发布文号: 安监总厅[2006]163号
总局和煤矿安监局机关各司局，应急指挥中心，各在京直属事业单位、社团组织：
为加强国家安全生产监督管理总局机关档案工作，保证归档文件材料的齐全完整，便于查考利用，实现文书立卷归档工作的科学化、标准化、规范化、制度化，现印发《国家安全生产监督管理总局机关文件材料归档办法》，请各单位认真执行。
二○○六年十一月三十日
国家安全生产监督管理总局机关文件材料归档办法
一、总 则
1．为加强国家安全生产监督管理总局（以下简称总局）机关档案工作，保证归档文件材料的齐全完整，便于查考利用，实现文书立卷归档工作的科学化、标准化、规范化、制度化，根据总局机关内设机构的主要职责，结合国家档案局有关规定，制定本办法。
2．本办法适用于总局机关、国家煤矿安全监察局机关（以下简称煤矿安监局）、国家安全生产应急救援指挥中心（以下简称应急指挥中心）（以下统称各单位）。
3. 本办法所称机关文件材料指总局内设机构、煤矿安监局内设机构及应急指挥中心内设部室在履行职责中形成的，具有保存价值且办理完毕的各种文件材料（含电子版），包括文字、图表、音像、实物等。
4．总局机关档案工作实行文书立卷制度，应归档的文件材料必须经文书立卷后定期向档案部门移交，实行集中统一管理。总局档案馆（以下简称档案馆）作为机关档案的永久管理、利用基地，负责接收本款第二条所列机关移交的各类档案，并负责对机关文书立卷归档工作进行具体指导和监督。
二、归档单位、范围及保管期限
5．各单位机关文件材料归档工作分别以内设机构为单位进行归档。各单位综合处（办公室）负责本单位职责范围内形成的文件材料归档工作，文书立卷人员具体承办。总局、煤矿安监局机关各司局文件材料归档范围及保管期限见附件1，应急指挥中心文件材料归档范围及保管期限见附件2。
6．由两个或两个以上部门联合发文的文件材料，由主办部门负责归档。
7．总局党组会议记录、纪要，总局局长办公（业务）会议记录、纪要、通知，以总局、总局党组、总局领导名义向党中央、国务院领导同志汇报的材料，党中央、国务院领导同志有关安全生产工作的批示、谈话记录，外部委发总局的文件及明传电报等由总局党组秘书、办公厅秘书处或承办司局按照谁承办谁负责的原则负责归档。党中央、国务院文件，外部委发总局党组的文件及密码电报由总局办公厅综合处机要室负责归档。
会计档案由总局办公厅（财务司）机关财务处、煤矿安监局综合司、应急指挥中心资产财务部按财政部有关规定整理，定期移交档案馆。
属总局固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及文字材料由基建单位及设备购置单位负责归档。其竣工验收和设备开箱应通知档案馆派人参加，若竣工档案不完整，该项目不得验收。设备档案实行先归档，后借用制度。
8．机关文件材料的保管期限分为永久、长期（15年－50年）、短期（15年以下）三种。记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利用价值的重要文件材料定为永久。反映本单位一般职能活动的，在较长时期内具有查考利用价值的文件材料定为长期。只在较短时期内有查考利用价值，反映本单位一般或临时性职能活动的文件材料定为短期。
基本建设项目档案及技术设备档案，其保管期限不得短于实物的实际使用年限。
三、归档要求
9．各单位要建立健全日常归档制度，提高对归档工作的认识，明确专人负责此项工作。承办人员应将办理完毕的文件材料在一周内按本办法要求送交本单位文书立卷人员立卷。
10．各单位文书立卷人员集中统一管理本单位归档文件材料，并按要求定期向档案馆移交归档。文书立卷人员对本单位应归档文件材料要底数清楚，并采取有效跟踪措施，督促承办人员及时归卷，以确保应归档文件材料的齐全完整。
11．各单位起草的正式文件必须归档，且清稿、底稿齐全，正文中涉及转发文、附件、附表的也要求齐全完整；文件草稿一般不需归档，如有总局领导批示或有重要修改意见的草稿应与正文、底稿一并归档。有领导重要批示或有处理结果的文件阅办处理单与被处理文件一并归档。
在本单位刊物或内部网站登载发布不另行文的文件定稿，应由文件主办单位将定稿和刊物或电子文档一并归档。
除文字材料外的其他归档材料（如：图表、声像、实物等），必须附有文字说明（时间、地点、人物、内容等）一并归档。
同一归档文件只需归档一份，不得重复归档。
