发布文号: 外会字第09445003600号
中华民国九十四年六月六日外交部外会字第09445003600号函订定发布全文7点
一、会计事务职掌之划分
(一)馆长(或授权人)之权责
1.财务收支各案之监督控管。
2.各项会计表报、收付凭证之核签(章)。
3.银行存款户支票之签署。
(二)经手人之权责
1.业务承办同仁须本诚信原则提出业务支出之凭证并对支付事实负全责。
2.就有关支用之事由、数额、日期(时间)、受款人等在粘存单(或凭证)作必须之说明并核签(章)。
(三)会计人员之权责
1.各项收付凭证之签核。
2.各项会计簿籍、报告之编制及核签(章)。
3.会计簿籍报告、档案、数据库磁盘及会计凭证之保管。
4.现金、财物、证券、票据之稽核。
5.银行存款户支票之核签。
6.应收及垫付款项之催收核结。
7.有关会计业务文书之拟办及会核。
8.采购事项之监办(核)。
9.薪俸津贴及工饷表册之核章。
10.其它有关会计事务。
(四)出纳人员之权责
1.依据经会计人员签核之合法收付凭证，办理现金、票据、证券之收付及保管等事项。
2.填具收款收据、送款单及开立支票。
3.办理汇款或收兑外埠往来款项。
4.依据所开支票、汇(存)入款项登载现金出纳备查簿，依据支付单据及提款纪录登录零用金备查簿。
5.保管各种支票簿、送款簿、存折存单、有价证券等。
6.办理同仁薪津发放。
7.逐月核对银行存款对帐单，是否与帐面结存相符，如有不符之处，应编制银行存款调节表。另基于可在「驻外机构会计系统」内依银行存款对帐单编制银行存款调节表，爰馆长可依驻外馆处实际作业流程需要，另指定会计人员以「驻外机构会计系统」编制银行存款调节表。
二、会计事务工作之交代
(一)馆长更动时，除依公务人员交代条例办理外，应将会计凭证帐簿及报表，以及应收应付等未了之财物收支事项，分别列册移交，历年之会计凭证帐簿及报表等会计档案，均应一并移交。新任馆长接任前如先由副馆长(或资深同仁)代理业务时，应配合办理旧任与代理馆长财务移交，嗣于新任馆长抵任后，办理其与馆长之财务移交。
(二)会计人员异动时或变更其职务者，应办交代。交代不清者，应依相关法令惩处；因而致公库损害者，并负赔偿责任；与交代不清有关系之人员，应连带负责。
(三)馆长更动时，应检送交接前一日会计报表乙份报部备查，会计人员更动时，应检送交接前一日会计报表乙份报馆长(或授权人)核备。报表明细如下：
1.平衡表
2.日记簿
3.经费累计表
4.暂付款明细表
5.代收款明细表
6.项目经费明细表
7.银行对帐单影本
8.银行存款调节表
三、经费处理一般性注意事项
(一)驻外单位馆长应于核定经费数额内，妥为筹画分配支用，年度终了或职务交接时，均不得超支；如有超支，概由馆长自行负担，以负控管经费不当之责。因帐务不清致国库受损者，除由权责之会计或出纳人员负赔偿责任外，馆长应负监督不周责任。
(二)驻外单位各项会计报告及凭证应在规定期限内结报，经常性经费于次月二十日前，项目经费并于事毕应即结报。经常性经费逾期二个月以上经催报仍未报送者，除将停拨下一个月之办公经费外，并列入驻外机构及相关人员之绩效考核。
(三)雇用雇员及处雇人员，例如司机、工友、杂役等之管理与作业：
1.有关聘用作业及其薪酬、工作时间、工作内容、加班给付、请(休)假、保险、退(离)职金等责由馆长参照「驻外机构雇员(乙类)管理要点」规定办理。
2.应依据驻在地相关法令规定，确实定期与雇用人员签订书面聘雇契约、办理保险、代扣缴薪资所得税、提存退(离)职金，以避免造成无限期劳资关系或高额赔偿等劳资纠纷。涉及缴交社会福利税，劳工保险等，应取得驻在国主管业务单位之收款证后，并相关计算方式与译注说明列专卷保管及报销。
(四)各项经费之报销，不得有浮滥或不当不实之支出，尤其严禁变造单据、涂改单据金额或私人膳杂等费充报公帐或为巧立馈赠名目等情事。如有作伪，除剔减该笔金额外，并将追究责任，从严议处。
(五)收款机或计算器开具之收据，仅列日期、货品代号、数量、金额者，应由经手人加注货品名称；如其它相关凭证已记载采购事项及货品名称者，非本国文，应由经手人择要译注本国文。
(六)公务支出应于支出凭证或摘要详述支出事由，不得仅注记“公务用”等，以凭认定。因特殊原因，不能取得支出凭证者，经手人应开具「支出证明单」，详述不能取得原因及支出事由，据以请款。
(七)帐列各项兑转款须检附实际汇兑款项之证明。
(八)职雇员薪津应以应发数额及代扣款项分别入帐，倘不得径以核拨实发数列帐，导致会计纪录记载不全，无法与经费累计表勾稽，造成报表表达错误。
(九)各项支出凭证应由经手人黏贴于「支出单据粘存单」，经费结报时，得视实际作业流程，以下列两种列报方式择一列报：
1.打印驻外机构会计系统执行月结作业后之「支出单据粘存单」黏贴凭证报部。
2.以传统方式填写之「支出单据粘存单」(仅书明当地币及摘要)黏贴凭证，连同执行月结作业后所打印之各相关科目明细表一并报部，左证该项支出或收入汇率及折计美金数。
