发布文号: 青政办发［2003］46号
各区、市人民政府,市政府各部门,市直各单位:
现将修订后的《青岛市行政复议案件文书立卷归档规定》印发给你们,望认真遵照执行。
二○○三年七月二十四日
青岛市行政复议案件文书立卷归档规定
(1996年4月11日市政府办公厅发布2003年7月24日市政府办公厅修订)
第一条 为加强行政复议档案的收集、整理和管理,使行政复议法律文书立卷归档工作标准化、规范化,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》和《青岛市档案管理条 例》等有关法律、法规的规定,结合本市实际,制定本规定。
关联法规：
第二条 本市各级行政复议机关及具体办理行政复议事项的行政复议机构,均须按本规定做好行政复议法律文书立卷归档工作。
关联法规：
第三条 行政复议案件文书是指一个行政复议案件从受理、审查到结案所形成的法律文书、公文、函电、图片等。
第四条 行政复议案件文书立卷,实行一案一卷,一案一号制度,按照方便利用、利于保密的原则,单独立卷。
第五条 各类行政复议案件文书必须用国际标准A4型纸。书写材料应符合档案保护要求(如用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁)。打印件,必须用钢笔、毛笔签字或盖章。
第六条 行政复议案件文书立卷归档工作由案件承办人员具体负责,行政复议机构负责人为立卷审核人。
第七条 行政复议机构在受理行政复议案件后,案件承办人员即开始收集、整理与本案有关的证据、依据和相关材料,在案件办结以后,要认真检查该案的文书材料是否收集齐全,若发现案件文书材料不完备,应当及时补齐或采取补救措施,并剔除与本案无关的文书材料。
第八条 立卷归档的行政复议案件文书材料,只留存一份原件立卷为正本,多余的决定书及其他文书材料,可以另立一卷为副本,副本可按正本收录文书材料立卷,缺者可复印补足。
第九条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件文书材料,可与原行政复议案卷合并立卷归档。
第十条 下列行政复议案件文书材料不归档,由承办案件的行政复议机构自行处理:
(一)答复来信来访到有关单位的;
(二)转交有关单位办理的;
(三)没有参考价值的信封、工作材料;
(四)内容相同的重份文书材料;
(五)法律等规范性文件的复制件;
(六)与行政复议案件无关的其他文书材料。
第十一条 行政复议案件文书材料的排列顺序:
(一)案卷封面;
(二)卷内目录;
(三)行政复议决定书(正件及原件);
(四)规范性文件审查处理决定;
(五)行政复议终止通知书(正件及原件);
(六)行政复议案件受理审批表;
(七)行政复议申请受理通知书;
(八)责令受理或直接受理通知书;
(九)补正行政复议申请通知书;
(十)行政复议申请书;
(十一)申请人提交的证据清单及证据材料;
(十二)申请人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
(十三)行政复议申请答复通知书;
(十四)行政复议答复书;
(十五)被申请人提交的证据清单及证据材料;
(十六)被申请人的法定代表人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
(十七)第三人参加行政复议通知书;
(十八)第三人提出的书面意见书;
(十九)第三人提交的证据清单及证据材料;
(二十)第三人和委托代理人的身份证明及授权委托书;
(二十一)规范性文件处理转送函;
(二十二)停止执行通知书;
(二十三)行政复议案件延期审批表、决定延期通知书;
(二十四)行政复议中止及恢复审查通知书;
(二十五)行政复议询问、调查笔录及调查核实的相关材料;
(二十六)行政复议案件请示、报告、处理建议及批复等材料;
(二十七)责令履行通知书;
(二十八)各种行政复议文书的送达回证;
(二十九)强制执行申请书;
(三十)行政复议建议书;
(三十一)行政复议案件备考表(封底)。
第十二条 卷内文书材料按排列顺序,依次用阿拉伯数字编写页号,页号应当用铅笔填写在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角。封面、卷内目录、备考表(封底)不编号。
第十三条 卷内目录应当按行政复议案件文书材料排列顺序逐件填写,卷内目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目组成。
第十四条 案卷封面按规定逐项填写。行政复议机关是区(市)政府的应写区(市)政府法制办公室,行政复议机关是各级政府部门的写本部门名称。案由要用简明、准确的法律述语填写。申请人、被申请人、第三人应当写全称。复议请求、结果、日期,应根据案件实际简单、明确地填写。
第十五条 案卷封面、卷内目录要用钢笔或毛笔按规定项目逐项填写齐全或用微机打印。字迹要规范、工整、清楚,打印编排要符合规范要求。
第十六条 案卷装订前应当注意下列事项:
(一)破损或字迹模糊的文书材料应修补或复制,复制件应置于原件前面;
(二)大于A4标准规格的纸张应折叠,小于A4标准规格的纸张应托裱;
(三)案卷装订不得压住字迹或图画;
(四)需要附卷保存的信封,要打开展平加贴衬纸,邮票不得撕揭;
(五)外文及少数民族文字材料应附汉语译文;
(六)文书材料上的金属物必须剔除,以防锈蚀。
第十七条 每卷的厚度以不超过15毫米为宜。材料过多的,应当按顺序分册装订。
第十八条 案卷采用三孔一线左侧装订,长度160毫米左右为宜,并在卷底装订线结扣处粘贴封志。装订时不得把文字订在线里。
第十九条 行政复议案件结案后3个月内立卷,并向本单位档案部门移交。行政复议档案应按规定定期向同级档案部门移交。
第二十条 随卷归档的音像材料等,按音像档案管理办法整理。
第二十一条 凡纸张类的证物,均应装订入卷,不能随卷保存的应当拍照片附卷,原物按有关规定经领导审批后处理。
第二十二条 《备考表》印制在封底上。有关卷内文书材料的情况说明,应当逐项填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人、审核人的姓名及立卷时间填上以示负责。
第二十三条 卷内文书材料涉及国家机密和个人隐私的,应当列为密卷,归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级的确定、变更、解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。
第二十四条 案卷排列按保管期限至结案时间的顺序进行。即先将案卷保管期限分为永久、长期、短期3部分;每一种保管期限的案卷按结案时间顺序排列。
第二十五条 行政复议案件档案应按保管期限编制案卷目录。每种保管期限的案卷号从“1”开始编起,案卷形成满20年,案卷号截止,案卷目录随之截止,另起一册。案卷目录包括案卷号、案由、申请人、结案日期、页数、期限、备注等项。
第二十六条 各级行政复议机关应建立档案保管、保密、借阅利用等制度,指定专人负责行政复议档案的管理。行政复议档案一般不得外借。
第二十七条 行政应诉案件文书的立卷归档,参照本规定办理。
第二十八条 本规定自2003年7月24日起施行。
