发布文号: 环办［1998］238号
总局部门，对外合作中心，机关服务中心：
《国家环境保护总局公文处理办法》已经国家环境保护局局务会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
附：国家环境保护总局公文处理办法
1998年9月9日
附：国家环境保护总局公文处理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强公文管理，使公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和《国家环境保护总局工作规则》的有关规定，制定本办法。
关联法规：
第二条 公文（包括电报，下同）是在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具
第三条 国家环境保护总局办公厅是公文处理的管理机构，主管总局机关并负责指导下级机关和直属单位的公文处理工作。
第四条 公文处理要发扬联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。
第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。文秘部门统一管理公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第六条 公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。
第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文的种类形式及使用范围
第八条 公文的种类
一、决定对重要事项或行动做出安排。
二、指示
对下级机关布置工作，阐明工作的指导原则。
三、公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或需要周知的事项。
四、通知
批转下级机关的公文，转发上级机关的公文，发布规章，传达上级机关要求下级机关办理的事项和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
五、通报
表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
六、报告
向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
七、请示
向上级机关请求指示、批准的事项。
八、批复
答复下级机关的请示事项。
九、函
不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
十、会议纪要记
载和传达会议情况和议定事项。
第九条 公文的形式和使用范围：
国家环境保护总局行政性公文主要包括国家环境保护总局文件、国家环境保护总局令、国家环境保护总局函、国家环境保护总局局长函、国家环境保护总局办公厅文件、国家环境保护总局办公厅函、国家环境保护总局司发文、国家环境保护总局司函、国家环境保护总局办公厅会议通知等。其使用范围如下；
一、国家环境保护总局文件
1.向国务院请示和报告工作；
2.批准、发布环境保护国家标准及行业标准；
3.发布环境保护行政规章和其他规范性文件；
4.与国务院各有关部委、直属机构或各有关省、自治区、直辖市人民政府联合印发文件；
5.按照职责权限或经国务院授权，向各省、自治区、直辖市人民政府行文；
6.向各省、自治区、直辖市环境保护局和国务院各部委、直属机构行文；
7.对全国人大、国务院颁布的法律、行政法规在环境保护行政管理工作中如何具体应用的问题作出解释；
8.任免司（局）级领导干部；
9.其他需要以国家环境保护总局名义行文的重要行政事务。
二、国家环境保护总局令
1.依照有关法律规定发布行政法规和规章；
2.宣布施行重大强制性行政措施；
3.奖惩有关人员；
4.撤销下级机关不适当的决定。
三、国家环境保护总局函
1.与国务院各有关部委、直属机构或各有关省、自治区、直辖市人民政府商洽工作；
2.审批建设项目环境影响报告书；
3.解释环境保护部门规章、环境保护国家标准；
4.其他需要以国家环境保护总局名义行文的一般行政事务。
四、国家环境保护总局局长函国家环境保护总局局长、副局长向国务院及各级领导者个人请示、报告或商洽工作的公函。
五、国家环境保护总局办公厅文件
1.向国务院办公厅请示和报告工作；
2.向各省、自治区、直辖市环境保护局及国务院有关部委、直属机构的相应机构行文；
3.一、二类会议通知和会议纪要；
4.总局机关内部管理制度及其他事务；
5.部门或专项工作计划、工作安排、检查与总结；
6.办公厅职责范围内的业务性文件；
7.重要接待安排；
8.其他需要以国家环境保护总局办公厅名义行文的行政事务。
六、国家环境保护总局办公厅函
1.以国家环境保护总局办公厅名义向各有关省、自治区、直辖市环境保护局或直属单位发出的非普发性文件；
2.与国务院各有关部委、直属机构的办公厅（室）或其他同级机构联系商洽业务工作。
七、国家环境保护总局司发文司发文用于本司职责范围内的一般行政事务。司发文所使用的文种限于“通知”、“函”、“会议纪要”。
八、国家环境保护总局司函在本司职责范围内，与环保系统各有关单位进行非指令性业务工作联系，与不相隶属的同级机关及企事业单位商洽或回复一般性业务工作。司函的文种限于“函”。
九、国家环境保护总局办公厅会议通知除一、二类会议以外的总局及各部门召开的会议通知。
十、总局各部门及议事协调机构需要使用其他发文形式的，应由主办部门提出该发文形式的使用范围、管理权限、发送对象、审核及签发程序、公文格式及编号规则报办公厅审批备案。
第三章 签报
第十条 总局内处以上单位在公务活动中需要向司、总局领导书面请示和报告工作，应使用签报。
第十一条 签报仅限于总局机关内部使用。
第十二条 签报应一事一报。
第十三条 签报应逐级报批，一般应报送本部门分管领导。是否转报有关部门或上一级领导，由本部门领导决定。
第十四条 签报不得与发文同时使用。
第四章 公文拟稿
第十五条 公文要符合国家的法律、法规及有关方针、政策，如提出新的政策规定，要切实可行，并附说明。
第十六条 公文的内容要做到情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，用词用字及标点要准确规范，篇幅力求简短。
