发布文号: 府行文字第0940148487号
一、台中市政府（以下简称本府）为统一公文处理作业，提高行政效率，特订定本要点。
二、本要点所称文书，系指处理公务或与公务有关，不论其形式或性质如何之一切纪录数据。凡机关与机关或机关与人民往来之公文书，机关内部通行之文书，以及公文以外之文书而与公务有关者，均包括在内。
三、本要点所称文书处理，系指文书自收文或交办起至发文、归档止之全部流程。
四、本要点适用于下列机关（以下简称各机关）：
(一)本府及所属各机关。
(二)各市立学校。
五、各机关首长对各该机关分层负责处理公务，负监督考核责任，并得指定适当单位或人员抽查各层级基于授权处理之公文，做为考核及研究改进之准据。
六、各机关分层负责处理公务，应由其上级机关督导之。
七、各机关公文之处理，应就各该机关职权及单位职掌实施分层负责。其分层负责之层级划分，应依下列规定办理：
(一)本府：市长为第一层；局室主管为第二层；课长为第三层；承办人员为第四层。
(二)本府附属机关：机关首长为第一层；课室主管为第二层；承办人员为第三层。
(三)区公所：区长为第一层；课室主管为第二层；承办人员为第三层。
八、各机关应就各该机关职权范围内之全部公务，衡酌其性质及权责之轻重，予以分类详明列举，拟订分层负责明细表，经机关首长核定实施，并报请上一级机关备查。
九、本府所属机关之分层负责明细表，应报本府核定。
十、各机关核决公文（包括决行、核批、核会文件）行使最后核定职权者，应亲笔签名。其方式规定如下：
(一)本府机关首长核决文稿，应由市长签名，由副市长代为核决者，应由副市长亲笔签名，加盖市长职名章；由主任秘书代为核决者，应由主任秘书亲笔签名，加盖市长、副市长之职名章。
(二)本府单位主管或所属机关首长代为核决本府文稿时，应由单位主管或所属机关首长在核决位置亲笔签名，并加盖代为决行章；由其副首长或幕僚长代为核决者，应由副首长或幕僚长在其原职称位置亲笔签名，另在核决位置加盖其首长职名章及代为决行章。
(三)本府第三层主管代为核决本府文稿时，应在其本人职称位置先盖职名章，另在核决位置亲笔签名及加盖代为决行章。前项代为核决文稿者，应负行政与法律上责任。
十一、各机关副首长、幕僚长襄助首长处理第一层公务，副首长在二人以上者，得划分其襄助公务之范围。其责任除机关首长临时交办处理事项外，其余于分层负责明细表内规定之。
十二、依照首长已核定处理办法拟办之公文，由副首长、幕僚长或第二层主管判发者，文稿内容如违背原核定之办法判发，判发者、核稿及承办人员应负共同违误责任。
十三、公文承办人员制作公文，其叙述事实或引叙人名、地名、物名、日期、数字、法规条文及有关解释等，发生错误遗漏者，应由承办人员负责。
十四、机关首长因故不能视事，应由副首长或指定人员代理并负其责任。由代理人代行首长职务时，其机关公文除署首长姓名，注明不能视事事由外，应由代行人附署职衔、姓名于后，并加注「代行」二字。
十五、代理人代为决行上一层公文，除署上一层首长姓名外，并附署本层首长姓名，注明不能视事事由，加署代行人职衔、姓名及加注「决行」二字。
十六、前二点代行之文稿，应予尽速缮发。如延至首长视事后缮发，仍应照原稿由代行人附署。
十七、各机关第二层以下置有副主管者，副主管襄助主管处理各该层公务，并于主管因故不能执行职务时代行主管职务，同时负其责任。
十八、前点各层级单位未置有副主管者，其主管因故不能执行职务时，应指定适当人员签报首长核准后代行其主管职务。如本单位无适当人员代理，应由首长另行指定适当人员代理，并负其代行责任。
十九、前二点代理人代行主管职务对外行文之附署，应比照第十四点规定办理。
二十、各机关核阅文稿人员，对公文之处理规定如下：
(一)主办单位签拟内容如有不明确之处，应先洽商再行核签。但主办单位之意见显与事实不符或违背法令者，得径行核签。
(二)对次一层陈核案件，依分层负责明细表属各该层决定事项，得径行签注退还。
二十一、上一层收文或核定案件，其性质属于次一层权责范围内，而以次一层主管名义对外行文时，其内应叙明「奉交下」、「层奉交下」或「奉核定」、「层奉核定」等字样。
二十二、各机关除由首长对外行文外，其各层主管根据分层负责之授权对外行文，附署规定如下：
(一)本府第二层代为决行之文稿，仍以本府名义为之，由市长署名。决行人应在市长签章后附署职衔、姓名，并加注「决行」二字。
(二)本府第三层代为决行之文稿，仍以本府名义为之，由市长署名。决行人应在市长签章后，附署课（股）长职衔、姓名，并加注「决行」二字。
(三)其它各机关第二层以下各层主管代为决行之文稿，仍以各机关名义行之，由机关首长署名。其决行人之附署，比照第一款、第二款规定办理。
(四)使用机关长戳之公文，由各层代为核决者发文时，应附署各该层决行主管职衔、姓名，并加注「决行」二字。
二十三、各机关文书处理应依下列规定办理：
(一)各机关之文书作业，均应按照同一程序集中于文书单位处理。惟机关之组织单位不在同一处所及以电子文件行之者，不在此限。
(二)公文之机密性、时间性，由各机关依业务性质及实际需要自行区分，以作为公文处理作业之依据。
(三)文书处理，应随到随办、随办随送，不得积压。
(四)各机关得视实际需要，采用收发文同号，但以符合工作简化为原则。
(五)文书制作应采由左至右之横行格式。
(六)任何文书均须记载年、月、日、时；文书中记载年份，一律以中华民国纪元为准，惟外文或译件，得采用公元纪年。
(七)文书处理过程中之有关人员，均应于文面适当位置盖章或签名，并注明时间(例如十一月八日十六时，得缩记为1108/1600)，以明责任。签名必须清晰，以能辨明为何人所签。
(八)各机关在办公时间外，遇有公文收受，应由值日人员按照值日及值夜规则之规定办理。
(九)机关内部各单位间文书之传递，均应视业务繁简及办公室分布情形，设置送文簿或以电子方式签收为凭；另公文之陈核流程并得以在线签核方式处理。
(十)本府应设立公文交换中心，定时集中交换，以加速公文之传递。
二十四、各机关公文传递应注意事项如下：
(一)在机关内部传递属于绝对机密、极机密文件、急要文件或附有大量现金、有价证券及贵重物品之公文，应由承办人员亲自持送。
(二)内部传递文件以下列为限：
1、各机关本于职权所订定之内部文件。
2、文书单位收受之外来文件。
3、各主办单位间核拟核会之文件。
4、经办结外发之文件。
5、机关首长交办之文件。
(三)文件之递送除急要文件应随到随送外，普通件以每日上午分批递送为原则。
二十五、公文传真应依「机关公文传真作业办法」规定办理。
二十六、各机关公文电子交换收发文处理应依下列规定办理：
(一）机关公文电子交换，系指将文件数据透过计算机及电信网络，予以传递收受者。各机关对于适合电子交换之机关公文，于设备、人员能配合时，应以电子交换行之。机关公文电子交换机制分为三类：
1、第一类：属经由第三者(公文电子交换服务中心)集中处理，具有电子认证、收方自动回复、加密(电子数字信封)等功能，并提供交换纪录储存、正副本分送及怠慢处理等加值服务者。
2、第二类：属点对点直接电子交换，并具有电子认证、收方自动回复、加密(电子数字信封)等功能者。
3、第三类：属发文方登载于电子公布栏，并得辅以电子邮递告之，不另行文者。加密(电子数字信封)之功能，各机关得视安全控管之需要自行选用。上述三类机制之选用，由各机关视公文性质，自行考量决定。
(二）各机关应由文书单位或单位收发负责办理机关公文电子交换作业。但依公文性质、行文单位及时效，有适当控管程序者，可指定专人办理。
(三）各机关应于机关网站上设置电子公布栏专区，供第三类电子交换机制公文登载之用，便利各界查询、参考。
(四）登载电子公布栏之公文应注明登载期限，超过期限者，应自电子公布栏专区移除。
(五）各机关公文电子交换作业收文、发文、登载电子公布栏之相关纪录及文稿，得视需要予以储存。
(六）各机关对于其它机关电子公布栏所登载之信息，应视内容性质自行下载使用并为必要之处理。
二十七、前点之公文处理程序如下：
(一)公文电子交换收文处理程序：识别通行、电子认证、收文确认、收文打印、检视处理、分文、编号、登录、传送等。
(二)公文电子交换发文处理程序：打印全文、缮校、列示清单、识别通行、电子认证、发文传送、发文确认、加盖「已电子交换」章戳、检视发送结果、处理失败讯息等。
二十八、各机关公文受文对象为人民、法人、或其它非法人团体，其公文电子交换收、发文程序，由发文机关依业务需要与受文对象相互约定，但应采电子认证方式处理，并得视需要增加其它安全管制措施。
二十九、公文电子交换之收文、传递、发文等作业及人民、法人或其它非法人团体于参加政府机关公文电子交换作业时，应符合「机关公文电子交换作业办法」、「文书及档案管理计算机化作业规范」、「台中市政府公文电子交换作业要点」等相关规定。
三十、在线签核系指公文以电子方式在安全之网络作业环境下，进行在线传递、签核工作。文书之陈核采在线签核者，应采用电子认证、权限控管或其它安全管制措施，以确保电子文件之可认证性。公文线上签核应注意事项如下：
(一)可判别文件签章人。
(二)可标示公文时效性。
(三)应提供代理人设定之功能。
(四)应详实记录各会签意见。
(五)应详实记录各陈核流程人员之修改与批注文字。
三十一、为减少文书数量，各机关处理文书应依下列规定办理：
(一)各级机关本于其职掌范围规定处理之事项，除法令规定及性质重要者外，不必报备。
(二)无转行或答复必要之文书或例行准予备查之案件，应径予存查。
