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部机关各单位：
现将外交部办公厅《关于印发〈签订条约应注意事项〉和〈互换批准书应注意事项〉的通知》(外办发(1994)7号)转发给你们，请按照执行。
附：外交部办公厅关于印发《签订条约应注意事项》和《互换批准书应注意事项》的通知
各省、自治区、直辖市人民政府办公厅、外事办公室，国务院各部委、各直属机构办公厅、外事司(局)：
现将修订的《签订条约应注意事项》和《互换批准书应注意事项》发给你们，请遵照执行。
一九六四年六月修订的《签订条约应注意事项》和《互换批准书应注意事项》同时废止。
签订条约应注意事项
条约是指国家间按照国际法经协商一致而规定相互间权利和义务关系的书面协议的总称。我国同其他国家签订的条约也是体现我国对外政策的一个重要法律形式。因此在办理签订条约的工作时，必须严肃认真，要求高度的政策性、思想性和准确性。在有关的技术准备工作中，也应该贯彻这一精神。现将准备条约签字本和有关签字仪式的一般做法介绍如下，供各单位签订条约时参考。
一、签字本的准备。
(一)文本的准备：一般情况下，中文本由我方准备，对方文本由对方准备。如用第三国文字，一般由所在国准备。有时根据情况，也可由所在国准备全部文本。正本可以铅印或打字，在特殊情况下，可以书写。一般单面打印，必要时也可以两面打印。
(二)纸张：用白道林纸(驻外使馆可在当地购买)。纸张尺寸一般是长34厘米，宽24厘米。各种文本最好用同样的纸张，至少大小应一致。
(三)签字本的格式：
我方保存的中文和外文文本中，凡是双方并提的国名、代表职衔和名字、地名等，我方的都写在前面；近年来，国际条约的签订数量与日俱增。为了简化手续，提高效率，缔约双方经协商同意，也经常采取一种不倒版的做法。现分述如下：
1．倒版的写法：
中华人民共和国和匈牙利人民共和国友好合作条约……中华人民共和国主席特派×××(职务)×××(人名)
匈牙利人民共和国主席团特派匈牙利人民共和国×××(职务)×××(人名)。
中匈双方……
……轮流在北京和布达佩斯举行。
……每份都用中文和匈文写成。
对方保存的外文和中文文本中，应将对方的国名等写在前面，例如：
匈牙利人民共和国和中华人民共和国友好合作条约
……匈牙利人民共和国主席团特派匈牙利人民共和国×××(职务)×××(人名)；
中华人民共和国主席特派×××(职务)×××(人名)
匈中双方……
……轮流在布达佩斯和北京举行。
……每份都用匈文和中文写成。
约尾(年月日一段)与条约正文之间应空一行。
关于代表签字的位置，双方左右平行打印。我方保存的文本(中文和外文)，我方代表在左方；对方保存的文本(外文和中文)，我方代表在右方。但遇有自右向左书写的外文(如阿拉伯文)，则同上相反。
2．不倒版的写法：即双方保存的中文本中的国名、地名、代表名等，中方在前面；外文本对方放在前面。
二、签字本的校对
(一)外交部主办的条约铅印中文签字本时，校对由主管司和文印处负责，格式由条约法律司负责。
印刷或打印外文文本时，校对由主管司负责，格式由条约法律司负责。
(二)在校对签字本时，应该根据有关负责同志签字的或经双方草签的谈判最后定稿为准，不能以清样或经过修改的未定稿为准。
(三)校对时字句要念得慢，数字、标点符号、段落、同音字都必须校对清楚。
(四)在一般情况下，应该在签字前约同对方共同对已经准备好的中外文本进行核对然后再装订盖印。
三、签字本的装订
(一)夹子：一般条约用没有国徽的夹子装订，在国外也可用对方的夹子(不带对方国徽的)；重要的、政治意义较大的条约，我方保存的文本的夹子可用带有我国国徽的夹子装订。