第十七条 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
第十八条 公文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。必须使用国家法定计量单位。
第十九条 结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。
第二十条 文内使用简称，一般应先用全称，同时注明简称，并应使用规范化简称。
第二十一条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。
第二十二条 公文中引用的外文应翻译成中文，译名应使用规范译法，如有必要可在中文译文后用括号注明外文（只在首次出现时标注一次）。
第二十三条 办文依据或背景材料应作为参阅件；如对正文进行解释或说明时可附起草说明或补充说明（解释和说明不以签报形式上报）。
第二十四条 修改和签批公文所用笔墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第二十五条 按规定标注主题词，主题词除分类词外，数量一般不超过5个词。上行文按上级机关要求标注主题词。
第二十六条 严格执行有关保密规定，秘密文件按规定标注密级，非秘密文件应在“密级”栏内标注“普通”字样。
第二十七条 按办文时限要求合理标注缓急程度。需要在印发的正式文件中标明缓急程度的，标注在缓急程度栏内。
要求在总局内按急件或特急件办理，但不宜标在印发的正式文件中的，应在缓急程度栏内标注“普通、同时在备注栏中标明“请按急件（或特急件）办理”。
已经超过了规定的回复期限，需要按急件或特、急件办理的，应说明理由。
第二十八条 拟稿人必须为国家环境保护总局机关正式在编人员。
第五章 公文的审核
第二十九条 公文在送领导人签发之前应进行审核，审核的重点包括：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；是否与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式、秘密等级以及缓急程度等是否符合有关规定。
第三十条 办公厅主任或授权副主任负责对总局发文、总局令、总局函、总局局长函以及各业务司起草的办公厅文件、办公厅函进行审核。
第三十一条 办公厅文秘部门负责对总局发文、总局令、总局函、总局局长函以及各司起草的办公厅文件、办公厅函的核稿工作；各司秘书负责对本司司发文、函的核稿工作。
第三十二条 公文的审核实行分级负责制。
总局发文，由各司司长负责文件内容的审核，司长不在时，可委托主持工作的副司长负责审核。审核的主要内容为：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；是否与有关部门协商、会签等；办公厅文秘部门负责文字审核，审核的主要内容是：文字表述、文种使用、公文格式、秘密等级、缓急程度以及是否与有关部门会签和符合有关规定等。
司发文、函，文件内容由各处处长负责审核；发文形式、文种、文字、格式由司秘负责审核。
拟办公文如不符合本办法有关规定，文秘部门可退回拟文单位。
第三十三条 处、司、办公厅三个环节审核公文的时间，一般为每个环节普通件不超过3个工作日、急件不超过2个工作日、特急件不超过1个工作日。
第六章 公文的签发
第三十四条 国家环境保护总局文件按业务分工由局长或局长授权的分管副局长签发。局长或局长授权的分管副局长不在时，急件和特急件由值班局长签发。
第三十五条 国家环境保护总局令由分管副局长审核后送局长签发。
第三十六条 国家环境保护总局局长函由局长或局长授权的分管副局长签发。
第三十七条 国家环境保护总局办公厅文件及办公厅函由办公厅主任或由办公厅主任授权办公厅副主任签发。
第三十八条 国家环境保护总局司发文、函由司长或司长授权副司长签发。
第三十九条 签发公文，签发人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
第七章 公文格式
第四十条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机，关和时间等部分组成。
一、发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
二、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”、“绝密”、“机密”公文应当标明份数及序号。
三、紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
四、发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
五、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
六、公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
七、公文应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都加盖印章。
八、成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
九、文字从左至右横写、横排。
第四十一条 公文用纸为国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。
第八章 行文规则
第四十二条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。
第四十三条 国家环境保护总局在本局职权范围内，可以与国务院各有关部委及直属机构互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据国务院授权和职权规定，向下一级政府行文。
第四十四条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第四十五条 国家环境保护总局与国务院各有关部委、直属机构、省人民政府可以联合行文；也可与相应的军队机关、同级人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第四十六条 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文请示时，应当抄送被越过的机关。
