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各区、县房产管理局，各区、县房产登记发证办公室：?
产籍档案是房产行政管理的重要基础档案，在房产管理中具有凭证和依据作用，各级房产管理部门应十分重视房产登记产籍文件材料的立卷归档工作。各区、县房管局、房产登记发证办公室、资料室应重视、做好这项工作。要指定专人负责，建立一套完整、准确的产籍档案，把产籍档案管理工作提高到一个新的水平。根据建设部、国家档案局有关规定和标准，结合本市房管系统实际情况，对房产登记产籍文件材料立卷归档工作作如下规定：
一、产籍档案管理的原则
房屋产权登记形成的产籍档案应实行集中统一基础上的分级管理。按照《上海市城镇房屋产权登记暂行办法》关于市与区县房产登记发证机关办理登记范围的分工，市房产登记发证办公室受理房产登记形成的产籍档案由市房管局资料室集中保管；区、县房产登记发证办公室受理房产登记形成的产籍档案由各区、县房管局资料室集中保管。市与区县房管局有关部门要做好产籍档案资料的交流工作，以保持各自档案资料的完整。?
二、产籍档案的内容
1、图
图指产权人申报登记产权时所交的各种建筑图、房屋平面图；在审核确认产权过户中绘制的各种图纸草图、勘丈图、正图。?
2、档
档是指由产权人递交的和在审核权中形成的各种文字记载的表格和证明文件材料，经过分类加工整理而形成的文字档案。?
3、卡
卡分房屋基本情况卡和索引卡。?
4、册
册主要是指房屋产权登记簿册。?
三、产籍文件材料立卷归档原则和方法?
(一)立卷归档原则?
房产登记产籍档案采用先建档后移交的方法，即由各区、县房产登记发证办公室指定专人负责收集房产登记文件材料件袋，并按规定认真整理、组卷、装订，填好卷面内容和卷内目录、备考表。各区、县房管局资料室要对立卷工作人员给予业务指导，把好质量关。立卷后的产籍档案由资料室定时或定量予以验收入库。?
(二)立卷归档方法?
1、卷内文件材料的排列顺序?
(1)审核表?
(2)登记收件收据、收件收据存根?
(3)登记申请书?
(4)原产权证件或建房证明、执照(附图)?
(5)谈话记录调查记录?
(6)协议书?
(7)墙界表?
(8)法人资格证明书、委托书?
(9)声明书?
(10)放弃继承房产权利书?
(11)草图勘丈图(含分幢图)?
(13)正图?
(14)勘丈表?
(15)面积计算表?
(16)征询异议表?
(17)申请延期存根?
(18)退办单?
(19)领证通知、领证通知存根?
(20)运转件袋封面?
(21)建筑图纸如产权人提交的系成套建筑图纸，数量较多，应单独整理保管?
(22)簿纸图可装入纸袋内或夹在卷内最后卷舌的右下角并用胶水纸粘住一角?
(23)其它?
相同种类有多份文件，按文件发生的时间先后顺序排列。?
卷内文件材料的排列顺序各区、县也可根据各自情况作适当调整。?
2、立卷形式：?
(1)以所有权人为单位立卷。一幢房屋为一个产权人所有，立一卷；一幢房屋有二个或二个以上产权人，则分别按产权人立卷；相邻多门牌或一门牌内多幢房屋为一个产权人的，立一卷；虽不相邻但较相近的多幢房屋为一个产权人的，也可立一卷；共有房产作为一户产权对待，参照上述办法立卷。如一卷内文件材料较多，可立分卷，编分号。?
(2)案卷以路名门牌顺序号方式排列。如房屋发生移转变更，形成的档案材料续装在原案卷后，目录栏续填。?
3、卷内密件处理：?
由于有的房屋产权来源较为复杂，三审定案处理意见可能有分歧，或涉及产权人、相关人员隐私等原因，不便对外公开查阅，可将这部分文件材料另立密件，附在卷内。?
4、卷面填写、编目及装订?
立档单位栏括号内填写'××区'或'××县'；类目名称后括号里加盖'产权'二字的印章；案卷标题栏和书脊上填写房屋座落；保管期限为'永久'；'自×年×月至×年×月，先填卷内最早形成文件日期，至×年×月以后填；本卷共×件×页及归档号、全宗号、目录号，案卷号暂不填写，待房产总登记基本结束后统一编号。?
卷内每年文件材料都应编上顺序号码，不遗漏不重复。如遇小册子，一本小册子为一个顺序号，册内每页编一个小顺序号，并在备考表中注明'第×页为一册，该册共××页'。?案卷装订前应去掉所有文件材料上的金属物如大头针、回形针等。破损的或幅面过小的文件材料要按规格加边托裱。卷内文件材料应折叠取齐，确定装订位置，穿线装订，装订完毕的案卷应不漏订，装订线不压字，外观整齐，装订线结实不松动。?
5、未登记和未结案材料的处理?
由于种种原因未登记或登记后未予确权的案件，应分别填写未登记和未结案情况表，一式二份，一份与有关材料一并移送资料室。一份留产权监理部门或房产登记发证办公室，防止材料散失，便于今后继续处理。?
房产登记产籍文件材料立卷归档，是一项严肃、细致的工作，有关的工作人员务必加强责任心，不断总结经验，努力提高业务水平。工作中如遇到问题，请及时与市房产管理局资料室联系。
一九八九年十一月十六日