(三)无机密性之通案，得于电子公布栏公布、登载于公报、公告或其它公务性刊物，以代替行文。
(四)同一机关之内部各单位，必须以书面洽办公务者，应以书函或便笺行之，或将原文影印分送会签，并尽量利用电子方式处理。
(五)各机关自其它机关电子公布栏所撷取之信息，可直接利用机关内部网络转登或办理，无须另外行文。
(六)接到之副本，如仅为通知性质，不须办理，亦无其它意见者，不必行文答复。
(七)内容简单毋须书面行文者，可用电话接洽。
(八)机关团体首长到任就职，地址、电话变动、年度发文代字号，或其它一般性通报周知事项，应登载电子公布栏。
(九)上级交下级核议之文件，如在同一地区，可将原件发交下级机关，下级机关即于原件上签注意见送还。不在同一地区者，可用交办(议)案件通知单为之。
(十)凡造送各种报表，除必须备文附送者外，一律由主办单位径行送发。
(十一)属机关内部通报性质之公文，得利用机关内部网络，以登载或以电子邮递方式告知；其采电子邮递方式者，须确认相关收受人员必能获知该项讯息。
(十二)上级机关公报或通讯刊载之文件，下级机关应即照办，毋庸逐级函转。如须行文催办，祇录该案所登公报或通讯之期数、页数、发文日期、字号及主旨，以便检查。
(十三)登载于电子公布栏之信息，如对某些特定对象有所影响或需其有所作为者，可另以书函或结合电子目录服务之电子邮递方式告知前述讯息，以利其配合办理。讯息中须明确告知登载之地址及内容概要，另承办人员对适宜长期对外宣告之公文或其相关附件数据，应洽网站管理人员长期登载。
三十二、收文、发文、签稿及电子文件之归档，应依档案法及相关规定办理。
三十三、各机关均应设立登记桌，办理公文收发登记及查询。
三十四、各机关之公文收发，依层级区分为：
(一）总收发（包括外收发）。
(二）单位收发。
(三）基层收发。前项公文收发，以本府为主体者，行政室为总收发，各局室为单位收发，局室下设课收发者，其课收发为基层收发。以本府所属机关为主体者，各该机关为总收发，其所属之课股为基层收发。各收发人员应与文书主管单位及公文稽催单位保持密切联系。
三十五、每基层单位设立一个登记桌，并得视实际需要增设或合并其它基层单位设立。
三十六、收发人员如有调动，应将业务有关事项详细交代接任人员，并与主办研考业务单位（人员）连系，必要时得由研考单位（人员）予以辅导或训练。
三十七、收发人员每日应将收发文件统计按月汇制月报表，陈主管核阅。
三十八、总收文应依下列规定办理：
(一)总收文人员负公文点收之责，凡收到公文或函电，除普通邮递信件外，应先将送件人所持之送文簿或清单逐一查对点收，并就原簿、(单)，注明收到时间盖戳退还；如无送文簿、单，应填给送件回单（详附式一）。机关应指定专人办理外收文事宜。
(二)总收文人员收到之文件应登录于收文簿，急要文件、机密件、电报或附有现金、票据等者，应随收随送总收文人员，普通文件应依性质定时汇送。文件封套上指定收件人姓名者，应另用送文簿登录，并比照上述文件性质，随时或按时送达。
(三)来人持同文件须面洽者，应先以电话与承办单位接洽，如有必要再引至承办单位，其所持文件应嘱承办单位补办收文手续。
(四)收件应注意封口是否完整，如有破损或拆阅痕迹，应当面会同送件人于送件簿、单上，注明退还或拒收。
(五)人民持送之申请书件，应先检视是否符合规定，如手续不全应指导其补齐后再行签收。
三十九、电子公文签收应注意事项如下：
(一)电子交换收文人员应输入识别码、通行码或其它辨识方法实施身分辨识程序，并于计算机系统确认相符后，实时或定时进行收文作业，且应立即传送回复讯息，并依一般收文作业程序继续办理。
(二)电子交换收文人员应注意传递交换之前置处理设备是否解开电子文件封包、储存电子文件、确认发文单位，及检查附件与文件有否疏漏或被窜改。
(三)电子交换文人员于电子收文后须打印收受之公文，同时得由收方之计算机系统标明电子公文；如电子公文超过一页以上时，须加印页码及骑缝标识。
(四)收文方对发文方告知登载电子公布栏之讯息，应依其讯息撷取相关数据，并为妥适处理。
(五)电子交换收文人员于检视来文无误后，应按收文程序办理；如发现来文有误送或疏漏时应通知原发文机关另为处理。
四十、总收文拆验应依下列规定办理：
(一)总收文人员收到文件拆封后，除无须登录者外，如为机密件或书明亲启字样之文件，应于登录后，送由机关首长指定之机密件处理人员或收件人收拆；如为普通文件，应即点验来文及附件名称、数量是否相符，如有错误或短缺，除将原封套保留注明外，应以电话或书面向原发文机关查询。
(二)应检视文内之发文日期与送达日期或封套邮戳日期是否相称，如相隔时日较长时，应在文面注明收到日期。
(三)公文附件如属现金、有价证券、贵重或大宗物品，应先送出纳单位或承办单位点收保管，并于文内附件右侧签章证明。
(四)附件应不与公文分离为原则，由总收文人员装订于文后随文附送；附件较多或不便装订者，应装袋附于文后，并书明○○号附件字样。
(五)附件未到而公文先到者，应俟附件到齐后再分办；公文如为急要文件，可先送承办单位签办，其附件如逾正常时间未寄到时，应速洽询。
(六)来文如属诉愿案、诉讼案、人民陈情案或申请案等，且有封套者，其封套应钉附于文后，以备查考；邮寄公文之封套所贴邮票，不得剪除。
(七)来文如有误投，应退还原发文机关；其有时间性者得代为转送，并通知原发文机关。
(八)机密文件经机关首长指定之处理人员拆封后，如须送总收文登录挂号者，应在原文加注「本件陈奉亲拆」或「本件由○○○单位拆封」，以资识别。
四十一、各机关收受外文文件，应指定精通外文人员译出主旨后，收文单位用送文簿登记，送主办单位处理。
四十二、分文应依下列规定办理：
(一)总收文人员收到来文经拆验后，应汇送分文人员办理分文。如系电子交换、传真、电报或外文文电，应按程序收文分办。
(二)分文人员应视公文之时间性、重要性，依各机关之组织与职掌，认定承办单位并分别在左上角加盖单位戳后，依序迅确分办；对来文未区分等级而认定内容确系急要者，应加盖戳记，以提高承办人员之注意。
(三)来文内容涉及二个单位以上者，应以来文所叙业务较多或首项业务之主办单位为主办单位，于收办后再行会办或协调分办。
(四)来文属急要文件或案情重大者，应先提陈核阅，然后再照批示分送承办单位，如认有及时分送必要者，应同时影印分送。
(五)机关首长或单位主管交下之公文，分文时应于公文上加注「○○○交下」戳记。
四十三、收文编号、登录应依下列规定办理：
(一)来文完成分文手续后即在来文正面适当位置加盖收文日期编号戳(详附式二），依序编号并将来文机关、文号、附件及案由摘要登录于总收文登记表，分送承办单位；急要公文应提前编号登录分送。
(二)总收文登记表之格式，得视机关实际之需要自行制作。
(三)总收文号按年顺序编号，年度中间如遇机关首长更动时，其编号仍应持续，不另更换。
(四)总收文人员于每日下班前二小时收到之文件，应于当日编号登录分送承办单位。
(五)机密件应由机关首长指定之处理人员向总收文人员洽取总收文号填入该文件，并在总收文登记表案由栏内注明密不录由。
(六)承办单位因故遗失业经收文编号之公文，经原发文机关补发后要求补办收文手续时，仍应沿用原收文日期及原收文号。
(七)电子交换收文人员于检视来文无误后，应依序编收文号，加盖收文日期章戳，登(转)录摘要信息，并将相关电子文件与收文号连结。
四十四、各机关总收发、单位收发应依下列规定办理：
(一)各机关公文收发应用之公文登记表，得视事实需要，分别采用甲、乙、丙三联或签收清单（详附式三）。签收清单应视各单位收受公文之性质，至少保存五年以上，以供查询。
(二)单位收发人员收到总收文送来之文件，经点收并登录后，立即送请主管(或副主管)批示或依其授权分送承办人员。
(三)承办单位收受之文件，认为非属本单位承办者，应叙明理由经单位主管核阅后，实时由单位收发退回分文人员改分，或径行移送其它单位承办并通知分文人员；受移单位如有意见，应即签明理由陈请首长裁定，不得再行移还，以免辗转延误。
(四)未经文书单位收文之文件，应送由总收文补办收文登录手续。
(五)会办之文件，受会单位应视同速件，并依收发文程序办理。
(六)经核定之存查文件，应销号后归档。
四十五、单位收发人员将收受公文编号登记后，应交承办人员签收登记表
(簿），其签收后登记表退回登记桌。在午后下班前一小时内收到之公文，承办人得于次日上午退还登记桌。
四十六、收发人员对承办人员认为所分文件非其办理之业务，要求改分另一承办人时，应即在登记表上或便签上注明改分，并签章后退登记桌改分。移文时亦同。经二次改分仍无法定权责者，登记桌人员应即提陈主管，指定承办人办理。
四十七、签稿或提阅文件经核判后，应于登记表盖销号戳记，交还承办人员签收。
四十八、交办文件或各机关经由电子信箱收受之陈情、建议、查询、反映等案件，应用送件簿登记，送总收文编号收文。
四十九、下列文件，不予编号，应另登送文簿送承办单位办理：
(一)各种定期及例行表报。
(二)通报及知会之文件。
(三)机关首长私人往来之文电。
(四)邀请参加纪念性集会之文件。
(五)赠送书刊及数据之文件。
五十、各机关文书之缮校，由各该单位自行办理之。
五十一、文由承办人员自行校对并依下列规定办理后，于校对栏盖章：
(一）校对公文之密等、速别，与原稿是否相符。
(二）校对缮写文件款式内容、标点符号是否无误。
(三）电子文件电子文件是否与批示及订正内容一致。
(四）数字、人名、地名及时间等，应特别注意校对。
