发布文号: 鲁国税发[1999]32号
各市、地区国家税务局，省税务学校：
根据国家税务总局1998年12月30日印发的《全国税务机关公文处理办法 (修订稿)》(国税发[1998]227号)等有关规定，结合近年来各级国税机关公文处理工作和办公自动化逐步实施的实际情况，现制定和印发《全省国税机关公文处理办法》，自1999年6月1日起施行。1995年1月23日转发的《全国税务机关公文处理办法》(鲁国税发[1995]33号)同时废止，1998年8月4日印发的《山东省国家税务局机关工作规则》中的《公文处理办法》与本通知规定不一致的，一律改按本通知规定执行。
全省国税机关公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为了使全省各级国税机关的公文处理工作进一步现规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据国务办公厅、省政府办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和《全国税务机关公文处理办法(修订稿)》等有关规定，制定本办法。
关联法规：
第二条 国税机关公文(包括电报，下同)是国税机关在税务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令，发布税务规章，施行税务行政措施，分配税收计划，请示和答复问题，布置、指导和商洽工作，报告工作情况，交流工作经验的重要工具。做好公文处理工作，对执行政策、保障工作、完成任务会起到重要的作用。
第三条 各级国税机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作，负责公文收发；分办、传递、审核、催办、印制、用印、立卷、归档和销毁等，并负责指导、督查下级国税机关的公文处理工作。
第四条 各级国税机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当思想过硬，忠于职守，廉洁正派，经过业务学习和培训，具备有关专业知识。各级国税机关应当重视公文处理工作，为公文处理创造必要的条件，充分调动文秘人员的工作积极性。
第五条 各级国税机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断改善办公手段，逐步实现办公自动化，行文要少而精，切实注重效用，努力提高公文处理工作的效率和质量。
第六条 公文处理工作必须做到及时、准确、安全，避免漏发、误发、积压、错传；必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，不失密、泄密，确保国家秘密安全。
第七条 各级国税机关的公文处理工作，应当贯彻'党政分开'的原则。
第二章 公文主要种类
第八条 国税机关的公文种类主要包括：
(一)命令(令)。适用于依照有关法律、行政法规规定发布税务规章；宣布施 行重大强制性行政措施；奖励有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
(二)决定、决议。'决定'适用于对重要事项或重大行动做出安排。'决议'适用 于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
(三)指示。适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
(四)公告、通告。'公告'适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。'通告'适 用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(五)通知。适用于颁发政策法规和行政规章；转发上级机关和不相隶属机关的 公文，批转下级机关的公文；颁发本机关的规范性文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
(六)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复 上级机关的询问。
(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复。适用于答复下级机关的请示事项。
(十)函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主 管部门请示批准等。
(十二)会议纪要。适用于记载和传达会议议定事项和主要精神。
第三章 公文格式
第九条 国税机关公文一般由文头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章(或落款)、成文时间、附注、主题词、妙送机关、印发机关、印发时间、打印份数、打印人、校对人等部分组成。
(一)文头。文头一般为发文机关名称加上'文件'二字组成，有的文件(如函) 也可以略去'文件'二字。发文机关应为全称或者规范化简称。如联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)秘密等级。保密公文应当按密级划分的规定，在文件首页右上方分别注明 '绝密'、'机密'、'秘密'和保密年限。'绝密'、'机密'公文应当在文件首页左上角标明份数和序号。
(三)紧急程度。紧急文件应当根据重要程度、时间要求，在文件首页右上方分 别注明'特急'或'急件'；紧急电报应当分别标明'特急'、'加急'或'平急'。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之下。
(四)发文字号。发文字号一般由行政区域代字、发文机关或单位代字、年号 (公元全称)、序号组成。联合行文只标明主办机关或单位的发文字号。
(五)签发人。上报的公文(如请示、报告)应当在文件首页红线右上方注明签 发人的姓名，与发文字号位于同一水平线上，发文字号可适当左移。联合上报的公文，应当注明联合机关或单位签发人的姓名。
(六)标题。标题一般应当标明发文机关名称或规范化简称、发文事由和公文文 种。上报的公文，标题中不标出发文机关名称。标题应恰当准确、简明扼要地概括公文的主要内容。在标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不加标点符号。转发上级机关的文件，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关文件的发文字号代替。
(七)主送机关。主送机关一般应写于标题之下、正文之上，顶格并加冒号。主 送机关为两个或两个以上的，应按照各自的性质、职权和隶属关系等依次排列。有的公文(如决定、决议、会议纪要等)也可将主送机关写于正文之后，但要位于抄送机关之上。
(八)正文。正文是公文的主体，应当表达准确，层次清晰，言简意赅，突出主 题。文件层次不宜过多，应力求简洁。
