发布文号: 吉政办发（1994）103号
(吉林省人民政府办公厅1988年5月17日发布1994年11月24日修订)
吉政办发(1994)103号
各市、州、县人民政府，省政府各委办厅局、各直属机构：
现将修订的《吉林省国家行政机关公文处理实施细则》发给你们，自发布之日起施行。
第一章 总则
第一条 为使全省国家行政机关(以下简称行政机关)公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》(国办发(1993)81号)，结合我省实际，制定本实施细则。
关联法规：
第二条 本实施细则适用于全省各级人民政府和政府各部门及其所属单位的公文处理工作。
第三条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第四条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第五条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第六条 各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步完善现代化办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。
第七条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第八条 各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。
第九条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文种类
第十条 行政机关的公文种类主要包括：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律和行政法规规定发布规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
(二)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(三)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
(四)指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
(五)公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(六)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
(七)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十一)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
(十二)会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
(一)发文机关(文头)应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
联合行文机关过多，可使用主办机关文头。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级一般用黑体字标注在文件首页文头的右上角。
“绝密”、“机密”文件应当标明份数序号。份数序号应标在文件首页文头的左上角，使用五位数阿拉伯数码标识。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
紧急文件的紧急程度应标在文件首页文头的右上角；如同时又有秘密等级，应先标紧急程度后标秘密等级。
(四)发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
年份一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之后、序号之前。
发文字号标注位置一般应在文头之下取中，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。
(五)凡上报的请示、报告，均应在发文字号右侧平齐适当距离、红线之上注明签发人的姓名(形式为“签发人：×××”)。
平行文、下行文可不标注签发人。
(六)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
转发公文，如被转发公文的标题过长，可以进一步压缩文字、概括内容，但不应以其发文字号代替标题。
转发上级通知，在其标题之后可不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”。
(七)公文的主抄送机关，应使用统一的规范化简称。如主送单位过多，也可使用“有关部门”的称谓。
主送机关应写在标题之下居左顶格，并加冒号；如特殊需要也可将主送机关列在主题词之下、抄送机关之前。
抄送机关标注位置应在主题词之下抄送栏内。
(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称，名称之后不用标点符号。
附件一般应与主件装订在一起。附件首页左上角应注明附件顺序号。如主件与附件不能装订在一起，其附件首页左上角应注明主件的发文字号和附件的顺序号(形式为“×××(1994)×××号文件附件”)。
(九)公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。
加盖印章处不再打印发文机关名称。印章必须盖端正，其位置应注意上不压正文，下压成文时间，并尽量使年月日露出。
(十)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
成文时间一般写在正文之后，特殊情况下也可写在标题之下，用括号括起来。
(十一)公文如有附注，应标在成文时间左下侧，空两字并用括号括起来(形式为“(此件不宣传、不登报)”)。
(十二)文件应当标注主题词；上报国务院的文件，标注《国务院公文主题词表》规定的主题词；上报省政府的文件，标注《吉林省人民政府公文主题词表》规定的主题词。
主题词的标引顺序先是标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件的标引，最多不超过5个主题词。一般情况下，类别词不能省略，如找不出反映文件主题内容的类属词时，可只标适当的类别词。
主题词标在文件的抄送栏上，顶格写。各主题词之间不用标点符号。
(十三)印发机关和印发时间可标注在抄送栏之下。印发机关排列在左，左空一字；印发时间排列在右，右空一字。
(十四)文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。
(十五)一般情况下，公文使用的字体应统一。标题使用2号小标宋体或3号黑体，批语、按语使用3号楷体，正文使用3号仿宋体。每页排19行，每行25个字。
第十二条 公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米)，也可以采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 各级行政机关的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。
省政府的行文关系，上行文：向国务院报告、请示；平行文：向国务院各部委各直属机构、军队、团体及不相隶属机关单位、兄弟省区市发函商洽工作、询问和答复问题、请求批准有关业务事宜，向省人大及其常委会提出议案；下行文：向各市、州、县政府和省政府各部门、各直属机构行文，需要时亦可直接向基层和有关单位行文。