(五）校对受文单位是否相符及附件是否齐全。
(六）公文以电子文件发文者，除应校对外，并应注意其格式是否相符，附件是否齐全。
(七）行文单位兼有电子交换及非电子交换之文稿时，于校对无误后应将非电子交换公文打印附于文稿内，并依发文程序办理。
五十二、公文稿件决行后，由收发人员送交承办人员依批示内容订正电子档及校对后，将公文稿转成函，传送至「发文台」。单位收发遇行文单位兼有电子交换或非电子交换之文稿时，应列发文清单，并将非电子交换公文（含附件）整理完妥，送请发文人员发文。
五十三、各机关发文人员点收纸本稿件及发文清单无误后（详附式四），交监印人员用印。电子发文之文件，经核对发文清单、点收稿件无误后，交电子交换发文处理。
五十四电子交换发文传送作业应注意事项如下：
(一)电子交换发文人员发文前应输入识别码、通行码或其它识别方式，实施身分辨识程序。并于计算机系统确认相符后，始可进行发文作业。
(二)电子交换发文人员发文传送前，应依据文稿上注明之交换处理机制及安全管制措施项目，执行公文电子交换作业。
(三)电子交换发文人员应于传送后，确认计算机系统已发送之讯息。
(四)电子交换文稿遇行文单位兼有电子交换及非电子交换者，应于发送后检视清单并得在清单上标明「已电子交换」。
(五)公文电子交换后，得于公文原稿加盖「已电子交换」章戳，并将抄件并同原稿归档。
(六)电子交换发文人员于传送后，至迟应于次日在计算机系统检视发送结果，并为必要之处理。
(七)公文以电子交换者，其发送或登载日期应配合公文上之发文日期，立即办理。避免发文日期与发送或登载日期产生落差。
五十五、总发文人员对待发之公文，应详加检查核对，如有漏盖印信、附件不全或受文单位不符者应分别退还补办。但电子公文，得不盖用印信或章戳。
五十六、发文后之稿件，承办单位注明有先发后会或发后补判者，应退还承办单位自行处理。
五十七、文稿发文时，除特殊情况外，原则上以来文收到时所编之号码为发文号码发文。如系创稿，则按发文当时统一编号顺序编号。其所编之发文号，承办人员应登记承办案件登记簿，以供查案参考。
五十八、经发文人员清点无误之文稿及丙表，即以来文收到时所编之号码为发文号码，并盖发文日戳。如有两号以上来文汇案办理者，以其中最后收到之来文所编收文号码为发文号码。其它各号均注明「并某号办理」字样，丙表均盖发文日戳。
五十九、各机关承办单位办理之密等为极机密以上公文，应由承办人员照原编收文号码自行填注发文字号，封固送发。如属创稿之极机密以上公文，应由承办发文单位向总收发提号办理。
六十、发文冠字除沿用收文冠字外，应冠承办单位之代字，不得加冠会办单位及首长姓名代字。原稿及发出公文纸之日期、字号项下，并应分别标示中华民国年、月、日及字号。
六十一、各机关授权内部单位对外行文时，其发文冠字应加局室或课之字样。
六十二、各机关对外行文，应由各该机关统一办理编号、登记、封发及归档手续。但其第二、三层主管径行处理之事项，由各单位径行编号封发。
六十三、封发公文应依下列规定办理：
(一)经编号待发之公文，应由专人负责复检附件是否齐全，文与封是否相符后再封固，并标明速别，登录后送外收发人员递送。
(二)同一受文机关之公文，除最速件得提前封发外，其余普通件得并封发出，并在封套上(详附式五)注明文号件数。
(三)密件、速件公文，应按文稿注明区分之密等或速别，于封套上加盖戳记。但机密文件，应另加外封套。定有期限公文，加盖「本件有时间性」戳记。开会通知加盖「开会通知，提前拆阅」戳记。
六十四、发文附件应依下列规定办理：
(一)发文附件由承办人备妥并检点清楚。有二种以上附件时，应分别标示附件序号送由文书单位随文办理封发外，其不能随文装订之附件，由承办单位负责个案固封加盖「封迄」戳记，于封面注明受文者后送发。
(二)重要附件、现金、支票、汇票、邮票、各种有价证券、贵重物品或各种证件等，应由承办单位检齐固封。封面书明附件名称、数量、封口加盖经手人印章，随同文稿交发。发文人员应将原封附件连同公文编号、登记，加封发出。
(三)凡体积较大数量过多之附件需另寄者，应在公文附件项下注明附件另寄，并应在附件封面书明某字号之附件，该公文及附件应同时付邮。
(四)附件为重要包裹，应以防水之纸张或塑料制品等包装后，书明收件地点、机关名称或人名。
(五)附件为大宗物品，得由承办单位协同文书单位派员递送。
六十五、发文在未封口前，应再抽出复检后封固。其送达方式，如交换、传递、专人送达、邮寄、寄存、公示等，由文书单位视公文性质及实际情形自行决定。
六十六、公文交换、传递、专人送达、邮寄，应依下列规定办理：
(一)公文传递应指定传递方法或传递人，并按公文内容性质选取交换方式。
(二)专人送达文件应用送文簿填写封套正面所列之字号、收件者、送出月日时各栏，由外收发视速别戳记，分派专人送达，并由收件单位点收盖章。
(三)邮寄文件应先过磅，以逐日发文邮递单（表）（详附式六）登记。分上、下午两次送邮。最速件以限时专送随时送邮，并登记邮资日报表（详附式六之一）；采用邮资机计资发邮之机关，得依邮局规定办理。（详附式六之二）
(四)专人送达或邮寄公文，应于公文封之发文字号栏内逐一详列公文封内装之公文号码，或制做邮递表，连同公文装入公文封内，供受文机关点收公文之依据。
(五)机关内部机密件、急要文件或附有大量现金有价证券及贵重物品之公文，应由承办人员亲自送达。不能依前项第五点规定送达之公文，得依「行政程序法」规定公示送达、寄存送达方式为之。
六十七、各局室送发函件包括付邮及专人送达，应以有关公务者为限，由承办局室收发人员登记送文簿（表）送发。
六十八、收发人员应定时查验送文簿（表）登记之文件送达情形。
六十九、公文发出后，其所有原稿及附件应加整理，制作归档清单一式二份，径送档管人员点收后，以一份盖章退还收发人员保存。发文原稿如须发后补判者，承办人员应于补陈核判后退回发文单位办理归档。
七十、各机关发文人员应每日缮造「发文件数及实发件数统计表」（详附式十七）。
七十一、公文程序之类别及用法如下：
(一)公文分为「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其它公文」六种：
1、令：公布法律、发布法规命令、解释性规定与裁量基准之行政规则及人事命令时使用。
2、呈：对总统有所呈请或报告时使用。
3、咨：总统与国民大会、立法院公文往复时使用。
4函：各机关处理公务有下列情形之一时使用：
(1)上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时。
(2)下级机关对上级机关有所请求或报告时。
(3)同级机关或不相隶属机关间行文时。
(4)民众与机关间之申请或答复时。
5、公告：各机关就主管业务或依据法令规定，向公众或特定之对象宣布周知时使用。其方式得张贴于机关之公布栏、电子公布栏，或利用报刊等大众传播工具广为宣布。如需他机关处理者，得另行检送。
6、其它公文：其它因办理公务需要之文书，例如：
(1)书函：甲、于公务未决阶段需要磋商、征询意见或通报时使用。乙、代替过去之便函、备忘录、简便行文表，其适用范围较函为广泛，举凡答复简单案情，寄送普通文件、书刊，或为一般联系、查询等事项行文时均可使用，其性质不如函之正式性。
(2)开会通知单：召集会议时使用。
(3)公务电话纪录：凡公务上联系、洽询、通知等可以电话简单正确说明之事项，经通话后，发话人如认有必要，可将通话纪录作成两份并经发话人签章，以一份送达受话人签收，双方附卷，以供查考。（详附式七）
(4)手令或手谕：机关长官对所属有所指示或交办时使用。
(5)签：承办人员就职掌事项，或下级机关首长对上级机关首长有所陈述、请示、请求、建议时使用。
(6)报告：公务用报告如调查报告、研究报告、评估报告等；或机关所属人员就个人事务有所陈请时使用。
(7)笺函或便笺：以个人或单位名义于洽商或回复公务时使用。
(8)聘书：聘用人员时使用。
(9)证明书：对人、事、物之证明时使用。
(10)证书或执照：对个人或团体依法令规定取得特定资格时使用。
(11)契约书：当事人双方意思表示一致，成立契约关系时使用。
(12)提案：对会议提出报告或讨论事项时使用。
(13)纪录：记录会议经过、决议或结论时使用。
(14)节略：对上级人员略述事情之大要，亦称纲要。起首用「敬陈者」，末署「职称、姓名」。
(15)说帖：详述机关掌理业务办理情形，请相关机关或部门予以支持时使用。
(16)定型化窗体。
(二)上述各类公文属发文通报周知性质者，以登载机关电子公布栏为原则；另公务上不须正式行文之会商、联系、洽询、通知、传阅、表报、数据搜集等，得以发送电子邮递方式处理。前项各类公文格式，详如附式八。
七十二、公文结构及作法应依下列规定办理：
(一)公布自治条例、发布法规命令、解释性规定与裁量基准之行政规则及人事命令：
1、公布自治条例、发布法规命令、解释性规定与裁量基准之行政规则：
(1)令文可不分段，叙述时动词一律在前，例如：甲、订定「○○○施行细则」。乙、修正「○○○办法」第○条条文。丙、废止「○○○办法」。
(2)多种自治条例之制定或废止，同时公布时，可并入同一令文处理；法规命令之发布，亦同。
(3)公、发布应以刊登政府公报或新闻纸方式为之，并得于机关电子公布栏公布；必要时，并以公文分行各机关。
2、人事命令：
(1)人事命令：任免、迁调、奖惩。
(2)人事命令格式由人事主管机关订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
