发布文号: 农秘字第0930075346号
中华民国九十三年四月十六日 行政院农业委员会 农秘字第0930075346号函 修正发布 全文42点
一、行政院农业委员会(以下简称本会)为档案管理需要，加强档案管理效能，特订定本须知。
二、本会发文案件由文书单位于发文后，每日逐案汇齐，并打印发文归档清单，送档案管理单位点收；会收文存查案件则由各业务承办单位每日逐案汇齐，打印存查归档清单一式二份，送档案管理单位点收后，将清单一份退回承办单位备查。其有特殊情形不克于当日归档者，至迟应于五日内送交档案管理单位办理归档。
三、发文案件及会收文存查案件未于规定期限内归档者，档案管理单位应定期签请权责长官核定后，办理归档案件稽催。
四、归档案件以原件为原则，未以原件归档者，应由业务承办单位签注原件去向或无法以原件归档原因，经权责长官核准后，方得办理归档；有附件者，数量每一种以一份为限，归档附件以随文装订为原则，如遇过量不便装订时，档案管理单位得另行存置，惟应在附件上注明文件号、文号，并在原文附件栏内注明附件存放序号。
五、档案管理人员对下列不符合归档范围之物品，应退回承办单位：
(一)现金、有价证券及其它贵重物品。
(二)司法诉讼有关物证。
(三)流质、气体、易燃品、管制物品或其它危及人身与公共安全之物品。
(四)易变质而不适长期保存之物品。
六、机密档案归档前，业务承办人员应使用机密档案专用封套装封，并确实填写封套上各项目之内容。机密档案专用封套上应记载之项目包括：单位名称、装封年月日、收发文字号、案由或案名、年度、分类号、页数、件数、附件数、案件办理起迄时间、保存年限、机密等级及解密条件等事项。
七、档案管理人员于确认机密档案归档无误后，应于归档清单及机密档案专用封套封面加盖点收章备查。
八、档案管理人员办理点收作业，应以件为单位，经确认无误后，于归档清单上注记点收日期并盖点收章备查。
九、归档案件有下列情形无法点收者，应填注原因退回文书单位或业务承办单位补正后，重新送档：
(一)分类号与保存年限不一致。
(二)未填列分类号或保存年限。
(三)分类号填注错误。
(四)业务承办单位送出时计算机登录错误。
(五)机密档案未以专用封套密封。
(六)机密档案专用封套封口未加盖印章或职名章。
(七)业务单位主管未于机密档案专用封套封面「单位主管签章」栏内签章。
(八)机密档案专用封套封面应填注项目填注不完整。
十、档案之保存年限应依业务性质及参考价值，区分为永久保存或定期保存。
十一、本会依「机关档案保存年限及销毁办法」第二条、第三条之规定订定本会「档案分类及保存年限区分表」(以下简称档案区分表)，经签奉一级长官核准，并依该办法第五条函送档案管理局审核后施行。各单位归档案件均应由承办人员依档案区分表对照填列。
十二、档案无专属类目可予归属时，应视其性质归入较适当之层级类目；必要时，得归入涵盖较广或上一层级类目。如该类目案件过多时，档案管理人员宜注记性质相同之各案件于档案区分表。
十三、档案区分表应至少每十年检讨一次，并得视机关组织、业务或档案保存年限等之更动情形，汇整相关注记资料，作为修正之依据。
十四、档案管理人员应就档案之内容及性质，依档案编目规范著录整理后，制成档案目录。
十五、档案经整理、立卷后，依文件号大小顺序，小者在左，大者在右，由左至右，由上至下直立排列上架。
十六、机密档案应与一般档案分别存放，复制品之存放亦同，并以保密箱柜储存。
十七、非档案管理人员未经许可，不得擅自进出档案保管场所。
十八、档案库房应设置防盗门禁、监视、防火、防霉及除湿设备，且定期施以消毒，常保持环境清洁。
