发布文号: 京劳法发[1998]131号
各区县劳动局：
现将市政府法制办下发的《行政处罚案卷评查试行标准》转发给你们，并结合劳动行政处罚执法的实际情况补充有关要求如下，请一并试行。
一、归档立卷的时间：
处罚决定书被当事人全面履行之后，即可结案；结案后应整理处罚文书和有关案件材料，尽快归档立卷，一般情况下应在结案后的一个月之内归档立卷完毕。
无特殊情况，未在一个月内完成归档立卷的扣10分。
二、案卷封皮的填写：
案卷必须使用正规的案卷封皮，填写时可参考以下规范：
(一)第一大空格填写劳动局全称，即××区县劳动局；
(二)第二大空格填写执法机构全称，即劳动监察大队或×××监察科；
(三)第三大空格填写案卷名称，由两部分组成：
1．当事人全称；2．案件属性(如：违法用工、工伤事故、拖欠工资、违法使用童工等等)。其形式为：“×××单位×××××案”。
(四)保管期限：有关工伤事故的案卷为“长期”；其他案卷为“短期”。
(五)封皮上的数字均为阿拉伯数字。
(六)按照“一案一卷”的要求，封面“件”数应注明“1”件；“页”数按实际填写。
三、卷内目录：“责任者”应填写处罚文书的制作者(即执法人员)、证据或材料的提供者(当事人或单位名称)；“页号”每项只填写首页号码，仅最后一项填写起迄页号。
四、劳动行政处罚执法均要求两名以上执法人员共同进行，所以立案审批表、结案审批表、调查笔录、告知笔录、调查报告等文书均要求至少有两名以上执法人员签字。
五、与当事人有关的调查笔录、现场笔录、告知笔录、听证笔录等，均应有当事人逐页签字；笔录中的空白行应划波折线予以删除；笔录中的改动之处应由当事人签字或按手印。
六、执法中应尽量获取直接证据，证据上应有当事人签字或盖章，凡是以复印件为证据的，均应再加盖当事人公章或当事人签字。证据为零散页时，当事人应逐页签字；若为正规格式的多页组合时，也可在最后一页注明“共××页”后签字或盖章。
七、送达回证：受送达人应是案件的当事人，不是当事人签收时，必须注明实际签收人的身份和其与当事人的关系。
八、处罚文书归档顺序：首页是“卷内目录”，接下来是“处罚决定书”、处罚决定书的“送达回证”；立案审批表；调查笔录等其他文书按时间顺序排列。但举报材料、工伤事故报告材料等应放在其他证据材料的后面；最后是“结案审批表”、“备考表”。
达不到上述第二到八项规范化要求的案卷，在评查中按照市法制办《行政处罚案卷评查试行标准》中的“文书”(形式)及填写项目评查标准”做扣分处理。
附件：北京市人民政府法制办公室关于印发《北京市行政处罚案卷评查试行标准》的通知
(1998年1月10日 京政法制监字(1998)第1号)
各区、县人民政府，市政府各委、办、局：
为进一步贯彻落实《行政处罚法》，提高行政机关及其执法人员实施行政处罚程序的实际操作水平，我们依据《行政处罚法》和本市的有关规定，制定了《北京市行政处罚案卷评查试行标准》，现印发给你们，请参照执行。
北京市行政处罚案卷评查试行标准
一、评查依据。本标准依据《中华人民共和国行政处罚法》、《北京市实施行政处罚程序若干规定》和《北京市听证程序实施办法》及京政法制监字(1997)第16号、第30号文件(对本市行政执法部门实施《行政处罚法》中若干问题的意见》制定。
二、适用范围。本市各行政执法部门(包括经合法授权或委托的组织)按照行政处罚一般程序实施处罚的案卷均适用本标准。国家行政机关在本市设立的行政执法机关或机构的行政处罚案卷，可参照适用本标准。
三、评查标准。案卷评查分为实体评查和文书(形式)评查两部分。实体评查是对行政处罚行为是否合法，能否成立的基本要素的评价；文书(形式)评查是对行政处罚案卷文书及其填写内容是否规范的评价。
(一)实体评查标准。行政处罚案卷记载的内容不符合下列任何一项标准的，该案卷为不合格卷：
1．主体适当。即被处罚主体确认准确；实施行政处罚的部门具备行政处罚的主体资格；印章使用符合《行政处罚法》的规定和京政法制监字(1997)30号文件的要求。