(二)函：
1行政机关之一般公文以「函」为主，函的结构采用「主旨」、
「说明」、「办法」三段式。
2、行政规则以函检发，多种规则同时检发，可并入同一函内处理；其方式以公文分行或登载政府公报或机关电子公布栏。但应发布之行政规则，依本点（一）1所定法规命令之发布程序办理。
(三）公告：
1、公告之结构分为「主旨」、「依据」、「公告事项」(或说明)三段，段名之上不冠数字，分段数应加以活用，可用「主旨」一段完成者，不需分段。
2、公告分段要领：
(1)「主旨」应扼要叙述，公告之目的和要求，其文字紧接段名冒号之下书写。公告登载时，得用较大字体简明标示公告之目的，不署机关首长职称、姓名。
(2)「依据」应将公告事件之原由叙明，引据有关法规及条文名称或机关来函，非必要不叙来文日期、字号。有两项以上「依据」者，每项应冠数字，并分项条列，另列缩格书写。
(3)「公告事项」(或说明)应将公告内容分项条列，冠以数字，另列缩格书写。公告内容仅就「主旨」补充说明事实经过或理由者，改用「说明」为段名。公告如另有附件、附表、简章、简则等文件时，仅注明参阅「某某文件」，公告事项内不必重复叙述。
3、一般工程招标或标购物品等公告，得用定型化格式处理，免用三段式。
4、公告除登载于机关电子公布栏者外，张贴于机关公布栏时，必须盖用机关印信，于公告两字右侧空白位置盖印，以免字迹模糊不清。
(四）其它公文：
1、书函之结构及文字用语比照「函」之规定。
2、定形化窗体之格式由各机关自行订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
七十三、公文制作一般原则如下：
(一）文字使用应尽量明白晓畅，词意清晰以达到公文程序条例第八条所规定「简、浅、明、确」之要求，其作业要求：
1、正确：文字叙述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
2、清晰：文意清楚、肯定。
3、简明：用语简练，词句晓畅，分段确实，主题鲜明。
4、迅速：自搜集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间内完成。
5、整洁：文稿均应保持整洁，字体力求端正。
6、一致：机关内部各单位撰拟文稿，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
7、完整：对于每一文件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，与相关单位协调联系。所提意见或办法，应力求周详具体、适切可行，并备齐各种必需之文件。
(二）拟稿注意事项如下：
1、拟稿须条理分明，其措词以切实、诚恳、简明扼要为准。
2、引叙来文或法令条文，以扼要摘叙足供参证为度。
3、各种名称如非习用有素，不宜省文缩写，如遇译文且关系重要者，请以括号加注原文，以资对照。
4、文稿表示意见，应以负责态度，或提出具体意见供受文者抉择。
5、拟稿以一文一事为原则，来文如系一文数事者，得分为数文答复。
6、引叙原文其直接语气均应改为间接语气，如「贵」「钧」等应改为「本」「该」等。
7、签宜载明年月日及单位。
8、拟办复文或转行之稿件，应叙入来文机关之发文日期及字号，俾便查考。
9、案件如已分行其它机关者，应于文末叙明，以免重复行文。
10、文稿中多个机关名称同时出现时，按照既定机关顺序，由左至右依序排列。
11、文稿分项或分条撰拟时，应分别冠以数字。上下左右空隙力求匀称，机关全衔、受文者、本文等应采用较大字体，以资醒目。
(三）分段要领如下：
1、「主旨」：
(1)「主旨」：为全文精要，以说明行文目的与期望，应力求具体扼要。
(2）「主旨」不分项，文字紧接段名冒号下书写。
2、「说明」：
(1）当案情必须就事实、来源或理由，作较详细之叙述，无法于「主旨」内容纳时，用本段说明。本段段名，可因公文内容改用「经过」、「原因」等名称。
(2）如无项次，文字紧接段名冒号之下书写；如分项条列，应另列缩格书写。
3、「办法」：
(1）向受文者提出之具体要求无法在「主旨」内简述时，用本段列举。本段段名，可因公文内容改用「建议」、「请求」、「拟办」、「核示事项」等名称。
(2）其分项条列内容过于繁杂、或含有表格型态时，应编列为附件。
(四)制作公文，应遵守以下全角、半角字形标准之规定：
1分项标号：应另列缩格以全角书写为一、二、三、……，
(一)、(二)、(三)……，1、2、3、……，(1)、(2)、(3)。
2内文：
(1)中文字体及并同于中文中使用之标点符号应以全角为之。
(2)阿拉伯数字、外文字母以及并同于外文中使用之标点符号应以半角为之。
七十四、公文用语规定如下：
(一)期望及目的用语，得视需要酌用「请」、「希」、「查照」、「鉴核」或「核示」、「备查」、「照办」、「办理见复」、「转行照办」等。
(二)准驳性、建议性、采择性、判断性之公文用语，必须明确肯定。
(三)直接称谓用语：
1、有隶属关系之机关：上级对下级称「贵」；下级对上级称「钧」；自称「本」。
2、对无隶属关系之机关：上级称「大」；平行称「贵」；自称「本」。
3、对机关首长间：上级对下级称「贵」；自称「本」；下级对上级称「钧长」，自称「本」。
4、机关（或首长）对属员称「台端」。
5、机关对人民称「先生」、「女士」或通称「君」、「台端」；对团体称「贵」，自称「本」。
6、行文数机关或单位时，如于文内同时提及，可通称为「贵机关」或「贵单位」。
(四)间接称谓用语：
1、对机关、团体称「全衔」或「简衔」，如一再提及，必要时得称「该」；对职员称「职称」。
2、对个人一律称「先生」「女士」或「君」。
七十五、签、稿之撰拟规定如下：
(一)签稿之一般原则：
1、性质：
(1）签为幕僚处理公务表达意见，以供上级了解案情、并
作抉择之依据，分为下列两种：甲、机关内部单位签办案件：依分层授权规定核决，签末不必叙明陈某某长官字样。乙、机关首长对直属上级机关首长之「签」，文末得用敬陈○○长官字样。
(2）「稿」为公文之草本，依各机关规定程序核判后发出。
2、拟办方式：
(1)先签后稿：甲、制定、订定、修正、废止法令案件。乙、有关政策性或重大兴革案件。丙、牵涉较广，会商未获结论案件。丁、拟提决策会议讨论案件。戊、重要人事案件。己、其它性质重要必须先行签请核定案件。
(2)签稿并陈：甲、文稿内容须另为说明或对以往处理情形须酌加析述之案件。乙、依法准驳，但案情特殊须加说明之案件。丙、须限时办发不及先行请示之案件。
(3)以稿代签为一般案情简单，或例行承转之案件。
(4)公文案件相同者及同一案情之正副本，应并案签办。
(5)不同机关之来文，其案情相同者，应并案汇办。
(二)签之撰拟：
1、款式：
(1)先签后稿：签应按「主旨」、「说明」、「拟办」三段式办理。
(2)签稿并陈：视情形使用「签」，如案情简单，可使用便条纸，不分段，以条列式签拟。
(3)一般存参或案情简单之文件，得于原件文中空白处靠左侧签拟，以便由左而右，逐级核章。
2、撰拟要领：
(1)「主旨」：扼要叙述，概括「签」之整个目的与拟办，不分项，一段完成。
(2)「说明」：对案情之来源、经过与有关法规或前案，以及处理方法之分析等，作简要之叙述，并视需要分项条列。
(3)「拟办」：为「签」之重点所在，应针对案情，提出具体处理意见，或解决问题之方案，意见较多时分项条列。
(4)「签」之各段应截然划分，「说明」一段不提拟办意见，「拟办」一段不重复「说明」。
(三)稿之撰拟：
1、草拟公文按文别应采之结构撰拟。
2、撰拟参考要领：
(1)按行文事项之性质选用公文名称，如「令」、「函」、「书函」、「公告」等。
(2)一案须办数文时，请参考下列原则办理：甲、一文之受文者有数机关时，内容大同小异者，同稿并叙，将不同文字列出，并注明某处文字针对某机关。乙、文稿中多个机关名称同时出现时，按照既定机关顺序，由左而右依序排列。丙、内容小同大异者，用同一稿面分拟，如以电子方式处理者，可用数稿。丁、文稿分项或分条撰拟时，应分别冠以数字，机关全衔、受文者、本文等应采用较大字体，以资醒目。
(3)「函」之正文，除按规定结构撰拟外，并请注意下列事项：甲、订有办理或复文期限者，请在「主旨」内叙明。乙、承转公文，请摘叙来文要点，不宜在「稿」内书：「照录原文，叙至某处」字样，来文过长仍请尽量摘叙，无法摘叙时，可照规定列为附件。丙、概括之期望语「请核示」、「请查照」、「请照办」等，列入「主旨」，不在「办法」段内重复；至具体详细要求有所作为时，请列入「办法」段内。丁、「说明」、「办法」分项条列时，每项表达一意。戊、文末首长签署、叙稿时，为简化起见，首长职衔之后可仅书「姓」，名字则以「○○」表示。己、须以副本分行者，请在「副本」项下列明；如要求副本收受者作为时，则请在「说明」段内列明。庚、如有附件，得在文内叙述附件名称及份数。
七十六、各机关对有隶属关系机关之行文，应依层级为之，不得越级。因紧急情况越级行文时，得以副本抄送其直属上级或下级机关。
七十七、前点越级行文案件，答复时如无时限性，仍不得越级。
七十八、上级机关对下级机关行文发布令函时，属于发布法规或一般通案性之公文，其已发行公报者，应刊登公报，并叙明生效日期。
七十九、上级机关对下级机关请示、解释之个案答复，其属通案性经刊登公报者，对所属相关之机关，应加注为副本受文者。