(二)丝绳：我方保存的文本用我国国旗色，即红黄色丝绳穿订，对方保存的用对方的国旗色丝绳。一般双方也可以只用红丝绳穿订。
(三)火漆印：在国内我方可视情况使用外交部、外经贸部、文化部等部门的火漆印；对方可使用其大使馆的火漆印。在国外我方用使馆带国徽的火漆印，对方由其自行决定。印的位置一般都盖在条约末页的夹子里子的圆凹形上，我方盖一个，对方盖一个(将丝绳引到夹子里子上盖印处，印盖在丝绳上)。我方保存的文本，我方盖在左面；对方保存的文本，对方盖在左面，或尊重对方习惯。如没有火漆印，亦可由签字人在纸上签字剪下贴在火漆上。如经双方协议，也可以只签字，不盖火漆印。
(四)文本的排列：我方保存的文本，中文本放在前面，外文本放在后面。对方保存的文本，则同上述顺序相反。如有第三国文字，应放在最后，例如，中匈之间的条约，以俄文为第三种文本，则我方保存的文本，中文本排第一，匈文本排第二，俄文本排第三；对方保存的约本，匈文本排第一，中文本排第二，俄文本排第三。
四、签字仪式
(一)交换全权证书：按照惯例，除国家元首、政府首脑及外交部长外签订条约的代表应备有全权证书(证书由外交部条法司办理)，并应同对方交换。全权证书可以在签字仪式上交换，或在开始谈判时交换，也可以由出国谈判的一方先交给对方。在国外签订条约时，如来不及办理全权证书，可以由国内电报授权，并由使馆书面通知对方，或由国内通知对方驻华使馆，由其转告对方政府。也可以经双方协议先行签字，再补交全权证书。如经双方协议，也可以不交换全权证书。
(二)签字：双方应各有一名助手协助签字代表签字。在举行签字仪式时，双方代表同时进行签字，我方代表先在我方保存的文本(包括中外文本)中我方代表衔名下签字；对方代表先在对方保存的文本(包括外文和中文本)中对方衔名下签字。然后由助手交换文本，再由双方各在对方保存的文本上签字。最后由双方签字代表亲自交换文本，各将由本国保存的文本取回。我方保存的签字本在办理必要的手续之后应尽速送外交部存档。
(三)致词：签字仪式上是否需要致词，须视条约的意义大小和缔约双方的意愿而定。签订重要的、政治意义较大的条约，如果双方都愿致词，可以在签字后致词。至于一般的业务性和技术性的条约，可以不必致词。
互换批准书应注意事项(一九九四年六月修订)
重要的条约在正式签署之后还须经过批准。双边条约一般规定在互换批准书以后生效。批准书是国家元首根宪法的规定对条约认可的国家文书。因此，互换批准书具有重大的政治意义。在办理这一工作时，必须采取严肃认真的态度。现将在办理互换批准书时的一般作法介绍如下，以供参考。
一、在互换批准书的仪式上，签署“互换批准书的证书”，同时将我方的批准书交给对方，并接受对方的批准书。
二、在互换批准书前，应先约对方商谈下列问题：
(一)双方互换批准书的人选；
(二)“互换批准书的证书”的内容和文本的准备；
(三)互换批准书的时间、地点和参加互换仪式的人员等。
三、上述问题的一般做法是：
(一)在国内由外交部副部长(必要时由部长)同对方的大使(或临时代办)互换；在国外，一般情况下由我大使(或临时代办)同对方的外交部长(或外交部副部长)互换。
(二)关于互换批准书的证书，我方有固定格式，可据以同对方磋商，如对方有自己的固定格式，只要内容大体相同，且对方坚持用其格式，也可同意。每种格式的中、外文本的文字要完全一致。
(三)中文本可由我方准备，对方文本由对方准备。我方保存的中外文本中，应将我方的国名、代表名打印在前面，对方打印在后面；对方保存的外文和中文本则相反。
四、签字的方式同签订条约一样。签订互换批准书的证书不需要全权证书。签字后是否需要致词，可视条约的意义或双方的意愿决定。
五、签字后将我方保存的互换批准书的证书和对方的条约批准书送交外交部保存。
