发布文号: 农质安发[2008]9号
各省、自治区、直辖市及计划单列市农产品质量安全中心（无公害农产品工作机构）：
为规范无公害农产品认证材料档案管理，确保档案的完整与安全，依据国家相关法律、法规，结合无公害农产品工作实际，在广泛征求意见的基础上，农业部农产品质量安全中心组织制定了《无公害农产品认证材料档案管理规范》，现予以印发，请各无公害农产品工作机构在无公害农产品认证材料档案管理过程中遵照执行。
二○○八年六月四日
无公害农产品认证材料档案管理规范
第一章 总 则
第一条 为规范无公害农产品认证材料档案管理，确保档案的完整与安全，依据国家相关法律、法规，结合农产品质量安全工作实际，制定本规范。
本规范适用于各级工作机构对无公害农产品认证材料档案的管理。
第二条 本规范所称无公害农产品认证材料档案，是指在无公害农产品产地认定和产品认证过程中申请人的申请书及附报材料、各级工作机构的审查、审核报告（包括现场检查报告、审查过程记录）等材料。
第三条 各级无公害农产品工作机构分工负责本单位无公害农产品认证材料的归档、保管、使用和处置等管理工作。
第二章 材料归档
第四条 各级工作机构对做出终审结论的无公害农产品认证材料，应当在10个工作日内完成材料的整理和归档工作。
第五条 无公害农产品认证材料档案管理遵循统一要求、分级负责的原则：
（一）省级及以下工作机构负责无公害农产品产地认定过程中的申报材料、认定报告、现场检查报告、产品认证初审过程记录等材料的归档；
（二）农业部农产品质量安全中心种植业、畜牧业、渔业分中心负责无公害农产品产品认证过程中的申报材料、现场核查报告、复审过程记录等材料的归档；
（三）农业部农产品质量安全中心负责无公害农产品认证报告、专家终审过程记录等材料的归档。
第六条 无公害农产品认证材料建档应当符合下列要求：
（一）按顺序进行分类、排列、编号和建档案簿；
（二）及时修补残缺和没有装订好的档案材料；
（三）确保归档材料齐全、完整。
第三章 保管使用
第七条 无公害农产品认证材料档案保存期限应当符合下列规定：
（一）获得无公害农产品证书的，《申请书》和发证凭据永久保存，其他材料保存期限从发证之日起4周年；
（二）未获得无公害农产品证书的，保存期限从告知申请人无异议之日起1周年。
第八条 各级工作机构应当设立无公害农产品认证材料档案室，指定专人管理。管理人员因岗位调整，应当办理档案交接手续。
第九条 无公害农产品认证材料档案保存环境应当符合防火、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等防护性要求。
第十条 查阅、复制认证档案材料应当规范履行相关手续，填写《档案查阅申请表》（附件1），并经单位主管领导批准。
档案查阅应当在指定地点进行。查阅过程中不得涂改、损毁和擅自摘录档案内容。复制档案资料统一由档案管理人员办理。
第四章 过期档案处置
第十一条 各级工作机构应当定期对无公害农产品认证材料档案进行清理。处置已过保存年限、失去保存价值的申报材料档案，由档案管理人员提出处置建议。
第十二条 处置申报材料档案前，档案管理人员应当填写《认证申报材料档案处置审批单》（附件2），并按规定程序报审。对永久保存的《申请书》及相关发证凭证，按照发证顺序排列重新归档，并建立《认证材料档案处置登录表》（附件3，纸质文本和电子文档）。
第十三条 无公害农产品认证申报材料档案处置应当按照国家规定的渠道进行，禁止将档案材料当作废品变卖处理。
第五章 附 则
第十四条 本规范由农业部农产品质量安全中心负责解释、修改，自印发之日起执行。