第四十七条 国家环境保护总局普发性文件原则上应主送各省、自治区、直辖市环境保护局并抄送国家环境保护总局直属单位，根据需要也可增发国务院各有关部委、直属机构或总局双重领导单位。增发计划单列市或副省级城市环境保护局的，应当确有必要。
第四十八条 主送及抄送单位应当标明收文单位的全称或规范化简称。如用“各有关单位”等统称，应另附主送或抄送单位名单。
第四十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
第五十条 “报告”中不得夹带请示事项。
第五十一条 办公厅归口管理在报纸、刊物上发表总局行政性文件或编辑出版文件汇编等事宜。
第五十二条 拟在报纸、刊物上公开发表的文件，均应履行相应的办文程序，并在送签件上注明“拟在×××上公开发表”字样，报签发领导审批。
在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，并应在发表时注明“不再另行发文”字样，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
已经印发的文件需在报刊上公开发表时，需由原办文单位书面请示原签发领导批准，并送办公厅备案。
第五十三条 总局发文统一由司秘转办公厅核稿后转送总局领导签发；签发后由办公厅编发文号。司发文、函由司秘送司领导签发；签发后由司秘编发文号。
第五十四条 局长函按总局发文程序办理，由办公厅送总局领导署名并编发文号。
第五十五条 文稿经签发后即行生效，任何人不得随意更改。如遇特殊情况需修改时，一般文字修改需征得办公厅文秘部门同意，重要修改应请示签发人批准。
第九章 会签与联合行文
第五十六条 公文内容涉及其他单位或总局其他部门工作的，拟文部门应主动商请有关部门会签或联合行文。
协办部门应认真履行职责，及时提出会签意见。总局内部会签，协办部门一般应在3个工作日提出会签意见退主办部门，逾期视为同意。特殊情况需要延长会签时间的，应在规定时间内商主办部门同意。
有关全局性工作的分工及归口管理部门的确定按国家环境保护总局“三定”方案的有关规定执行。
第五十七条 会签不应以签报或其他形式代替。
第五十八条 会签和联合行文应由主办单位签发或签署意见后，再送协办单位签署意见。
第五十九条 部门之间对有关问题意见不一致时，应如实向上级反映，在未取得一致意见之前，不得各自向下行文。
第六十条 有关部门拟与我局联合发布或会签的公文，由办公厅登记并转有关业务司提出意见后，报总局领导签发。司不得与其他单位同级机构联合行文。
第十章 印制与发递
第六十一条 总局及内设机构发出的公文均需按规范格式打印成文，严禁手写公文加盖公章下发。
第六十二条 国家环境保护总局文件、国家环境保护总局令、国家环境保护总局办公厅文件、国家环境保护总局办公厅函、国家环境保护总局司发文、国家环境保护总局司函、国家环境保护总局办公厅会议通知及其他公文由机关服务中心负责印制、校对、送交盖章和发送。
第六十三条 文件签发后应及时印制和发出，自领导签发之日起，特急件必须于当日或规定时限内发出，急件24小时内发出，普通件3天内发出。
第六十四条 文稿签发后，因故需推迟或取消发文时，需由拟稿部门及时写出文字说明，经处、司领导签署意见后，报文件签发人或上一级领导批准，并送文秘部门销号和备案。
第六十五条 印数在50份（不含）以下的公文，采用盖章方式；印数在50份以上的文件，应采用套印方式。
第六十六条 主送或抄送除国务院及国务院各部委、各省（自治区、直辖市）环境保护局、各直属单位以外的公文，拟文单位应提供收文单位的地址及邮政编码。
第六十七条 除国家环境保护总局局长函外，公文一般不得寄至个人。
第六十八条 公文原稿及正式文件2份本年度内由各司保存，并在规定时间内移交总局档案管理部门。
第十一章 收文的办理
第六十九条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第七十条 根据公文的文种和内容，收文分为阅件和办件两种。
阅件为不需要回复或办理的阅知性文件。
办件包括上级交办事项，国务院各部门、地方和直属单位来文中需要回复或办理的事项。需要办理的事项，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。
第七十一条 主送国家环境保护总局的文件，由办公厅负责接收和批办。其他部门和人员代收的主送国家环境保护总局的文件，应及时转交办公厅处理。
主送各司的文件，由各司秘书负责接收，司长或由司长委托副司长批办。
处级单位不得对外受理正式文件。
第七十二条 国家环境保护总局接收的公文，由办公厅负责签署批办（阅）意见，分类编号登记；转报总局领导的，由总局领导秘书签收，并送总局领导批示；批办给各司的，由各司秘书签收并送司领导批示。
第七十三条 各司领导接文后，需指定承办（阅）处（室）或承办人。对于办件，承办单位及承办人必须抓紧办理，不得延误、推诿。特急件、急件随时办理，有时限要求的要在限期内办结，对没有时限的公文，亦应及早办理，至迟自收文之日起15个工作日内批复或答复。因故不能在限期办完者，承办人应及时向有关领导说明原因。公文在办理过程中，承办人因公出差或请假，要向有关人员或领导移交清楚。
第七十四条 各司领导如认为是不属于本部门职权范围办理的公文，应请秘书迅速将文件退回办公厅并说明理由，办公厅领导同意后由办公厅负责批转有关司办理。
第七十五条 对涉及其他司业务范围的公文，承办部门应主动商有关司提出办理的意见并及时将公文转至有关司。
第七十六条 对需要办理的公文（包括签报），办公厅及各司秘书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
第七十七条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章。加盖复制机关证明章的公文复制件视同正式文件办理并妥善保管。无复制机关证明章的复制件及传真件不得作为正式文件办理。
第十二章 附则
第七十八条 起草、审核、签发和办理公文，应当使用国家环境保护总局计算机公文管理系统。国家环境保护总局计算机公文管理系统管理办法另行制定。
第七十九条 国家环境保护总局其他公文（如中共国家环境保护总局党组文件、中共国家环境保护总局党组会议纪要、国家环境保护总局行政复议决定书、国家环境保护总局行政处罚决定书、国家环境保护总局行政处罚通知书等）参照本办法执行。
第八十条 本规定由国家环境保护总局办公厅负责解释。
第八十一条 本规定自1998年10月1日起施行。