(九)附件。公文如有附件，应在正文之后(空一行)、发文时间和印鉴之上， 注明'附件'字样、附件序号和全称。在附件的首页'附件'字样就标在左上角，并加序号。附件应当与正文装订在一起，如果附件在两个或两个以上的，要在每份附件首页左上角标明顺序号；如果不能合订，应当在每份附件首页左上角标明文件的发文字号和附件的顺序号。如附件不需打印或者不发，应当注明。印发规章等文件或转发文件时，正文标题中已经标明所印发或转发文件名称的，文末不再将所印发或转发的文件列为附件。
(十)成文时间。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关 领导人的签发日期为准。电报的成文时间以发出日期为准。
(十一)印章。机关公文除会议纪要和翻印的文件外，必须加盖印章。印章应当 在正文之后的右下方加盖在发文时间的中上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下。正文末页无法加盖印章的，要另加空白页标明成文时间并盖章，同时在该页上方注明'(此页无正文)'字样。印章要与发文机关相一致。几个单位联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章，印章顺序应与行文机关顺序相吻合，主办机关的印章应与成文时间相叠。
(十二)附注。附注是发文机关对公文内容以外某些事项进行说明和提出要求， 如'此件发至县级'、'此件只在内部传达，不得对外宣传'等。附注一般位于发文时间和印章的左下方，并标在圆括号内。
(十三)主题词。主题词应标在发文时间和印章之下，抄送机关之上，顶格写。 一份文件标引的主题词一般不超过6个。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
(十四)抄送机关。抄送机关应顶头标明在文件末页的主题词之下。抄送机关按 上级机关、平级机关、下级机关次序排列，机关之间一般按党、政府、军队、人大、政协、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。抄送机关应标其全称或规范化简称。
(十五)印发机关、印发时间、打印份数、打印人、校对人。印发机关和印发时 间标在文件末尾的倒数第二行左、右两侧，打印份数、打印人和校对人依次标在文件末尾的最后一行。此五项内容都应据实标明。
第十条 公文的文字从左至右横写、竖排。少数民族文字按其习惯书写、排版。
第十一条 公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽185毫米)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 各级国税机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文，不得越权行文。
第十三条 各级国税机关的办公室根据局领导的授权，可以代本级国税机关行文。各级国税机关的业务部门因工作需要，可以在自己的职权范围内，向下级国税机关的业务部门和其它机关的有关部门发函。
第十四条 各级国税机关在自己的职权范围内可以与同级政府各部门相互行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据有关规定向下一级政府行文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由国税机关行文，文中可以注明经政府同意。
第十五条 向上级机关行文不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向上级机关行文和向下级机关行文，可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其它同级机关。转发上级机关文件，如无补充内容，可不抄送上级机关。
第十六条 同级之间、机关内部各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。
第十七条 各级国税机关可以与同级政府、政府各同级部门、行使行政职能的事业单位和人民团体联合行文。联合行文应当确有必要。
第十八条 各级国税机关一般不得越级行文。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。
第十九条 '请示'应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，'请示'不得直接送领导者个人。一般不直接向非主管的上级业务机关行文，若需要时应与同级有关部门联合行文上报。
第二十条 '报告'与'请示'应当严格分开，'报告'中不得夹带请示事项。
第二十一条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十二条 经批准在报刊上全文发布的税务法规和规章，应当视为正式公文依照执行，各级国税机关可以不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第二十三条 领导讲话，均不以公文形式下发。对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。
第二十四条 各级国税机关除答复人大代表的建议、意见和政协委员的提案外，一般不对个人行文。
第五章 公文办理
第二十五条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
(一)外来公文一般由各级国税机关办公室文秘部门统一收办。对外来公文，应 随收随拆、随登记。所收文件不止一份的，要在每份文件上都标明份数。
(二)对需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者 交有关部门办理。对紧急公文，文秘部门应立即送领导人阅批或分送有关部门办理，并按照上级规定或者有关方面要求的时限，提出具体的办理时限。
(三)领导人在阅批文件时应当明确签署意见，并署写姓名和时间；其他审阅人 如圈阅或签字并署明时间，应当视同意。
(四)承办单位应当根据领导人阅批的意见抓紧办理，不得延误、推委，对不属 于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。对于内容涉及面广、问题较复杂、不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向文秘部门和领导人或者有关方面说明原因。
(五)对上级机关文件中布置的重要工作和领导人的指示、批示、交办事项，以 及送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对需要查办落实的事项，有规定时限的按规定时限完成；未规定时限的，一般应在30天内办结；对有特殊要求的，要特事特办。因情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。对下发的重要发文，应当及时了解和反馈执行情况。对逾期未办的公文，要查明情况，及时处理，防止延误和漏办。
(六)上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责 人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。
