关于人力资源管理的法律意见书

法 律 意 见 书
　　(2013)衡法意字第GW-001号
敬启者：
　　本所接受贵司聘请成为贵司常年法律顾问，本所有定期对贵公司企业运营中可能存在的法律风险进行评估并提出法律意见的义务。经与贵司相关负责人交谈，以及查阅贵司相关业务文件，本所发现贵司存在不同程度的问题，在此予以提出，以便贵公司能够及时纠正，从而最大程度的避免法律风险。
一、劳动合同的签订。
（一）贵公司员工入职一月内必须与员工签署书面劳动合同。企业可根据员工工作岗位不同而签署有针对性的劳动合同，包括保密协议。
（二）根据我国法律规定，考勤举证责任在企业，所以考勤记录和员工资料在员工离职后最少也要保存两年。建议贵司在工资发放时间上规范，避免产生以拖欠工资而支付经济补偿金和受到行政处罚。
（三）劳动合同的变更
1、岗位约定：一般在劳动合同中对岗位作出比较宽泛的约定，并向员工明示相应的《岗位说明书》，明确岗位的工作内容和职责范围，同时，约定“员工必须服从单位在约定的岗位范围内安排的工作”；在签订期限较长的劳动合同时，同时签订短期岗位协议作为附件。
2、调岗约定。可以考虑以下几种方式：
（1）员工连续若干个考核周期不达标的，可以调整其工作岗位。
（2）可以对员工在一定范围内实行轮岗。
（3）涉密人员合同终止或解除前，可以调整其工作岗位。
　　二、根据南京市有关规定，自2013年7月1日起最低工资标准统一调整为人民币1480元。据此，贵司需要变更加班费计算基数，即让员工签署协议确认加班费计算基础为人民币1500元，避免新标准的调整带来用工风险。贵司现有的工资表风险极大，可能面临实际支付了工资却在法律证据中是没有支付或没有足额支付的风险。以现金形式发放工资，必须在领取工资时让员工签字确认或按手指印确认（指印要按捺清楚），且不能代领代签。另避免支付加班费的相关风险，可将所有员工基本工资调整为1500元，其余应发工资全部填写到加班费栏，实际发放工资数额不变。对于实行绩效考核的员工，可以在绩效考核工资制度中加入延时工资的计算方法。
　　三、依照一般法律常识，传真件和复印件不能作为证据使用。而贵司现有业务来往单据大部分是传真件、复印件、甚至签字处是打印字体，一旦产生纠纷，在证据上可能对贵司相当不利。针对此情况，本律师建议贵司一定尽量收取合法有效的原件，包括对账单、送/收货单、订购单。本所可定期对贵司相关人员进行培训，以避免此类风险的出现。
四、依法办事、守法经营是现代企业必须遵循的一项基本原则，在劳动人事管理方面，签署劳动合同、依法为员工购买社会保险是企业的基本法律义务，同时也是企业规避法律风险的基本要求，特别是员工工伤保险。法律对社会保险有关项目购买是强制性规定，如无缴纳工伤保险，一旦产生工伤事故，赔偿责任全部在企业。另商业险对于公司而言是额外支出，购买该险并不能减少贵司的法律风险和法律责任。
五、建立工会的必要性。
最早关于事先通知工会的法律规定见于《工会法》。1992年《工会法》：第19条规定：“企业辞退、处分职工，工会认为不适当的，有权提出意见。全民所有制和集体所有制企业在做出开除、除名职工的决定时，应当事先将理由通知工会，如果企业行政方面违反法律、法规和有关合同，工会有权要求重新研究处理。”该法2001年修订后第21条第2款规定：“企业单方面解除职工劳动合同时，应当事先将理由通知工会，工会认为企业违反法律、法规和有关合同，要求重新研究处理时，企业应当研究工会的意见，并将处理结果书面通工会劳动法》和修订前后的《工会法》，可以看出以下变化：1992年《工会法》对辞退和开除作了不同的规定，辞退不须事先通知工会，开除需要事先通知工会，但限于全民所有制和集体所有制介、眠1994年《劳法》将辞退和开除统一规定为解除劳动合同，但并没有对事先通知工会作。2001年修订的《工会法》再次明确规定了“应当事先将理由通知工会”。2008年《劳动合同法》根据《工会法》作了相同的规定。根据《工会法》及《劳动合同法》的相关规定，这里的通知工会，不能仅简单理解为履行了通知义务这一程序，而应理解为企业单方面解除职工劳动合同时，应当事先将理由通知工会，工会认为企业违反法律、法规和有关合同，要求重新研究处理时，企业应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。
六、工会组织的建立程序
根据《工会法》及工会章程等相关规定，建立工会组织的程序是：
（一）向上一级工会以书面形式提出建立工会组织的请示报告。在报告中应说明以下几项内容：（1）本基层单位的基本情况（企业成立时间、性质、职工人数、注册资本、流动资本、生产经营项目、党政领导人的配备等）；（2）群众对于组建工作的意愿；召开由本单位各种层次的职工群众参加的讲座组建工会的座谈会，广泛征求意见，说明绍建工会是广大职工群众的意愿；（3）党政领导对本单位组建工会的意见。组建工会应征求党政领导的意见，党政领导应依法给予支持。
（二）成立建会筹备组：上一级工会对《建立工会请示报告》批复后，应立即成立建会筹备组（3－5人），具体负责筹备期间的工作，在工会委员会选举产生之前暂时代行工会委员会职责。筹备组成员原来不是会员的，要先向上级工会申请入会，办理入会手续。
（三）发展会员：发展会员时，要注意广泛宣传工会组织的性质、作用、／任务以及会员的权利、义务，使新会员对工会组织有个初步认识。
（四）建立工会小组：会员发展后，可根据基层单位会员人数的多少，成立工会小组。
（五）召开会员大会，民主选举产生基层工会委员会和经费审查委员会。在各项筹备工作准备就绪后，筹备绢尊积极准备召开基层委员代表大会或会员大谷J9筹备工作准备就绪后，筹备组要积极准备召开基层委员代表大会或会员大会，按照民主程序选举产生首届工会委员会和经费审查委员会。
（六）履行报批手续：召开会员代表大会或会员大会前，要向上一级工会和主管部门协商工会委员会和经费审查委员会的组成及工会正、副主席、经费审查委员会正副主任候选人名单；会员代表大会召开后，对整个大会召开情况和选举产生的基层工会主席、副主席以及经费审查委员会主任、副主任名单，要及时报上一级工会批复，若选举结果与候选人名单不一致时，应以选举结果为准。
（七）建立女职工委员会：工会委员会产生后，应根据女职工数多少及时建立女职工委员会，以维护女职工特殊权益。
　　综上所述，希望公司在收到本函后结合公司实际情况能在以上方面进行梳理与整改。

殷建新 
　 二〇一三年七月二十五日