12．正文中涉及引用文件的，分别按以下办法归档：
⑴ 引用文件如与正文为同一年度的，必须与正文组成一卷归档。引用文原则上归档原件，如来文为复印件或有其他特殊情况时，可根据收文章视为原件归档。
⑵ 引用文件如是以前年度的，可先不归档；但如经档案馆审卷人员查找发现以前未存此文，则需将引用文件交档案馆审卷人员，同正文一卷归档。
13．归档文件应符合以下技术要求：
⑴ 归档文件清稿必须是正式印刷物且符合公文要求。拟稿、审稿、签批应使用墨汁、炭素墨水、黑或兰黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯兰或红色墨水书写或签字。加盖公章应使用印泥，不得使用印油。
⑵ 文件材料一般应归档保存原件，复印文件不作为档案保管；若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。
⑶ 图纸应向图的正面，以手风琴方式折叠，并使其折成宽21厘米、长29.7厘米（A4纸型大小）。蓝图的标题栏应在右下角露出。
四、立卷要求
14．各单位综合处（办公室）文书人员具体负责本单位文件的立卷归档工作。文书立卷人员应将本单位办理完毕的文件材料按归档要求收集齐全，并按一事一卷进行立卷。
15．文件材料立卷应遵循文件的形成过程和特点，保持文件内容间的有机联系，便于保管和利用。
16．案卷组合应符合以下要求：
⑴ 同一文件的清稿和底稿及第11条提及的草稿和文件阅办处理单，转发件与原件，正文与附件（包括带有印刷物的附件）、附图、附表及引用文必须组合为一卷；请示与批复可以组合为一卷。
⑵ 属总局、煤矿安监局、应急指挥中心固定资产的同一基本建设项目、设备仪器的全部档案原则上组成一卷。
⑶ 属审批的基本建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷。
⑷ 对同一企业安全生产许可、审批过程中形成的全部材料组成一卷。同一安全生产许可证等延期（补办、变更）过程中形成的全部材料应交档案馆与申办时的卷宗合并保管。
⑸ 危险化学品经营许可证、烟花爆竹经营许可证、作业场所职业卫生安全许可证等组卷方式同上。
⑹ 同一案件的行政复议材料组成一卷。行政复议材料的保管期限应考虑相应的法律有效期限。
⑺ 注册安全工程师注册过程中形成的材料，可按一人一卷，也可酌情分类组卷。
⑻ 同一次人员调动(或其他)过程中形成的全部材料组成一卷。
⑼ 干部调动介绍信存根等以单据方式形成的文件材料（财会单据除外），可分别酌情以原始的一本为一卷或依时间、单据号等组卷（如：半年的同类单据为一卷；或1－XX号同类单据为一卷等）。
⑽ 简报、刊物等可按名称一期一卷，或按时间（一季、半年、一年）合并数期一卷。
⑾ 统计、报表、名册可按地区、名称、格式、内容等组卷。
⑿ 年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，原则上放入批复年度立卷，特殊情况也可放在请示年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年度立卷；两年以上的总结，放在总结的最后年度立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年度立卷；法规性文件应放在文件公布或生效年度立卷；需经数年经办的同一问题或案件，应分阶段立卷，确实分不开的，应归入问题解决或案件结案年度立卷。
17．卷内文件排列原则上批复在前，请示在后；转发件在前，原件在后；正件在前，附件在后；文字材料在前，附表、附图、音像、实物材料在后；本机关形成文件在前，外单位文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。同一文件清稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；中文在前，外文在后；汉文在前，少数民族文字在后。
18．文件材料的编页以一卷为一个起始顺序号，文书人员立卷时应先用铅笔按排列顺序在文件正面右上角和反面左上角逐张编写阿拉伯数字流水号，双面或筒子页正反面均应编写页码，无字面不编页。
文件材料为装订（非金属装订）印刷册时，每册编一个号，不再逐页编号。