八十、须分行而内容性质有主从之文件，除对主要受文者行文外，其它机关或个人，不论上行、平行或下行，概以副本抄送，并于副本项下列明。倘有附件应加注明。收受副本者，应为适当之处理，对与业务无关之单位，不得滥发副本。
八十一、对外国机关或人员行文，应用本国程序，并以中文本为主。其所附之外文译本，得依其惯例行之。
八十二、无机密性之通案公文，或必须转行所属机关之一般公文，除用公报刊登外，并得利用其它定期性之公务刊物刊登，及大众传播工具传播。
八十三、召开会议，应先制作开会通知单。其有议程及讨论数据者，应另做附件并送，如时间急迫，并应以电话告知。
八十四、开会通知单应致送主持人。
八十五、各种表报，应依下列原则力求简化：
(一)造送种类及期限，依据须要予以合并，以减少其次数与数量。
(二)业务单位与统计单位所制之表报，内容应求一致。
八十六、造送各种报表，除必须备文附送外，一律由主办单位径行送发。
八十七、受理检举文件，应将原件批交有关机关办理者外，不得将检举人之姓名、住址及身份数据转行。匿名或不具名之检举文件不予受理。但内容具有事证者，仍应审酌处理。
八十八、送核文件，如须检附有关文卷者，应由承办人员检齐附送，并于签稿上注明。
八十九、各机关对速件、最速件、或定有期限之文件，如确有特殊原因，为收文机关无法及时收到处理者，应先以电话通知，并做成电话纪录附卷查考。
九十、核复之公文，如须由陈核机关转行原请求之机关团体或人民查照者，应视需要加发副本，以免陈核机关再行转知。
九十一、承办人员办稿时，处理附件应依下列规定办理：
(一)附件应检点清楚，随稿附送。
(二)附件有二种以上时，应依序标明序号。
(三)附件随文附送时，应于文稿内加注附件名称及数量。
(四)如需以原本发出，而原本仅一份时，请注明：「原本随文发出，抄本或影印本存卷」。
(五)如需以电子文件、抄本或影印本发出，办稿时请书「附电子文件」、「抄送」或「检送○○影印本」等字样，并注明「原本存卷，另以电子文件、抄本或影印本发出」。
(六)发文附件宜尽量用电子文件。
(七)附件如不及或不能随稿附送时，请注明「文先发，附件后送」或
「封发时，附件请向承办人员或洽○○取」字样。
九十二、较为繁复之图表经核定后，承办单位应按所需份数，自行缮校或绘制。
九十三、承办人员拟办案件，应依轻重缓急依序办理，并于规定时限内完成，不得积压。
九十四、签稿如有修改，应由修改人员，于修改处盖职名章，以明责任。
九十五、办理会稿应注意事项如下：
(一)凡先签后稿之案件已于拟办时会核者，如稿内所叙与会核时并无出入，应不再送会，以节省时间及手续。
(二)各单位于其它单位送会之签稿，如有意见应即提出，如未提出意见，一经会签，即认为同意，应共同负责。
(三)会稿单位对于文稿有不同意见时，应由主办单位综合修改后，再送决定，会衔者亦同。
(四)非政策性之紧急文稿，为争取时效，得先发后会。
(五)会办公文视同速件处理，涉及二单位以上之案件，除须依次递会者外，应复制分会，以争取时效。
九十六、文书之陈核、陈判、会办等过程中，均应使用公文夹(详附式九)，并以公文夹颜色做为机关内部传送速度之区分。
九十七、公文夹之颜色区分如下：
(一）最速件、速件用红色。
(二）普通件用蓝色或白色。
(三）机密文件用黄色或特制密件袋。
九十八、承办人员处理公务，应备承办案件登记簿（详附式十）登记之。职务异动时，并应连同业务相关资料列入移交。
九十九、下列文件，得径行签办存查：
(一)无转行或答复必要之文件。
(二)下级机关送请例行备案或备查之文件及表报。
(三)本机关搜集或受赠与之参考资料。
(四)属通知、参考性之副本。
(五)其它依规可予存查之案件。
一○○、知会性质之案件，不必事先会办，核定后以副本抄知。
一○一、会办案件有下列情形之一者，得于签办前会商协调：
(一)有时间性或重要案件。
(二)涉及三单位以上职掌案件。
(三)案情繁复或意见不一致之案件。
一○二、会办案件协调未获协议者，应即由主办单位签请机关首长或副首长协调或提业务会报解决。
一○三、会办案件经协商获致结论后，不再会签、会稿。承办单位应将协调记录随同原案径行叙稿陈判，并以副本分送有关单位。
一○四、先签后稿之案件，应以核定原签附稿。其必须以上一层名义行文者，得出次一层主管代为决行方式处理。
一○五、各机关依市务会议决议或其它会议经市长裁示、指示、提示、通知办稿者，依前点规定办理。
一○六、受文单位复文时，应于说明段内，书明发文机关之发文年月日及字号。
一○七、承办人员经办之签稿，应注意其「时间性」及「机密性」，分别于稿面「速别」及「密等」项下予以适当标明。
一○八、承办人员经办之签、稿，应依分层负责明细表规定，在原公文签稿内注明决行层次。
一○九、机关内部各单位间必须以书面洽办之公务，得以便笺行之。
一一○、机关内部各单位承办公务，必须通报其它单位或员工者，应以承办单位名义通报或以原件传阅会章，不必以机关名义行文转知。
一一一、承办通案性文稿，如受文机关过多时：得刊登公报，免再办文转行各机关，陈复时仍应逐级陈转。
一一二、各机关公文盖用印信及签署，应依下列规定办理：
(一)各机关任何文件，非经机关首长或依分层负责规定授权各层主管判发者，不得盖用印信。
(二)监印人员如发现原稿未经判行或有其它错误，应即退送补判或更正后再盖印。
(三)监印人员于待发文件检点无误后，依下列规定盖用印信：
1、发布令、公告、派令、任免令、奖惩令、聘书、诉愿决定书、授权状、奖状、褒扬令、证明书、执照、契约书、证券、匾额及其它依法规定应盖用印信之文件，均盖用机关印信及首长职衔签字章。
2、呈：用机关首长全衔、姓名，盖职章。
3、函：上行文署机关首长职衔、姓名，盖职章。平行文盖职衔签字章或职章。下行文盖职衔签字章。
4、书函、开会通知单、移文单及一般事务性之通知、联系、洽办等公文，盖用机关或承办单位条戳（详附式十一）。
5、机关内部单位主管依分层负责之授权，径行处理事项，对外行文时，由单位主管署名，盖单位主管职章或盖条戳。
6、机关首长出缺由代理人代理首长职务时，其机关公文应由首长署名者，由代理人署名。机关首长因故不能视事，由代理人代行首长职务时，其机关公文，除署首长姓名注明不能视事事由外，应由代行人附署职衔、姓名于后，并加注代行二字。机关内部单位基于授权行文，得比照办理。
7、会衔公文如系发布命令应盖机关印信，其余盖机关首长职衔签字章。
(四)一般公文盖用机关印信之位置，以在首页右侧偏上方空白处用印为原则，签署使用之章戳位置则于全文最后。
(五)公文及原稿用纸在两页以上者，其骑缝处均应盖(印)骑缝章。
(六)附件以不盖用印信为原则，但有规定须盖用印信者，依其规定。
(七)副本之盖印与正本同，抄本(件)及译本不必盖印，但应分别标示
「抄本(件)」或「译本」。
(八)文件经盖印后，由监印人员在原稿加盖监印人员章，送由发文单位办理发文手续。
(九)不办文稿之文件，如需盖用印信时，应先由申请人填具「盖用印信申请表」，其格式由机关自订，惟内容应包括申请人签章、盖用印信之文别、受文者、主旨、用途、份数及盖用日期等项目，陈奉核定后，始予盖用印信。（详附式十二）
(十)监印人员应备置印信盖用登记表，对已核定需盖印之文件，应予登录并载明收(发)文字号，申请表应妥为保存，以备查考。登记表及盖用印信申请表，于新旧任交接时，应随同印信项目移交。
(十一)监印人员对行文单位兼有电子交换及非电子交换之文稿，应核对其清单无误后，方得于非电子交换公文盖印，并循发文程序作业。
一一三、职名章使用范围规定如下：
(一)拟签。
(二)办稿。
(三)会签核签。
(四)会稿核稿。
(五)各种表报盖章。盖职名章时，应注意盖章位置，并注明月、日、时。
一一四、各机关基于业务需要，须将印信拓模或缩小制模套印于文件者，应经该机关首长核准套印后，填具印信启用报备表二份，于一周内报请印信原制发机关备查。并将套印之底片印版予以销毁，或由监印人员保管列入移交。
一一五、套印文书时，应由监印人员监印并登记套印文书种类、数目、及起迄号码，送使用单位点收（详附式十三）。
一一六、定型公文纸，包括证照、书状、预盖印信应由承办单位编定号码，签准用印，由监印人员登记其种类、数目及起迄号码，送使用单位点收。
一一七、套印文书及预盖印信定型公文纸，由使用单位指定人员负责保管。填发时应分别设置专用簿册登记。（详附式十四）
一一八、送请用印文稿，原稿稿面免盖机关印信，由监印人员于稿面适当位置加盖监印人员章。
第一项稿面未盖校对人员章者，不得用印。
一一九、各机关请制印信，应依规定填具申请表（详附式十五）递级向主管机关申请核发。
一二○、各机关印信应由机关首长指定监印人员负责保管，不使用时应锁于保险柜内。如有遗失或误用情事，由监印人负完全责任。
一二一、各机关印信因毁损、遗失、拒交、或其它特殊原因，致无法使用原有印信者，得基于业务需要，暂时借用同级或上级机关印信。
一二二、前点借用印信，应报上一级机关核准并层报原制发机关备查。
一二三、各机关内部第二层级主管（室局），及第三层级主管（课、股），依分层负责规定认有应用职章对外行文者，得依印信条例第六条有关制发职章规定，报请制发职章。并依据各该机关组织编制规定，职等范围之起始职等在五职等以下者，比照委任；六至九职等比照荐任；依印信条例附式所定委级及荐级制发职章。
一二四、各级人员职名章，分下列三种：
(一)甲种：机关首长、副首长及主任秘书用，应刻机关衔名、职别及姓名。
(二)乙种：核阅文稿人员用。局室主管刻局室名称及职别、姓名，其它核阅文稿人员刻职别、姓名。