第二十六条 发文办理一般包括拟稿、审批、审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
(一)拟办公文时，应当使用规定的公文稿纸或者使用计算机专用纸打印，按照 格式要求认真拟写。拟稿人、拟稿人所属部门主管领导要依次把关并签署姓名和时间，然后送办公室核稿。
(二)各级国税机关的办公室，必须做好公文的审核、把关工作。办公室审核公 文的重点是：是否需要行文；是否符合国家的方针、政策和法律、法规及有关规定；是否与有关部门、地区协商、会签；附件和原始资料是否齐全，文字表述、文种使用、行文关系、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
需要机关内部有关单位会签的文件，会签后送办公室审核。
(三)公文经办公室审核后，送机关领导人签发。
未经办公室审核的公文，领导人一律不予签发。
重要的或者涉及面广的公文，必须由正职或者由正职委托的副职领导人签发。特 别重要、关系重大的公文，要经领导人集体研究决定后签发。
拟稿人不能签发自己起草的文稿。
领导人签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。
需要外单位会签的公文，应先经本单位办公室审核和领导人审签。外单位来会签 的公文，有关部门应在本单位领导人会签后，将会签文稿复印一份备查。
公文运转已实现办公自动化的，领导人除在电子文件上签发外，必须在打印出的 纸质稿头的签发栏内亲笔签发。
审批公文，最后签发人应当明确签署意见写明'发'或'不发'，并署写姓名和审批 时间。
(四)凡公文中涉及国税机关职权范围以外的问题，需要其它有关部门或地区配 合及其下属机关共同执行的规定和办理的事项，应与有关部门或地区联合行文或会签。
(五)需要以政府或政府办公厅(室)名义行文的，由承办机关使用专用拟稿纸 代拟文稿，经本单位领导人审签后，由办公室统一报送。
(六)各级国税机关的办公室负责明码电报和密码电报的收发与管理。凡涉及全 局性的重要事项、税收政策、重要会议及其它重大事宜，时限要求非常紧迫的，可以拟发传真电报。拟发传真电报，须使用传真电报专用稿纸拟稿，按正常行文程序送机关领导人签发(其他人员不得签名)。电报未经机关领导人签发不得发出。
在电报的具体操作过程中，必须严格按照有关保密规定办理。不得密电明复、明 电密电混用。在明码电报和公文中，不得直接引用密码电报的文号、日期和内容，不得将密码电报作为普通公文的附件。
(七)草拟公文应当做到以下几点：
1、符合国家的方针、政策和法律、法规及有关规定。
2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确无误。公文中的数字，除成文时间、部分结构 层次序号和词、词组、惯用语、缩略语、专用术语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。计算单位必须使用国家法定计量单位。引用公文时应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明，日期应当写明年、月、日。
4、用词用字准确、规范。文内使用简称时，应当先用全称，并注明简称。
5、草拟、修改和签批文件，用笔用墨必须符合存档要求，要使用钢笔，不得使 用铅笔和圆珠笔。不要在文稿装订线的左侧修改、书写公文。修改、校对拟文稿，要用标准的校对符号和表示方法。不得使用异体字、繁体字和不规范简化字。不整洁的文稿应当誊清后再送领导人签发。
6、纠正、修订或更正已发出的公文，一般应用原发文文种，不能用非公文形式 纠正、修订或更正公文。
7、多层次结构的公文分层标识方法为：第一层为'一、'，第二层为(一)'， 第三层为'1、'，第四层为'(1)'。法规性、规章性的文件，可采用'章、条、款'等标识方法。
8、公文如有附件，应在底稿的文头纸附件栏内注明附件的全称和顺序号。
第二十七条 向上级呈报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映，不得隐瞒。
第二十八条 上报的公文，如不符合本办法第 十八条、第 十九条和第 二十七条的规定，上级机关的文秘部门可以退回呈报单位。
第二十九条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第三十条 办公室负责公文文稿的打印、装订和发出。文稿拟办单位负责校对打印稿，不得出现错漏。公文发出应做到及时、准确、安全，避免漏发、误发。
第三十一条 公文在发出前，应由办公室加盖局机关印章。各级国税机关的印章由办公室统一管理使用；职能部门的印章，由职能部门自行保管。机关的印章必须由机关领导人或授权办公室主任签字或同意后方可使用。用印时，应当墨迹清晰、骑年压月。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第三十二条 公文办完后，应当根据国家档案法和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理立卷。电报随同文件一起立卷。
关联法规：
第三十三条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷；要保证档案的齐全、完善，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第三十四条 已实现办公自动化取消纸质文件的单位，应将机关领导人亲笔签发并加盖本单位印章的纸质文件作为定稿归档；正式发文加盖本单位印章后归档。
公文处理和档案管理同时实现自动化的，电子文件直接归入档案数据库；档案管 理未实现自动化的，应当先建立文件数据库接受应归档的电子文件，待实现档案管理自动化后，再转入档案数据库。
第三十五条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复制件。
第三十六条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第三十七条 重要会议形成的文件，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应当由会议组织人员负责交本机关文秘部门立卷。
第三十八条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。销毁文件的组织和监销工作，由各级国税机关的办公室负责。
第七章 附则
第四十条 税务法规、规章方面的公文，依照有关行政法规处理。各业务部门的专业文书、执法文书按有关规定处理。外事方面的公文处理，依照外交部门的有关规定办理。
第四十一条 实行公文处理和档案管理办公自动化的，对公文处理和档案管理另有特殊要求的，按照有关要求办理。
第四十二条 本办法由山东省国家税务局办公室负责解释。
第四十三条 本办法自1999年6月1日起施行，其它有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
