经审核核准者，承办人员应以书面通知申请人，并载明下列事项；其驳回申请者，应叙明理由。
1.核准应用档案之意旨。
2.档案应用方式、时间及处所。
3.档案应用注意事项及收费标准。
4.应携带相关证明文件。
(十九)申请应用档案，以复制品为原则。如档案内容一部分不宜提供应用者，应视档案入卷方式，如可拆卷者，可将其不宜提供之部分抽离；不可拆卷者，将其遮盖后提供。(二十)申请人应用档案时，应由承办人员陪同为之，并不得有下列行为：
1.添注、涂改、更换、抽取、圈点或污损档案。
2.拆散已装订完成之档案。
3.以其它方法破坏档案或变更档案内容。
4.未经许可，擅自将卷宗资料之一部或全部带离阅卷场所。
(二十一)申请人阅卷，应于二小时内完成，不得故意延迟阅卷之进行；违反者，得终止其阅卷。必要时得同意予以延长，延长时间不得逾二小时。
(二十二)阅览、抄录档案，每二小时以收取费用新台币二十元为原则；不足二小时，以二小时计算。
(二十三)复制档案，依所附「档案复制收费标准表」收取费用。
(二十四)核准应用之档案，应于档案应用日期前备齐待用。
【机密案件归档、借调与解密】
(二十五)机密案件归档，承办人员应以机密档案专用封套装封，确实填写封套上各项目之内容，并由承办人员于封口处加盖印章或职名章，再行归档。
(二十六)机关内部单位借调机密档案，应填具借档单，并经业务承办单位主管核准。但属国家机密者，除办理该机密事项业务者外，应经原核定机关或其上级机关有核定权责人员书面授权或核准。借调极机密以上等级者，应由调案人亲自至档案管理单位签收。
(二十七)机密档案为本机关拟办核定者，应由业务承办人员于区分密等时预为注明或主动检讨办理解降密，并通知前受文机关；机密档案系他机关来文者，业务承办单位得就该档案机密价值必要性拟具机密文书机密等级变换或注销建议单，函请该机关办理变更或注销机密等级。
(二十八)机密案件机密等级之变更及解密程序规定如下：
1.承办人员依据密件登记纪录主动检查，或其它机关建议，将应予变更机密等级或解密之案件，提出审查，并填具机密等级变换或解密之处理意见表及建议单陈送核定。
2.经核定变更原机密等级或解密后，应填写机密等级变换或注销通知单，陈奉核定，再行缮发，并通知有关机关。
3.案件机密等级之附加变更或解密标示者，届时即照标示自动变更或解密，保管单位或人员并即办理有关手续。
4.变更机密等级或解密者，应将文件上原有机密等级之注记以双线划去，于左右两侧或其它明显之处，加盖机密等级变换或解密纪录戳。
5.建议其它机关变更机密等级或解密者，于获得答复同意后，依照前项程序办理之。
三、发文人员应配合办理事项：本局核发之稿件，应逐件汇齐打印归档清单(一式二份)或登录归档登记簿，送档案管理人员办理点收。
四、档案管理人员应配合办理事项：
【办理归档作业方式】
(一)归档案件有下列情形者，应退还文书单位或承办单位补正：
1.归档案件或其附件不全，或附件未经签准而抽存者。
2.归档案件污损或内容不清楚者，应由承办业务相关人员查明补注，并经本局权责长官核准后，并同原案归档备查。
3.归档案件，有漏判、漏印、漏发、漏会者。
4.归档案件未编列文号或文号有误者。
5.归档案件未填注保存年限或分类号者。
6.归档案件未依规定编码或页码编写有误者。
7.归档案件逾二页以上未盖骑缝章者。
8.样张或已作废之契约凭证等文件，漏盖「样张」或「注销」字样者。
9.归档案件与归档清单之登载不符者。
10.归档案件未能以原件归档且未经签奉本局权责长官核准者。
11.本机关核定之机密等级案件，未并核予机密之保密期限或解密条 件者。
(二)归档之案件，档案管理人员经逐件查检无讹后，于归档清单上加盖点收日期章留存备查。
(三)档案管理作业之归档案件统计表、借还档案数量统计表等各项窗体，应定期签请本局权责长官核阅。
(四)档案应编订档号，赋予年度号、分类号、案次号、卷次号及目次号。
(五)档案管理人员发现档案分类号有错误或疑义时，应即洽原承办人员查明更正。
(六)档案管理人员应将归档案件归入适当案卷，并依序编列卷次号，再依文件产生日期先后，早者在上，晚者在下，依序赋予目次号，并编写于文件第一页右上角空白处。如案件未依点收规定日期归档者，目次号应续接该卷当时最末目次号编写。
(七)每一档案卷夹以存放相同分类号案件为限；如案件过多时，得分置数个档案卷夹。
(八)档案之附件应随文装订存置；如不便随文装订者，应注记文号、档号另行存置，并于原案卷目次表注明附件媒体类型、数量及存放位置。
(九)档案整理后，应置于档案卷夹中，每一案卷前应放置案卷目次表，并于档案卷夹卷脊或封面标明档号、案名、保存年限及件数。
【调档、还档及稽催还文件作业方式】
(十)借调或调用之档案如已调出使用，档案管理人员应告知借档人，必要时，并得通知前借档人尽速归还。
(十一)逾期未归还之档案，除经核准展期者外，档案管理人员应每七日办理催还一次(法制案十五日，行政救济案件(含诉愿、再诉愿、行政诉讼、再审之诉及国家赔偿)一年)；经洽催三次仍不归还时，应签报本局权责长官处理。
(十二)归还之档案，经档案管理人员核对无误，应于借档单加盖档案归还章，并于档案管理信息系统借文件纪录上注记归还日期；如发现有缺漏、涂改、抽换、拆散等情事时，应签报本局权责长官处理。
【机密档案归还文件及解密作业方式】
(十三)机密档案应另备专柜装置密锁存放，并由专人管理。
(十四)机密档案归还时，应由借档人检视内容，核对无误后弥封，并在封套上加盖印章或职名章，注明归还日期后交由档案管理人员当场检视封套是否密封，如未密封，即请调案人改善。如非主管案件者，借文件人应会同业务单位主管或承办人员办理之。
(十五)机密档案经解密后，应照普通档案放置保管。
【档案清查】
(十六)档案管理人员应每年进行档案清理作业。属机密档案者，应定期清查，并请业务承办单位依规定办理变更或解密事宜。档案复制收费标准表