(三)丙种：承办人员用，刻职别、姓名。前项职名章，应按规定式样制发。（详附式十六）
一二五、各机关首长及一级单位主管，因业务须增刻职名章其规定如下：
(一)机关首长、副首长职名章，得视业务需要增刻一至三颗，并以甲、乙、丙字样区别之。
(二)一级单位主管职名章，其单位组织编制设有核稿人员或确因业务需要者，得增刻一至二颗，并以甲、乙字样区别之。前项增刻职名章，均应委托专人保管使用并同负行政与法律上责任。
一二六、各级人员职名章，应由人事单位报请机关首长核定后制发，并拓模一份存查。
一二七、各机关人员如有异动，应将使用之职名章截角送人事单位注销。
一二八、机密文书区分为国家机密文书及一般公务机密文书。各机关处理机密文书，除依国家机密保护法与其施行细则及其它法规外，依本要点办理。
一二九、一般保密事项规定如下：
(一)各机关员工对于本机关任何文书，除经特许公开者外，应遵守公务员服务法第四条之规定，绝对保守机密，不得泄漏。
(二)文书之处理，不得随意散置或出示他人。
(三)各级人员经办案件，无论何时，不得以职务上之秘密作私人谈话资料。非经办人员不得查询业务范围以外之公务事件。
(四)文书之核判、会签、会稿时，不得假手本机关以外之人员，更不得交与本案有关之当事人。
(五)文书放置时，应背面向上或放于公文夹内，以防止被他人窥视。
(六)下班或临时离开办公室时，应将公文收藏于办公桌抽屉或公文柜内并即加锁。
(七)各机关就其主管业务发表新闻时，应指定专人统一办理，并须事先签报首长核定。
(八)职务上不应知悉或不应持有之公文资料，不得探悉或持有。因职务而持有之机密文件，应保存于办公处所，并随时检查，无继续保存之必要者，应缴还原发单位；无法缴回者应销毁之。
(九)私人日记、通信、撰文及著作，其内容不得涉及机密及依法应保密事项。
(十)发现他人涉有危害保密之虞时，应加劝告，其不听劝告或已发生泄密情事者，应立即向长官报告。
(十一)承办机密文书人员，发现承办或保管之机密文件已泄漏、遗失或判断可能泄漏、遗失时，应即报告所属主管查明处理。
一三○、国家机密文书区分为「绝对机密」、「极机密」、「机密」；一般公务机密文书列为「密」等级。不同等级之机密文书合并使用或处理时，以其中最高之等级为机密等级。
一三一、应以机密文书处理之国家机密事项如下：
(一)军事计划、武器系统或军事行动。
(二)外国政府之国防、政治或经济信息。
(三)情报组织及其活动。
(四)政府通信、信息之保密技术、设备或设施。
(五)外交或大陆事务。
(六)科技或经济事务。
(七)其它为确保国家安全或利益而有保密之必要者。
一三二、一般公务机密，指本机关持有或保管之信息，除国家机密外，依法令或契约有保密义务者。
一三三、核定机密文书之机密等级、保密期限、解密条件等，应依相关保密法规办理。
一三四、凡委托其它公民营机构或个人研究、设计、发展、试验、采购、生产、营缮、销售或保管案件，涉及机密事项，其文书处理规定如下
(一)各机关人员于其职掌或业务范围内，凡以契约委托其它公民营机构(厂商)或个人产制之机密文书，应要求受托者先行采取保密措施，并送交委托单位，由权责长官核定机密等级、保密期限或解密条件，并通知受托者。
(二)凡因委托契约需要，而必须提供受托者机密文书时，应缮造清册送交受托者专人执据签收；并得检查该机密文书之管理与运用情形，以保障机密文书不遭转用或泄漏。
(三)为使受托者了解并配合采取保密措施，委托单位应要求签订「保密契约」或于主契约中规范「保密义务条款」，明定业经标示为机密之文书，纵使契约终止或解除，非经解密，受托者仍应采取保密措施。
一三五、各机关应指定专责人员负责办理机密文书拆封、分文、缮校、盖印、封发、归档，以及机密公文电子交换等事项，并尽可能实施隔离作业。
一三六、机密文书之签拟、陈核(判)，应由业务主管或其指定之人员处理，并应尽量减少处理人员层级及程序。
一三七、各机关承办人员处理一般文书，应审核鉴定是否具保密价值，如确有保密必要，应即改作机密文书处理。
一三八、一般公务机密文书之知悉、持有、使用或复制，除办理该机密业务者外，以经单位主管以上人员同意者为限。前项单位主管以上人员，于有下列情形之ㄧ者，得不同意：
(一)有事实足认有泄密之虞。
(二)无知悉、持有、使用或复制机密文书之必要。
一三九、处理机密文书应依下列规定办理：
(一)收受机密文书时，应先详细检查封口有无异状后，并依内封套记载情形完成登录，受文者为机关或机关首长者，应送机关首长或其指定人员启封；受文者为其它人员者，径送各该人员本人启封；另启封人员，应核对其内容及附件。
(二)机密文书之收发处理，以专设文簿或电子文件登记为原则，并加注机密等级。如采混合方式，登记资料不得显示机密之名称或内容。
(三)机密文书用印时，属「绝对机密」、「极机密」者，由承办人员持往办理。监印人员仅凭机关首长签署用印，不得阅览其内容。属「机密」、「密」者之用印，得由缮校人员持往办理。
(四)「绝对机密」、「极机密」文书之封发，由承办人员监督办理。
「机密」、「密」则由指定之缮校、收发人员办理。
(五)使用计算机设备处理机密公文时，对于签入信息系统所需之账号及密码应建立安全管理机制并不得使其暴露于他人可见之状态，有关公文交换所需之签章加密等相关电子凭证亦需妥善保存。
一四○、保密期限或解除机密条件之标示，应以括号标示于机密等级之下。其解密条件如下：
(一)本件于公布时解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)本件于工作完成或会议终了时解密。
(四)附件抽存后解密(适用于附件已完成机密等级及解密条件标示者)。
(五)其它(其它特别条件或另行检讨后办理解密)。机密等级标示位置，依「国家机密保护法」施行细则第十七条规定办理。
一四一、经核定机密等级、解密条件之文书，属汇编性质者，应于文首页说明保密要求事项。
一四二、机密文书之传递方式如下：
(一)分文（交办）、陈核（判）、送会、送缮、退稿、归档等流程，除「绝对机密」及「极机密」应由承办人员亲自持送外，其余非由承办人员传递时，应密封交递。传送一般公务机密文书应交指定专责人员或承办人员亲自签收。
(二)在机关外传递，属于国家机密之「绝对机密」或「极机密」者，由承办人员或指定人员传递，必要时得派武装人员或便衣人员护送。属「机密」者，由承办人员或指定人员传递，或以外交邮袋或双挂号函件传递。「密」等级者，须切实密封后按一般人工传递方式办理。
(三)如因机关业务特性，机密文书须采电子方式处理者，应使用经专责机关鉴定相符机密等级保密机制，并依相关规定办理。
一四三、机密文书对外发文时，应封装于双封套内，封套之纸质，须不能透视且不易破裂。内封套左上角加盖机密等级，并加密封，封口及接缝处须加贴薄棉纸或胶带并加盖「密」字戳记；外封套不得标示机密等级或其它足以显示内容之注记。体积及数量庞大之机密文件，无法以前述方式封装者，应作适当之掩护措施。
一四四、办理机密文书之签拟稿、缮印打字时之废件，或误缮误印之废纸及复写纸等，应由承办人员实时销毁之。不能实时销毁时，应视同复制品，依「国家机密保护法」第十八条规定保护之。
一四五、机密文书之承办人员，应随时与收发及文书主管人员协调联系，处理重要之机密案件时，并应洽询经机关首长指定之保密业务主管人员意见，采取必要之保密措施。
一四六、机密文书如非必要，应尽量免用或减少副本。
一四七、机密文书非经权责主管人员核准，不得携出办公处所。
一四八、机密文书应存放于具安全防护功能之金属箱柜，并装置密锁，保管人员必须经常检查。
一四九、会议使用之机密文书数据应编号分发，会议结束当场收回；与会人员如需留用时，应经主席核准并办理借用签收。
一五○、各机关凡经核定机密等级之文书，不论其性质属研究报告、会议资料、业务统计、各式签拟文稿等，均应依档案法及相关规定办理。
一五一、纳入档案管理之机密文书，应随时或定期查核，其须变更机密等级或解密者，应即按规定办理变更或解密手续。
一五二、处理文书机密等级之变更或解密，其权责划分如下：
(一)机密等级变更或解密，由承办人员于区分密等时预为注明或主动检讨办理。
(二)国家机密之变更或解密，依国家机密保护法第十条第一项规定为之。
(三)一般公务机密文书，由原核定主管核定之。
(四)机密文书原核定机关因组织裁并或职掌调整，致该机密事项非其管辖者，相关保护作业由承受其业务之机关办理；无承受业务机关者，由原核定机关之上级机关或主管机关为之。
一五三、文书机密等级之变更及解密程序规定如下：
(一)承办人员依据机密件登录主动检查，或其它机关建议，将解密之案件，提出审查，并填具机密等级变更或解密之处理意见表或建议单陈送核定。
(二)经核定原机密等级解密后，应填写机密等级变更或注销通知单，陈奉核定，再行缮发，并通知前曾受领该机密文件之受文机关。
(三)文书机密等级之附加变更或解密标示者，届时即照标示自动变更或解密，档案保管单位或人员并即办理有关手续。
(四)建议其它机关变更机密等级或解密者，于获得答复同意后，参照
(一)至(三)之程序办理。
(五)非机关之来函其上自订有机密等级者，经函知来文者后，参照(一)至(三)之程序办理。
(六)机密案件经解密后应照普通案件放置保管。非经解密者，不得销毁，解密后，其销毁方式，须依档案法及相关规定办理。
一五四、保管机密文书人员调离职务时，应将所保管之机密文书，逐项列册点交单位主管或其指定人员。
