发布文号:
本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则 标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
GB1.1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3.1 贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
3.2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3.3 规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
┍━ 封面与首页(见5.1条)
概述部分━━━┥ 目次(见5.2条)
┕━ 引言(见5.4条)
┍━主题内容与适用范围(见6.1条)
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号(见6.3条)
┕━检查与考核(见6.5条)
┍━附录(见7.1条)
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明(见7.2条)
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
5 概述部分
5.1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5.2 目次
5.2.1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多(一般印刷在15页以上)时应编写目次。
5.2.2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5.2.3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5.3 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。
必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例：科学技术档案案卷构成的一般要求
(说明部分)
5.3.1 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
例：标准化工作导则 标准编写的基本规定
5.3.2 规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。
例：《工业企业档案分类试行规则》(以下简称“规则”)。
5.4 引言
引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
6 正文部分
6.1 主题内容与适用范围
6.1.1 主题内容
简明说明规范的主要内容(一般在50字以下)
一般采用下列典型用语：
“本规范规定了……。”
6.1.2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……，……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6.2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名
6.3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
6.4 管理规范内容
6.4.1 管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6.4.2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6.4.3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、内容、方式和处理程序。
6.5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7.1 附录
7.1.1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7.1.2 “补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7.1.3 “参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括：
A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
C.正确使用规范的说明等。
7.2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8.1 档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8.2 章.条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一(补充件)所示。
8.3 章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8.4 标准条文的编排及编号格式如附册二(补充件)所示。
9 终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4。
附录一 档案管理规范层次编号示例(补充件)
┍━ ┍ 1 ┍6.4.3.1
│ │ 2 ┍6.1 │6.4.3.2
│ │ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│ │ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│ │ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│ │ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│第一篇━┥ 7 │ ┕6.4.5 │6.4.3.7
│ │ 8 ┕6.6 ┕6.4.3.8
│ │
│ ┕ 9
│
正文部分┥ ┍12.3.1 ┍12.3.5.1
│ ┍10 │12.3.2 │12.3.5.2
│ │11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│ │ │12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│ │12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│ │14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│ │15 ┕12.3.8
│ ┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥ │B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注：
1．引言部分可有可无。
2．当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
附：档案管理规范条文排列格式示例
(补充件)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
(章的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━┙
1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━┙
2(条的标题)
2.1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━┙
2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━┙
2.2.2
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2(章的标题)
2.1(条的标题)
2.1.1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━━┙
第一条 2(条的标题)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2(条的标题)
第二条 1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━┙
2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
3(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━━┙
①┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
②┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
1) ┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
3(章的标题)
第三条 1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━┑
━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━┑
━━━━━━┙
2(条的标题)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
━━━━━━━━━━━━━━━━
说明：
范由机械部办公厅档案处组织起草
范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德