各市、州、县(市、区)政府的行文关系，可比照省政府的行文关系自行确定。
第十四条 政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文；也可以根据本级政府授权和职权规定，对下级政府行文。
第十五条 转发上级机关的公文，不再抄送上级机关。向下级机关的重要行文，应当同时抄送其直接上级机关。省政府的重要下行文，应抄送国务院办公厅10份，市、州政府和省政府各部门的重要下行文，应抄送省政府办公厅5份。
第十六条 部门之间对有关问题未经协调一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
凡可由部门自行下达，或者可以与有关部门联合下达的公文，政府不予批转。
第十八条 各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。
第十九条 凡可由政府主管部门研究解决的问题，应直接与其协商解决，可不必向政府请示或再由政府中转。
第二十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。凡报送政府的“请示”，文件的主送机关只能写政府，不得写领导同志个人，也不要抄送领导同志个人。除领导直接交办的事项外，“请示”一律经由文秘部门承办，不得直接送领导者个人。
第二十一条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十二条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十三条 经批准在报刊上全文发布的政府规章及其他公文，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第五章 公文办理
第二十四条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十五条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见，送领导人批示，或者交有关部门办理。如遇内容复杂、情况特殊的公文，文秘部门应当先与有关部门协商，然后再拟办和分送；如内容涉及部门较多，在拟办时应写明哪个主管部门会同哪些有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。
第二十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十七条 政府各部门对于政府交办的公文，应当分别下列情况进行处理：
(一)属于本部门职权范围内的问题，自行处理，直接答复；涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，由主办部门答复或会同有关方面联名答复。
以部门名义答复的，应反馈给政府文秘部门。
(二)需要由政府答复的问题，主办部门应当提出处理意见，代拟复稿，报送政府审批；呈报前，主办部门负责人应对代拟稿进行审核并签署。需要会签的，须经有关方面会签，如意见不一致，应当如实反映。
第二十八条 属于部门职权范围的事项，不应要求以政府名义发文，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。涉及其他部门或者地区的问题，未经协商取得一致意见，不得自行发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明经政府同意。属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关部门处理。
第二十九条 送领导人批示或者交有关业务部门办理的公文，文秘部门负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第三十条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
(四)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
(五)必须使用国家法定计量单位。
(六)用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
第三十一条 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十二条 公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任签发。
第三十三条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。
第三十四条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十五条 公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的有关规定。
关联法规：
第三十六条 经审核把关，对不成熟或质量上有问题的文稿，按以下办法处理：
(一)对不需行文或可由部门行文而不需以政府名义行文的，写明理由，经领导批准后退拟稿部门处理；对内容不成熟或文字上需要作大量修改的，提出处理意见后，径退拟稿部门修改。
(二)对未按公文处理有关规定办理，手续不全、材料不充分的，提出具体意见后，径退拟稿部门补办。
(三)对质量上虽有些问题，但不需要退回拟稿单位修改的，由公文审核部门负责修改，也可以与拟稿部门共同修改。
(四)审核改动较大的，须经拟稿部门的领导同志审签认可。
第三十七条 上报的公文，如不符合本实施细则第十九条、第二十条、第二十一条、第二十二条、第二十八条、第三十条第一项的规定，上级机关的文秘部门可退回呈报单位。
第三十八条 缮印公文，应按轻重缓急安排。紧急公文必须按时间要求印出，不得压误。
第三十九条 上级行政机关的秘密公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经本级机关的负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
第四十条 需要翻印、转发的国务院文件(含国务院办公厅文件)由省政府办公厅统一印发。需要翻印、转发的国务院各部委、各直属机构的文件，由省政府对口的部门印发。
省政府办公厅翻印、转发的国务院文件(含国务院办公厅文件)，经市、州、县政府和省政府各部门的办公厅(室)主任批准，可以翻印、转发。
第四十一条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第四十二条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
关联法规：
第四十三条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第四十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第四十五条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十六条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十七条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。
第七章 附则
第四十八条 法规、规章及外事方面的公文，按照有关规定处理。
第四十九条 本实施细则由省政府办公厅负责解释。
第五十条 本实施细则自发布之日起施行。省内过去有关公文处理的规定，凡与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。