19．案卷的顺序号按年度?D?D保管期限分类，分别按流水号进行排列，并用铅笔标在案卷首页左上角；其中永久和长期混合排列，即：同一年度的永久和长期卷混合编排一个顺序号，短期卷编排一个顺序号；不同年度的案卷分别排列顺序号。
同一卷内若有不同价值的文件材料，保管期限从长计算。
20．对卷内文件材料归档情况需要说明时，应填写备考表，其他情况可不填。如：对未能收集归档的文件材料、应有而没有原件的文件材料做出书面说明等。备考表应由处室负责人或承办人或文书立卷人员及档案馆整卷人员签字，与文件材料一并立卷。卷内备考表格式见附表1。
五、特殊档案的归档
21．事故档案。
⑴ 事故材料由分管司局负责归档。由省级煤矿安全监察机构调查处理需煤矿安监局批复的特大事故，将批复与省级煤矿安全监察机构上报请示等材料组成一卷归档，保管期限定为永久。
⑵ 由总局、煤矿安监局负责调查的特别重大事故材料，由参加调查的分管司局承办人员按《企业职工伤亡事故调查分析规则》中规定的事故结案归档材料要求收集现场材料，并加以整理，尽可能做到齐全完整，并于事故结案后一个月内交所在司综合处立卷。一起事故的所有材料组成一卷归档，保管期限定为永久。
⑶ 事故结案归档材料主要包括：结案通知，事故调查处理决定，事故调查处理报告，调查组成员名单等正式文件材料，职工伤亡登记表，现场调查记录、图纸、照片，技术鉴定和试验报告，人证、物证材料，直接和间接经济损失材料，事故责任者的自述材料，医疗部门对伤亡人员的诊断书，发生事故时的工艺条件、操作情况和设计资料，处分决定和受处分人员的检查材料，有关事故的通报、简报等。
⑷ 事故材料中的照片、图纸、录音、录像及实物材料应由参加事故调查的分管司局承办人员编制相应的文字说明，其他司局参与调查人员应将各自搜集材料作初步整理后交分管司局承办人员一并归档。
⑸ 事故材料的排列顺序原则上遵循：重要材料在前，一般材料在后；结论性材料在前，辅助性材料在后；正式形成的文件材料在前，非正式文件材料在后；文字材料在前，图、表、音像、实物材料在后。
22．会议档案。
⑴ 以总局、煤矿安监局及应急指挥中心名义召开的各类会议，会议文件由主办单位负责归档，有两个以上单位承办的会议，承办会议排名在前的单位负责归档，也可由档案馆派专人参加会议负责归档；由总局、煤矿安监局、应急指挥中心内设机构召开的各类综合、专项会议，会议文件由主办单位负责归档。由外单位主办，邀请总局人员参加的涉及总局、煤矿安监局、应急指挥中心工作职能的会议，其会议材料由参会人员交本司综合处立卷归档。
⑵ 会议文件按一会一卷归档，其保管期限从长计算。会议中各类文件的保管期限见附件3。
⑶ 会议材料原则上按下列顺序排列，依次递进：①会议批复；②会议请示；③会议通知（日程安排、代表手册）；④党中央和国务院领导同志贺信（讲话）；⑤会议主报告（决议、纪要、公报）；⑥会议辅报告；⑦领导讲话；⑧会议提案（发言、经验交流、典型材料）；⑨会议简报（会议记录、新闻报道、代表登记表等）；⑩会议照片、录音、录像及实物。
六、移交归档
23．各单位文书人员应于3月1日前，将上一年度的归档文件材料立卷完毕集中移交档案馆；各单位上一年度由本单位签发的文件、函件总登记簿可于3月底前移交档案馆。档案馆于每年5月底前公布各单位归档情况。
24．移交档案馆归档的案卷应齐全完整，对于尚有材料未齐的案卷原则上应待材料收集齐全后，再行归档。
25．各单位文书人员应将移交案卷按要求排列顺序号，并分别编制一式两份移交目录；交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。案卷移交目录格式见附表2。
档案馆人员如在审卷过程中发现不符合归档、立卷要求的案卷，应将案卷退还文书人员并在案卷移交目录上注明原因，双方签字；如系立卷不合要求或案卷材料不全，文书人员应按要求重新立卷后尽快返还档案馆经办人员。
26．已归档文件材料如需替换、更改等情况，应由承办单位在所存原卷中填写或添加备考表说明并签字盖章。
27．档案馆人员对所交案卷进行审核、整理并打印出正式案卷目录，交接双方签字并加盖公章后各存一份。
七、附 则
28．离退休干部局、国际交流合作中心、机关服务中心机关、宣传教育中心档案工作纳入总局统一管理的范围，归档工作比照机关司局办理。
29. 本办法自印发之日起执行，总局其他在京直属事业单位、社团组织文件材料归档工作可参照本办法执行。
30．本办法由国家安全生产监督管理总局办公厅负责解释。