十九、档案库房内禁止吸烟，并严禁一切易燃、易爆及危险物品。
二十、借调或调用档案者得先自行查询文号等相关档案纪录，确认其借调档案范围后，依调案申请程序办理调案。
二十一、借调档案以与承办业务有关者为限；因业务需要，借调非主管案件时，应送会承办业务主管同意或签请本机关权责长官核准。
二十二、他机关借调或依法有权调阅档案者，应备函提出申请，并经本会相关承办单位签请权责长官核准后，依本会调案程序办理。
二十三、借调档案以案件或案卷为单位，得于设定权限内采在线调阅方式办理，或由调案人填具调案单，载明左列事项，经依规定程序签奉核准后，送档案管理单位办理调案：
(一)调案人姓名及单位。
(二)文号。
(三)案由或案名。
(四)调案申请日期。
二十四、档案经扫描储存成电子文件者，非有必要，借调时应避免使用档案原件。
二十五、借调或调用之档案应妥慎保管，不得有遗失、转借、转抄，或有拆散、污损、添注、涂改、更换、抽取、增加、圈点等破坏或变更档案内容之情事。
二十六、借调或调用之档案应于调案期限内归还。届期如需继续使用，应提出展期申请，并经单位主管或本机关权责长官核准，知会档案管理单位后，始得为之。前项展期次数以三次为限；展期次数超过三次，仍需使用档案者，应先行归还档案后，再依规定办理借调。
二十七、对于逾期未归还之档案，档案管理人员应定期办理稽催，经洽催三次仍不归还时，应签请机关权责长官处理。
二十八、机关人员调、离职时，如有借调档案，应全部归还，不得转借。
二十九、机密档案借出时应由调案人签收，并外加封套密封后加盖档案密封章。
三十、本会人员借调机密档案，其期限之计算，以调案领取日翌日起算七日为「应归还日期」并将其注记于调案单；他机关(单位)借调机密档案之借期则依公函注明期间为准。
三十一、调案人归还机密档案时，档案管理人员应当场拆除外封套，确认内封套是否依规定密封，如未密封，应即通知调案人改善，同时检视内封套上应记载事项是否填具，以确保该档案之完整性。
三十二、业务承办单位应依规定主动办理机密档案机密等级之变更或解密事宜。档案管理单位应定期清查机密档案；清查时，得请业务承办单位依法办理机密档案机密等级之变更或解密事宜。
三十三、机密档案一经解密，依一般档案管理。
三十四、已届满保存年限之机密档案，于销毁前应先完成解密程序。
三十五、档案管理单位应就所保管档案，每年至少进行一次档案清查作业，以利办理后续销毁、移转或为其它必要之处理。
三十六、档案清查完毕，应依清查结果作成档案清查报告书，并检附「档案盘点清单」等附件，陈报长官核阅。
三十七、档案管理单位应就每年清查完成之档案或经由档案管理信息系统检出届保存年限档案，制作拟销毁档案目录，送会相关业务单位表示意见，各单位认有延长保存年限之必要者，应签注延长年限及具体理由，并送权责长官核准后，由档案管理单位据以制定文件案销毁计划及档案销毁目录，函送档案管理局审核后执行销毁。
三十八、档案管理单位应就每年清查完成之档案，整理届临移转年限之永久保存档案，档案移转以案卷为单位，其移转期限之计算，以案卷内文件产生之日最晚者为准；凡届满二十五年者，应于次年移转档案管理局管理。
三十九、本会应定期或不定期对本会所属机关档案管理单位实施业务访查或召开研讨会，就档案管理沟通观念与统一作法。
四十、本须知仅适用于会本部，本会所属机关得依其特性，参照本须知另订档案管理作业规定，并将该规定函送本会转请档案管理局备查。
四十一、本作业须知如有未规定事项，依档案法暨其子法规定处理。
四十二、本作业须知应配合档案法及其相关子法之修正适时检讨，必要时，得依实际需要随时修正之。