一五五、各机关对于机密文书之处理，应指定专人会同档案、信息、通信、政风等业务承办人员，实施查核。
一五六、档案之管理，除性质特殊项目签奉机关首长核准由承办单位保存者外，以统一规划、集中管理为原则。
一五七、档案管理作业包括点收、立案、编目、保管、检调、清理、安全维护、其它档案管理作业及相关设施事项。〈作业程序如附式十八〉
一五八本府对所属机关学校之档案管理工作，得定期或不定期实施业务考核、检查或访问，以沟通观念与统一作法。档案管理单位，应与文书相互联系，密切配合，单位间之权责，应明确划分。
一五九各机关归档案件以原件为原则，有附件者，每一种以一份为限。
一六○、归档文件之点收处理，应依下列规定办理：〈一〉归档案件属纸本型式者，应由承办人员逐件依下列规定编写页码：
1、依文件产生日期之先后顺序，晚者在上，早者在下，依序编写页码；文件系双面书写或打印者，亦同。
2、附件页码之编写，除已编有页码或为书籍型式或难以随文装订者外，应并同其本文连续为之。
〈二〉业务承办单位或文书单位应将办毕案件于五日内逐件依序汇齐后，并同归档清单〈附式十九〉送交档案管理单位归档。但下列物品不得归档：
1、现金、有价证券及其它贵重物品。
2、司法诉讼有关物证。
3、流质、气体、易燃品、管制物品或其它危及人身与公共安全之物品。
4、易变质而不适长期保存之物品。前项本文所称办毕案件，指依文书处理规定完成发文或存查程序之案件。
一六一机密档案归档时，应由业务单位承办人员用机密档案专用封套装封〈附式二十〉，并于封面上注明单位名称、收发来文字号、案由或案名、分类号、页数、件数、附件数、案卷内文件起迄日期、保存年限、机密等级及保密期限或解密条件，封口加盖业务单位局室主管、课长及承办人员印章后送档案管理单位办理归档。但案由或案名得以代码或代名表示。档案管理人员点收机密档案时，仅得依封套上记载事项检视，不得拆开封套；封套上记载不全者，应退回补正。经确认无误者，应于归档清单及封面上注记点收日期或盖点收章备查。
一六二机密档案经核定变更或注销其机密等级者，应由业务承办单位于档案上浮贴机密等级变更或注销纪录单〈附式二十一〉外，并应将案卷封面及文件上原有机密等级之注记以双线划去。
一六三档案管理人员点收文件，应依下列规定办理：〈一〉各机关档案管理单位办理点收作业，应以件为单位，详细核对其内容与数量。经确认无误后，于归档清单上注记点收日期，并签章或盖点收章备查。归档清单档案管理单位应留存一份；并予以保存三个月。〈二〉归档案件有第一六○点第一项第二款所定之物品者，应退回文书单位或承办单位处理。〈三〉归档案件有下列情形者，应退回文书单位或承办单位补正，并于归档清单上注记其原因及日期：
1、案件或其附件不全，或附件未经签准而抽存者。
2、案件污损或内容不清楚者。
3、案件未经批准或漏判、漏印、漏发、漏会者。
4、案件未编列文号或文号有误者。
5、案件未填注保存年限或分类号者。
6、案件未依规定编写页码或页码编写有误者。
7、案件未依规定盖骑缝章或职名章者。
8、样张或已作废之契约凭证等文件，有漏盖「样张」或「注销」字样者。
9、案件与归档清单之登载不符者。
10、案件未能以原件归档且未经签奉权责长官核准者。前项所定情形之补正，应由承办业务相关人员查明补注盖章，并经机关权责长官核可后，并同原案归档备查。
一六四应归档而未归档之公文及其附件，应由业务单位主管督促归档外，档案管理单位并应定期办理稽催；经稽催仍未办理者，签请机关权责长官处理。
一六五档案分类及保存年限区分表应由各业务单位视组织职掌及业务性质，采用顺序制或等级制档案分类标记编排方式，订定档案分类及保存年限区分表〈附式二十二〉，呈机关首长同意后，函送档案中央主管机关审核后实施。修正时亦同。
一六六档案分类及保存年限区分表至少每十年应检讨一次；必要时，得随时修正之。
一六七档案分类表内各级项目应预留若干空格，以备将来业务发展及增加时随时增补之用；类目名称字句以简明为原则，字数以二至九字为宜。
一六八档案如有破损，应依下列规定处理：
(一)破损之案卷，应保持原形予以适当之裱补。
(二)破损较大或字迹不清之案卷，应以重抄、印刷或照相等方法予以重制。
一六九重制档案，须分别注明原因、日期及份数，陈经机关首长核定。
一七○、档案如有遗失，档案管理单位或业务主管单位应即查明原因签报机关权责长官，并依下列规定处理：
(一)普通档案，应向原承办单位或其有关单位查抄。
(二)对无法查抄之案件，应由原承办单位依据数据或记忆补录。
(三）档案遗失及处理之经过，须在各种目录上分别注明，并查明责任签请机关首长依下列规定议处：
1、遗失保存年限三十年以下（不包括本数三十年）之档案者，一件档案予以申诫一次。但所遗失者为一卷宗，而该卷宗内含有二件至五件档案者，以一件论；内含六件至十件档案者，以二件论；十一件至十五件档案者，以三件论；含十六件至二十件档案者，以四件论。遗失二十一件以上者，每遗失十件以一件论。
2、遗失保存年限三十年以上或永久保存之档案，每遗失一件，记过一次。档案有遗失、污损、抽换、拆散等情事时，档案管理单位或业务主管单位应查明责任，依规议处；其涉及法律责任者，并应依法处理。
一七一、公务员于职务移交或离职时，应将其职务上掌管之档案连同办理移交，并应保持完整，不得隐匿、销毁或借故遗失。
一七二、
(一）借调档案以与主管业务有关者为限，因业务需要借调非主管案件时，应先经承办单位同意或签请本机关权责长官核准后，始可借调。
(二）借调档卷应由调案人员填具调案单〈附式二十三〉，以一案一单为原则，并载明调案人姓名、单位、文件号或文号、案由或案名及调案日期等，经业务单位主管或本机关权责长官核准后，送档案管理单位调取。但借调机密档案应依下列规定办理：
1、借调机密档案应依前款规定外，如属国家机密者，除办理该机密事项业务者外，应经原核定机关或其上级机关有核定权责人员书面授权或核准。
2、借调极机密以上等级者，应由调案人亲自至档案管理单位签收。
(三）档案借调后调案人应负妥善保管及维护案卷完整之责任，并不得有遗失、转借、拆散、污损、添注、涂改、更换、抽取、增删及圈点等破坏或变更档案内容之情事；违反者，除调案单不予归还外，业务主管单位或档案管理单位应按个案情节轻重，签报机关首长议处；其触犯民事、刑事法令者，并依各该法令处罚。
(四）借调档案以一个月为限，期限届满如有继续使用之必要，应叙明理由申请展期，经业务单位主管或本机关权责长官核准后，向档案管理单位办理展期，展期次数以三次为限；展期次数超过三次，仍需使用档案者，应先行归还档案后，再依规定办理借调。前项借调为机密档案者，应于借调期限内归还。届期如需继续使用，应提出展期申请，经前第二项第一目核定权责人员核准后，始可延展借调期限。
(五）调案人逾期未归还其调借之案卷，经函催〈附式二十四〉后无正当理由不归还时，除暂停其借调案卷至前案归还为止外，并签请机关首长依下列规定议处：
1、经函催达三次仍不归还者，予以申诫一次。
2、经函催达六次仍不归还者，予以申诫二次。
3、经函催达九次仍不归还者，予以记过一次。
4、经函催十次以上仍不归还者，比照第一七○点档案遗失规定议处。
(六）调出之档案如业务主管单位有公务急用时，得随时催还。
(七）业务承办单位因应诉愿、诉讼案需检附原卷者，应项目签奉机关首长核准后，由档案管理单位汇整成册始予借调，并不适用第三及第四款之规定。借调档案人员如有自行拆散、增损、转借、抽换或涂改等情事者，应负民、刑事及行政责任。
(八）机关人员调职、离职或退休时，人事单位应知会档案管理单位，以查验其借调档案情形。调职、离职或退休人员如有借调档案，应将所借之案卷全数归还后始准离（调）职。前项借调档案如属依法调用或机关借调且未届满归还期限者，应依相关规定列为职务移交事项。
(九）本府及所属各机关以外之机关、单位、人员借调档案时，应以书面载明借调法律依据、目的及期间提出申请，经该案卷业务单位依档案法第十八条规定审查，并签请本机关首长核准后办理。届期未还时，该档案业务承办单位应负责具文催还并副知档案管理单位。前项人员借调应用档案如属民众申请者，应依有关档案开放应用须知规定办理。
一七三、档案应于每年依下列规定办理清理一次：
(一)依据档案分类总目录簿，逐案核对。
(二)按照案卷之目次表，逐件清理。
(三)对已届保存年限之案件，应按照规定程序销毁。
(四)合于移转规定之永久保存档案，应依规定办理移转。
(五)续存档案，应妥善编订典藏。
一七四、档案之销毁，应依照下列程序办理：
(一）凡届满保存年限之档案，应先制作拟销毁档案目录〈附式二十五〉，送请业务承办单位审查。
(二）业务承办单位应依拟销毁档案目录逐件审查。对延长保存年限之案件，认有必要者，应签注延长年限或具体理由。
(三）经承办单位同意销毁之档案，档案管理单位应制定档案销毁计划〈附式二十六〉及档案销毁目录〈附式二十七〉，经机关首长核定，一份依「机关档案销毁目录送请地方文史机关先行检选机制作业流程」先送地方文史机关及国史馆台湾文献馆检选后，函送档案中央主管机关审定；一份存案。
(四）已销毁之档案应逐案分别于档案分类总目录加盖「0年0月0日奉准销毁」字样之戳记，并逐件分别于档案销毁目录及案卷目次表等有关目录，注记核准销毁之文号及销毁日期；但全卷销毁者，其案卷目次表得不注记。
(五)会计帐簿及凭证之销毁，应先依会计法规定办理后，再送档案中央主管机关审核。
(六)销毁档案，应会同政风单位派员监督办理。
(七)机密档案之销毁，应依照机密档案管理办法第十八条、第十九条之规定办理。