2．事实清楚，主要证据具备。即基本事实与情节认定正确，表述准确；有相关的证据证明。
3．适用法律正确。即行政处罚适用的法律、法规、规章符合《行政处罚法》的基本要求，法律、法规、规章及其条款引用准确。
4．程序合法。即符合《行政处罚法》规定的基本程序要求，主要是：(1)先调查取证后决定处罚；(2)决定处罚前向当事人履行告知义务并听取其陈述和申辩；(3)符合听证要求的举行了听证；(4)有法定前置程序的履行了该程序；(5)行政处罚决定书已经送达当事人等。
5．属于行政处罚范围。对构成刑事犯罪的，应当移送司法机关处理。
(二)文书(形式)及填写项目评查标准。采用百分制计算方法。具体评分方式是：对缺少项目基本要素之一或项目基本要素表述不清的扣除项目分；对不符合文书档案规范的，每处扣除0．5分(扣分合计不超过该项目总分)。最后，将各项目扣分后的余分相加即为总得分。
1．立案阶段：(共10分)
案卷中有立案审批文书。对属于依法应当履行一般程序，但又不需调查取证即可直接作出决定的行政处罚，其案卷中可不含立案文书。此类行政处罚由有关市级执法部门商市政府法制办予以确认。
基本要素：
(1)有案情记载；
(2)有承办人意见；
(3)有行政机关负责人审批意见；
(4)有行政机关负责人签名。
文书档案规范：
(1)有当事人基本情况。包括单位名称和法人姓名或个人姓名、地址、电话等；
(2)有案件来源。应注明案发时间、地点、举报人(或检查人、交办人)姓名等；
(3)有立案依据。应引用适用的法律、法规、规章全称，并注明具体条、款、项；
(4)有承办人签名；
(5)有立案时间。包括申请立案和批准立案的时间；
(6)其他。
2．调查取证阶段：(共45分)
A．两名以上执法人员共同执法：(5分)
基本要素：
案卷中有两名以上执法人员共同执法的文书记载或在卷内调查取证文书中有两名以上执法人员的签名。
B．有检查或调查笔录：(10分)
基本要素：
(1)依法或按行政机关内部执法程序规定应当具备的笔录必须具备。如现场笔录、询问笔录等；
(2)笔录以调查和证明违法事实与情节为主要内容；
(3)笔录有被检查人或被询问人签名。如当事人拒绝签名，应有两名以上执法人员签名并予以说明。
文书档案规范：
(1)有时间。包括检查或调查询问的起始时间和终结时间；
(2)有地点。应注明检查或调查询问所在的具体地点；
(3)有当事人或被询问人基本情况。包括姓名、职业、地址等；
(4)有检查或询问笔录的完整内容。包括表明身份、说明执法依据、注明或询问违法事实与情节等(如无其他专用文书，笔录内容中还应有告知当事人陈述申辩权利和当事人陈述申辩意见的记载)；
(5)有检查人员或询问人员(至少两人)签名(或在格式文书中有询问人和记录人姓名的记载)；
(6)其他。
C．调取与保存证物：(10分)
基本要素：
(1)有领导审批记载(先行登记保存有呈批表)；
(2)有取证通知书并加盖行政机关印章；
(3)有取证物品清单并有物品所有人或见证人签名；
(4)有记载物品处理决定和处理结果的文书并加盖行政机关印章。
文书档案规范：
(1)注明被取证当事人。包括单位全称或个人姓名；
(2)有取证事由；
(3)有取证依据。应引用法律、法规、规章全称，并明确具体条、款、项；
(4)有取证时间。应注明提取证物的具体时间；
(5)有取证地点。应详细注明准备提取的证物所在地；
(6)有物品性状描述。包括物品名称、规格、型号等；
(7)有物品保存期限；
(8)有物品保存地点；
(9)其他。
D．调查终结报告(或案件处理审批表)：(10分)
基本要素：
(1)有违法事实和处罚依据；
(2)注明被处罚主体；
(3)有承办人意见；
(4)有行政机关负责人审批意见及签名。
文书档案规范：
(1)有报送对象；
(2)有对案件来源的简介；
(3)有对有关证据的说明；
(4)有案件调查人员的签名；
