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各省、自治区、直辖市司法厅(局)公证管理处：.
近年来，为适应对外开放的需要，各地批准开办公证业务的公证处和办理涉外公证业务的公证员陆续增加。为了加强对办理涉外公证业务公证处印章及公证员签名章备案的管理，避免目前在备案过程中出现的重复备案、零散备案以及公证处名称变更后，新印章不及时备案等情况，做到规范化管理，根据我部3号令《公证处办理涉外公证业务暂行管理办法》的有关规定，经商外交部领事司，现将办理涉外公证业务公证处印章及签名章备案的有关事宜通知如下：
一、办理涉外公证业务公证处的印章及公证员签名章备案，应按我部1992年修改后的《公证处办理涉外公证业务暂行管理办法》(3号令)第五条规定办理。修改前的3号令第五条第二款“涉外公证员的签名章三年更换一次……”已废止。凡已办理了公证处印章及公证员签名章备案手续的，只要原签名章无损、清晰，可继续使用，不需要更换和重新备案。
二、各地应严格按照3号令的规定审批办理涉外公证业务的公证处。新批准开办涉外公证业务的公证处印章和公证员签名章要做到有计划备案，每年分上半年和下半年办理两次备案手续。上半年上报备案时间为6月1日至30日，下半年上报备案时间为12月1日至31日，其它时间不予办理备案。新批准办理涉外公证业务公证员的签名章，从司法厅(局)上报备案之日起三十天内，如未被退回，则签名章方可使用。
三、办理涉外公证业务的公证处，因行政区域的变更或其他原因变更公证处名称的，只需将变更后的公证处的印章上报备案。已备案公证员的签名章无变动的，可继续使用，不需重新备案。
四、办理涉外公证业务的公证员调离或自然减员不再办理涉外公证业务的，其签名章应按3号令规定及时上报给予注销，并说明停止办理涉外公证的时间。
五、报送“办理涉外公证人员登记表”，一定要使用3号令统一规定的格式。表中职务栏是指专业职务，应填写公证员级别；表中公证员签名章栏，应盖公证员签名章，同时公证员要亲笔签字。
六、公证处印章及公证员签名章备案工作，由各省、自治区、直辖市司法厅(局)公证管理处统一办理，未按规定程序上报备案的一律退回，不予备案。
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