一七五、届临移转期限之永久保存档案，应依国家档案移转办法之规定，移转档案中央主管机关管理。机密档案移转前，应依法检讨办理机密等级之变更或解密事宜。
一七六、本府及所属各机关学校档案清理之成果，应于次年元月十日前逐级统计列报。〈附式二十八〉
一七七、各机关公文速别，分最速件、速件、普通件、限期公文四种，其处理时限标准如下：
(一)最速件：指特别紧急必须当时或在一日内处理完毕之案件，随到随办，迅速发出。
(二)速件：指次于前款亦应从速处理完毕之案件，以不超过三日为限。
(三)普通件：指一般例行之案件，以不超过六日为限。
(四)限期公文：
1、各机关来文要求答复，定有期限，应依来文所定期限处理。
2、诉愿、陈情及其它依法定有期限之案件，应依其规定期限处理。
3、人民申请案件，应依人民申请案件处理期限表所订期限处理。
4、列管案件，应依列管机关（单位）所订之预定完成期限处理。定期表报，应依各该表报所订之填报期限处理。
5、涉及政策、法令或须多方会办、分办，且需三十日以上方可办结之复杂案件，得由承办单位拟订处理期限，并叙明理由，经机关首长核准后，以项目管制案件依限处理。但人民陈情、申请或诉愿之案件，不在此限。
(1)申请项目管制案件，应填具项目管制案件申请单〈如附式三十一〉，叙明理由，拟定预定完成时间，并同公文影本由单位主管详实审核，签会研考单位，并送由机关首长核准后，交收发人员于公文正本首页盖注项目管制章戳，申请单并公文影本送研考单位列册项目管制办理时限。
(2)申请为项目管制案件如确难于预定结案日期前办结，仍得依规申请展延，但最长处理时限不得超过四个月。前项速别之拟订，应由承办单位主管严加审核。
第一项第四款之各项限期公文处理时限，均含假日。
一七八、承办人员不能如期办竣之案件，应在预定结案日期届满前申请展期，以二次为限，每次展期不得超过十日，由单位主管核准。但情形特殊须为第三次以上展期或展期超过一个月以上者，应签经机关首长核定以项目方式处理。前项展期申请应于公文登记三联单甲表背面或展期申请单上〈附式三十一之一〉填注展期原因及展延日期，签由单位主管核准后交登记桌人员登录展延纪录并修改展延后应办结日期。来文订有处理期限者，应连系来文机关确认后展延之。
一七九、各类公文处理时限之计算标准如下：
(一）一般公文发文使用日数：
1、答复案件：自收文之次日起至发文之日止(含本机关内部各单位会办、会签、会稿时间)所需日数扣除假日，为发文使用日数。
2、汇（并）办案件：
(1)汇办案件自所汇办公文最后一件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其第一件来文发文使用日数；其余汇办公文于全案办结时，以存查公文计算。
(2)并办案件：自首件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数；其余并办公文于全案办结时，以存查公文计算。
3创稿案件：如系交办，以交办之日起算；如系先签后稿，以送签之日起算；如系直接办稿者，以办稿之日起算，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
(二）限期公文：
1、项目管制案件、人民申请案件、人民陈情案件、诉愿案件及其它经指定以案管制者，以「依限办结」与「逾限办结」为计算基准。在规定处理时限内办结者列为「依限办结」，超过规定处理时限办结者列为「逾限办结」。
2、人民申请案件因不合法定程序或手续，须通知补正；或因适用法令疑义而层转核释者，从其通知、函转之日起，至补件、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
3、人民陈情案件因须等待其它机关数据或因适用法令疑义而层转核释者，自其层转之日起，至函复、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
4、诉愿案件因诉愿书不合法定程序，而其情形可补正者，应通知诉愿人于二十日内补正者，其时效自诉愿补正程序的次日起算。前项第二款限期公文应实施以案管制。首件来文须俟全案实际办结始能销号。处理过程中有发文需要者，应以另创文号方式处理，不得分段销号。
一八0、各机关应由机关首长或幕僚指定单位或指派专人负责办理文书稽催。
一八一、各机关对于公文处理时效，应确实依办理时限基准实施管制。各级单位主管对所属承办之公文应随时检查有无逾限情事，予以督催，并注意公文品质。其疏于督催致有贻误时，应负共同责任。
一八二、各机关对公文时效之管制作业，应详定计划，办理定期或不定期查考，依据查考结果，改进缺失，并依规定办理奖惩。
一八三、各单位登记员办理公文查询及其它有关工作，应依下列规定：
(一)承办人员不依规定签收，延不退还签收窗体或逾期不请求展期，应予查询，径请其改进或报请单位主管处理。
(二)协助主办研考业务单位（人员）定期或不定期检查及搜集有关资料。
(三)每月终应检查未结案公文，除查催外，对已办结（发文或存查）公文未销号者，应查明销号。
(四)确实登录本单位公文处理各流程，逐日检查单位内公文处理纪录，对将届预定办理期限之案件进行事前查催。如经二次催办而仍逾期未结案件者，应送交单位主管妥适处理。
一八四、承办人员对经办文件，自收文至结案止，应负各阶段查催之责，如查催发生困难时，应实时向单位主管或研考单位反应处理。
一八五、单位主管，应依下列规定，负责公文处理及查询：
(一)监督登记员办理公文登记、查询。
(二)属员差假时之公文处理，应依下列规定：
1、职务代理人应实际代其处理公文。因特殊情形无法代为处理时，应责由主管课长（或指定人员）负责处理。
2、职务代理人或其主管课长均因差假不能处理公文时，应由科室主管或其代理人负全责做适当处理。
3、属员一周以上之差假，主管应严格审核。其承办案件久未清结者，应责成清理后始得派遣公差。
4、遇有属员职务异动时，除特殊情况，无法实时处理结案，须移交另一承办人员办理者外，主管应清查其所承办公文。有未办结者，即应督促办结。如疏于督查致有贻误时，应负共同责任。
(三)充分掌握查催数据，确实了解属员公文处理情形，并为必要之督导。
(四)核实审核属员展期之申请。
一八六、各机关主办研考业务单位〈人员〉，应辅导各单位收发人员办理收发、登记及查催作业，并视各该机关公文处理速率及实际情况定期查询登记桌。全年查询次数不得少于三十次。查询时发现错误，应指导改正。逾限未结案件，应填报逾限未结案件检查表送各单位主管核办，并个别稽催。经二次稽催，承办单位仍延不办理及答复原因且未申请展期者，以故意积压公文论，签报议处并限期清理，追踪至结案为止。
一八七、下列各款文件，不办理查德询：
(一）绝对机密、极机密、机密、密之案件。
(二）各机关内部之便笺通知。
(三）无须办理之复制文书、公报、通报、表报或其它印刷品。
一八八、各机关主办研考业务单位（人员）每月应实施公文总检查一次，逐一详确记录各单位「公文处理绩效纪录表」〈附式三十一之二〉，据以综合分析，确立改进目标。对逾期二个月尚未办结之监察案件，应分别调查原因、分析责任，签报机关首长核处。
一八九、各机关纪录「公文处理绩效纪录表」，应填写二份。一份交登记桌提陈单位主管；一份由研考人员统计分析，调制该月份「公文处理时效统计表」（附式三十六）、申请案件办理情形统计表（附件三十七），按月提报本机关业务会报或相当性质之会报，并于每月十五日前依行政院规定格式（附件三十八）以电子传输方式陈报上级机关核备。每年元月底前并应依据前项各月份报表制成上年公文处理时效年报表及申请案件处理情形年统计表报送本府。
一九0、各机关每月公文总检查后，对逾期公文应调卷分析各阶段处理时间。如有积压情事，应就公文延误阶段送积压责任人申复理由。
申复期间以七日为限，如有特殊情形，最迟不得超过十日，逾期未复，即由研考单位（人员）径行判定积压责任，陈报首长核办。前项纪录表及签办表，由各机关视需要自订之。
一九一、各机关主办研考业务单位（人员），除应就公文时效管制各项规定事项积极办理外，并抽查公文处理作业情形，如发现应办而存案件，除退回承办单位重办外，并按情节轻重签处。
一九二、本府对所属各机关之公文，每年至少应办理检核一次。有下列情形时，并得随时派员辅导或实施作业讲习：
(一)开始实施公文查询制度者。
(二)发文在七日以上办结件数超过百分之二十者。前项公文检核结果由研考单位办理奖惩。
一九三、各机关公文处理时限及逾期积压责任之议处，应依「台中市政府及所属机关公文处理逾限惩处作业要点」办理。
一九四、各机关如有违反本要点规定，或将承办公文私自交与他人携出、传送、或发生公文遗失、泄密时，主管或研考业务单位（人员）应按情节轻重，签报首长议处。
一九五、各机关对公文处理考核作业，应由各该机关研考单位负责办理。
一九六、公文处理之考核项目，规定如下：
(一）速度。
(二）数量。
(三）品质与内容。
一九七、各机关主办研考业务单位人员，对各类公文处理之处理绩效，应依据本府「公文处理人员奖励评分表」（附式三十九）之规定，每半年统计评定个人成绩优劣，并拟具奖惩类别，签报机关首长核定后办理。前项奖励，各机关（单位）可视公文承办数量增加之幅度及预算编列情形，每季（三个月）办理一次
一九八、总收、发部门文书管理人员之定期考评，由业务主管单位评核绩效后，依「文书档案管理人员奖励评分标准表」办理奖惩。
一九九、依本要点规定应予奖惩之人员，由业务主管单位拟具奖惩类别，签报机关首长核定后，送由人事单位依规办理。