(十)采购案于经费结报时，应检附收据或发票、验收证明文件及其它足资证明之相关文件；订有合约者，应检附合约副本或抄本。如无前项验收证明文件时，应由验收、点数或保管人员分别签名。
四、办公费支用注意事项
(一)长途或越洋电话费应严加管理，如为私用，其费用一律由同仁自行负担。倘列报自宅电话费，请逐项列明公务事由。
(二)依法应由雇主提存处雇人员之退(离)职金应按月注明计算方式列册于办公费项下列报，无须由该等人员签章，以免渠等误认该退职金为薪俸之一部分而非雇主之提存，兴生劳资纠纷；有关存款证明或银行帐户存折等务必列入保管。提存退(离)职金请以「代收款–提存退职金」科目列帐，俟其退职时提出给付。
(三)物品系指购置使用年限未?二年或金额在新台币10,000元以下之消耗品(如办公用品、燃料、零星用品等)或非消耗品(如器皿、窗帘、什项用品等)，采购非消耗品时应依「财务分类标准」编制「物品增减表」一式两份随经费报销报部核备。
(四)职务宿舍之个人用品(如：卫生用品、理容用品等)不得以公款列报。
(五)补助同仁公务油料支出，应检附油料收据，不得以个人签收领据列报。
(六)驻外馆处对国内访宾以不邀宴为原则，惟性质重要之公务访宾可由馆长或指定人员本撙节原则出面邀宴，并以一次为原则。另不得列支非公务之参访、球叙、旅游等支出。
(七)不得列报俱乐部及其它联谊性社团等会费(包括入会费、月费、年费)，倘确因业务需要，应项目报部核准。
(八)各种内部会议，应避免于用餐时间举行，并以供应茶水为原则，不需提供点心或水果。
(九)各种迎新送旧茶会，应尽量俭朴节约，不得浪费。
(十)返国公干(含述职)人员往返途程中，因候(转)机需要停留，其停留期间之差旅费报支方式：
1.返国公干人员因路途遥远或班机时刻无法及时衔接致必须在第三地作停留、过夜时所衍生之住宿费、膳食费及零用费等，得于「国外出差旅费报支要点」所定日支生活费标准内，核实检据于办公费(或业务费)列报。因非属公务之绕道或停留，其所衍生之费用，应行自理。
2.因候转机停留但无住宿部分，因当事人于前述情况有实际必要之膳食及杂项支出，得于「国外出差旅费报支要点」所订生活费日支数额百分之四十范围内，核实检据于办公费列报。
3.直飞班机之往返途程，因无必要之膳、宿及杂项支出，不得列报差旅费。
(十一)辖区访问
1.驻外人员于驻在国执行其业务赴外埠公干，以其未离开驻在国境，爰其生活费(含膳宿费及零用费)请于「国外出差旅费报支要点」所订生活费日支数额内，核实检据列报。至于赴驻在国以外国家出差者，仍应依「国外出差旅费报支要点」相关规定办理。
2.驻地当地雇员倘确有需要陪同出差，考量同一行程报支费用方式之一致性，其差旅费亦比照驻外人员方式办理。
(十二)对驻在国政府机关、民间团体、组织、智库、侨团或个人之援(捐)赠款项(含捐款、赠款、补助款、香油钱及年节红包等)，金额在美金2,000元以上(含2,000元)者应事前项目报部同意后再行动支，未及美金2,000元者由馆长依权责于「办公费」、「交际费」项下支应。各项援(捐)赠款项应请尽量取得受款者签收之领据，倘确无法取得，始得以「支出证明单」列报，惟务须由证明人签章复核。
五、交际费支用注意事项
(一)副馆长及馆员交际与馈赠，应于事前填具交际费申请表报经馆长核准后办理。
(二)馆员交际费系按各单位部派秘书级以上(含秘书)人员定额核拨，馆长应视各馆员经办业务之需要统筹支配运用，不得按馆员人数分配作为固定津贴。
(三)交际费应用于与驻在国政、商、侨、学界连系酬酢、馈赠之用，并本撙节原则办理。
(四)馆长、副馆长交际费不得在馆员交际费项下列报。交际费倘不敷使用，得经馆长同意后在办公费项下列报。
(五)因业务需要之重大政策性交际活动，可比例在各项交际费项下分摊列报。
(六)与其它政府机关派外人员之酬酢、(含球叙或球叙后之餐饮等)，不得以交际费或办公费报销。
(七)列报交际费时应检附宴客名单、并书明每次宴客事由，宾客姓名、职衔、日期、地点、费用总额；如于馆舍、官舍或住宅以自备材料宴客者，应取得原始支出凭证，并注明所购物品名称、数量逐案列报，如其中有自用之物品或烟酒等应予剔除。
(八)因公馈赠礼品，应书明送礼名单、注明受赠人姓名、职衔、送礼事由、日期、礼物名称及金额等。
(九)因处理案件属机密性质未便提供宴客或送礼名单时，应加注来往之电(函)文号。
(十)备用酒或礼品，应集中由总务人员列册控管，并依宴客或送礼耗用情形详实登载。
六、购置费支用注意事项购置费系购置使用年限达二年以上及金额超过新台币10,000元之财产。购置或汰换财产应编制「财产增减表」一式两份随经费报销报部核备。
七、支持专款支用注意事项
(一)支持专款系用于对驻在国小额请援或补助之用，凡对驻在国政府机关、民间团体、组织、智库、侨团或个人之援(捐)赠款项(含捐款、赠款、补助款、香油钱及年节红包等)，金额在美金2,000元以上(含2,000元)者应事前项目报部同意后再行动支，未及美金2,000元者由馆长依权责于「支持专款」项下支应。
(二)各项援(捐)赠款项应请尽量取得受款者签收之领据，倘确无法取得，始得以「支出证明单」列报，惟务须由证明人签章复核。