(5)其他。
E．告知和申辩：(适用未举行听证的案卷)(5分)
基本要素：
(1)在作出行政处罚之前的文书中应有告知当事人违法事实、理由和依据的完整记载；
(2)在作出行政处罚之前的文书中应有告知当事人陈述申辩权利的记载；
(3)在作出行政处罚之前的文书中应有当事人陈述申辩或放弃此项权利表示的记载。
文书档案规范：
(1)有告知对象。包括单位全称或个人姓名(含法定代表人)；
(2)有告知时间。卷中文书中记载告知内容的以该文书的签署日期为准；
(3)告知文书有行政机关名称及印章，通过笔录等文书反映告知内容的以调查人或询问人签名为准；
(4)其他。
F．听证程序：(5分)
基本要素：
(1)应当告知当事人权利的，在案卷中有告知记载；
(2)听证过程符合规定。包括有听证通知书、有听证笔录(含当事人或代理人陈述申辩记载)、听证报告。
文书档案规范：
(1)听证通知书内容规范。包括注明当事人、告知当事人权利、听证时间、听证地点、听证主持人、通知时间、行政机关名称及印章等；
(2)听证笔录制作规范。包括有听证时间、听证地点、听证内容、听证主持人签名、听证记录人签名、当事人或代理人签名等；
(3)听证报告内容规范。包括有案由和案情介绍、听证情况简介、主持人意见及签名、报告时间；
(4)其他。
4．审查决定阶段：(共30分)
A．处罚审批程序：(10分)
基本要素：
(1)按行政处罚的法定批准权限进行审批；
(2)集体讨论决定的行政处罚有文书(含会议纪要)记载，并有议决内容；
(3)报上级机关批准的行政处罚有报批文书，并有上级机关意见及印章。
文书档案规范：
(1)集体讨论的文书规范。包括有讨论时间、地点、主持人、记录人、讨论内容、讨论结果等；
(2)报批文书规范。包括有报送机关全称、案由和案情陈述、处理建议、报送时间、上级机关批准时间等；
(3)其他。
B．行政处罚决定书：(10分)
基本要素：
(1)有当事人姓名或者名称、地址；
(2)有违反法律、法规或者规章的事实和证据；
(3)有行政处罚的种类和依据；
(4)有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分开的，应有告知当事人罚款缴付银行的名称，对逾期缴纳罚款的有是否加处罚款的规定；
(5)对不履行行政处罚决定的，告知申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；
(6)有作出行政处罚决定的行政机关名称及印章；
(7)有作出行政处罚决定的日期。
C．责令改正程序：(10分)
基本要素：
(1)有责令改正批准文书或者经过批准的记载；
(2)有责令改正通知书或者在其他文书中有责令当事人改正的记载。
文书档案规范：
(1)当事人姓名或者单位名称；
(2)基本违法事实；
(3)违反的法律、法规、规章全称及具体条、款、项；
(4)责令改正内容；
(5)责令改正期限；
(6)行政机关全称及印章；
(7)其他。
5．送达执行阶段：(共10分)
基本要素：
(1)有送达文书并注明送达时间；
(2)有结案报告；
(3)给予罚款处罚的有合法票据。
文书档案规范：
(1)送达文书规范。包括有送达文书名称、送达地点、送达方式、被送达人签名、送达人签名等；
(2)结案报告规范。包括有送达情况、执行情况及其结果、承办人意见及签名、行政机关负责人意见及签名、结案日期等。
6．案卷符合档案规范：(5分)
(1)一案一卷；
(2)使用档案局统一监制的卷皮；
(3)卷内目录和备考表填写规范；
(4)卷内材料排列有序。原则上按办案过程顺序排列文书，也可将处罚决定书和结案报告放在卷首；
(5)卷内材料有页号；
(6)装订整齐无金属物；
(7)纸张无破损；
(8)卷内文字使用钢笔或签字笔，当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予以复印。
