发布文号: [93]府秘四字第09326025900号
一、依据：「台北市政府公文电子交换作业办法」、「台北市政府文书处理实施要点」及「行政革新方案」实施要项续办。
二、目的：为因应文书处理电子化及强化会议信息管理，以有效提升会议效能，特订定本规定。
三、实施期程：自92年4月1日正式实施。
四、作业机关：本府所属各机关(不含学校)。
五、适用范围：透过「行政管理信息网／我的会议」系统(以下称本系统)建置之会议讯息纯属内部作业之用，与会对象不含本府以外之任何机关团体或个人。
六、任务分工：
(一)会议主办人员：
1.负责开会通知单及议程上网公告，开会通知单发送后，请检视与会机关之签收结果，对未签收者并透过本系统再次通知，必要时补走纸本文。
2.开会通知单之文稿，交付总发文人员登录，并送档案室归档。
3.会议请假报告单之陈核。
4.会议纪录签奉核定后，并可将公告FTP汇出及转电子公布栏。
5.负责会议纪录转交办事宜。
(二)出(列)席机关总收文人员：
1.读取开会通知及讯息，并比照一般收文流程办理(打印开会通知及收文编号，并利用本系统登录科室出(列)席人员)。
2.签收及读取待发纪录公告，并收文编号及分办。
(三)科室登记人员：利用本系统登录出(列)席人员。
(四)出(列)席人员及通知对象：
1.出(列)席人员：请上网读取会议资料携带与会。
2.通知对象：定期会议如出(列)席人员为机关首长或主任秘书以上层级人员，得指定幕僚担任会议之副本通知者，读取会议资料并送达与会者携带与会。
(五)各机关列管人员：(适用交办列管系统)
1.负责会议指示事项选项列管。
2.负责会议指示事项办理情形汇整。
(六)指示事项业务承办人员：负责会议指示事项后续执行情形之填报。
(七)各机关电子公布栏管理员：负责会议纪录发布电子公布栏。
(八)行政管理信息网机关管理员：
1.建置或更新机关总收文帐号。
2.协助机关同仁登入系统帐号之申请及反应或协助处理系统操作等问题。
(九)本府信息中心：负责本系统各机关使用权限申请、管理等事宜。
七、系统作业规定：
(一)会议提案资料，请采由左而右，横行书写。
(二)议事纪录，应依其程序分别载明下列事项：
1.会议名称及会次。
2.会议时间及地点。
3.出(列)席人员及请假或缺席人员姓名。
4.主席姓名。
5.纪录者姓名。
6.报告事项。
7.讨论及决议事项。
8.其它应行记载事项。
(三)会议事项有发布新闻必要时，另撰新闻稿，循新闻发布程序办理。
(四)会议结束后，出席人员得就开会情形及决定，签报机关首长或通知有关单位人员，如有执行或办理事项，应作适当之分工，必要时并予列管。
(五)为强化本府一般会议电子化管理功能，编辑会议通知、上传会议资料、签到表制作、会议请假陈核、会议纪录编辑、指示事项转交办列管及汇整指示事项执行情形报告表等流程均于线上处理。
(六)为便利会议资料之传递，请会议主办人员使用电子信箱地址接收提案，附加档案请以Word或Excel档案格式呈现。
(七)各项会议之召开，如需建置通知对象之机制者，请会议主办人员参照「(会议名称)通知对象接收议程电子信箱地址调查表」(如附表1)建立联络网，以利作业。
(八)会议纪录于会后3日内陈核，并于7日内透过本系统转入电子公布栏发布，提供相关同仁查阅，不另行文；至未透过本系统作业者，仍采现行发文机制处理。
(九)会议纪录于本系统作业完成后，约2小时后即自动汇入行政管理知识网(//km.taipei.gov.tw/)，请会议主办人员登入行政管理知识网填补文件内容之相关字段讯息。另各机关因业务需要，须进一步查询会议纪录及议程讯息，请登入行政管理知识网之「会议纪录」查阅。
(十)会议指示事项透过本系统转请列管人员予以列管，相关单位填送「列管案件执行情形报告表」后，利用汇整回报功能产生「指示事项执行情形报告表」，并请会议主办人员列入下次议程送请出(列)席人员参酌。
(十一)提案资料格式：
1.软件使用现有MSWord97、MSExcel97以上版本。
2.字号：使用现有之标楷体字型打印，字体大小为18点，约每页33行，每行24个字。
3.边界设定值：上下左右边界各留2.5公分，并于页尾置中处加注页码。
4.纸张及版面：统一使用Ａ4再生纸或模造纸双面打印；版面以直式横书为原则，惟因特殊需求者，得调整为横式横书；左侧装订。
(十二)制作提案时，请勿使用自造字或特殊符号，以免产生乱码，并应避免独字成行、独行成页，遇有畸零字数或单行时，宜尽可能紧凑。
(十三)提案遇分项条列时，各项顺序之数字及符号，依「台北市政府文书处理实施要点」及相关规定办理，并参酌下列三项原则及用法说明：
◎原则：
1.层次无小括号者加顿号「、」。
2.层次系统另列缩格采「阶梯次」(暂定10层)。
3.次行缩段名、项次之下书写。◎用法说明：
一、中文数字全型：一、二、三、四、五、六、七、八、…
(一)中文数字全型加半型小括号：(一)(二)(三)(四)(五)…1.阿拉伯数字全型：1、2、3、4、5、6、7、…(1)阿拉伯数字全型加半型小括号：(1)(2)(3)…甲、天干全型：甲、乙、丙、丁、戊、己、…(甲)天干全型加半型小括号：(甲)(乙)(丙)(丁)…子、地支全型：子、丑、寅、卯、辰、…(子)地支全型加半型小括号：(子)(丑)(寅)(卯)…Ａ、英文字母大写全型：Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、…(Ａ)英文字母大写全型加半型小括号：(Ａ)(Ｂ)(Ｃ)(Ｄ)…
(十四)无法利用电子邮件传输之会议资料，如：
1.成册之附件。
2.无法转成电子文件者。
3.全案页数达30页以上者。
4.附件无法使用Ａ4用纸者。
5.各机关审酌实际需要送达书面资料者。凡符合上列各款，请会议主办人员以人工交换方式送达出(列)席人员。
八、本系统之操作要领，请各机关纳入文书讲习课程范围，加强推广使用。
九、作业流程图(如附表二)。
十、如遇重大停电、计算机严重当机事件或其它重大事故，无法进行电子传输作业时，议程资料改采人工操作方式办理。
十一、本规定如有未尽事宜，得依需要随时修订之。
