签订合同中遇到的问题及对策

发布日期：2015-10-17 作者：薛东林律师

合同是市场经济下确定不同主体之间经济关系的重要载体，制定有效的合同管理体系和方法是做好企业合同管理的重要前提。一般来说，一个企业的合同总类繁多，这势必给企业合同管理带来很大的压力，合同管理工作也难免存在问题，主要有以下几个方面
一、合同管理的模式问题
现代企业合同管理模式一般采用企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。项目管理者联盟
二、合同管理的制度问题项目管理培训
合同管理制度的主要内容应包括合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。通过建立企业合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。项目管理者联盟。当前，很多企业合同管理制度存在诸多问题。例如，合同没有归口管理，合同专用章使用比较混乱，合同管理没有纳入考核等等。项目管理者联盟
三、合同签订不严谨，合同审查制度执行不严
合同谈判、审核需要解决三个方面的矛盾：一是合同的合法性，包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力以及合同经办人是否有授权;合同内容是否符合国家法律、政策和有关规定;当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。二是合同的严密性，包括合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误;三是合同的可行性，包括当事人双方特别是对得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。实践中，很多企业存在：一是不签书面合同现象突出。盲目轻信“口头承诺”的协议，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和处理这些当初图省事的一时举动。虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求，但作为一份证明当事人当初合意主张的重要证据，有这样一份含义明确的证据肯定比没有要好。二是合同文字不严谨。实践中履约标准、违约责任限定、争议解决条款等约定，文字不清晰发生歧义和误解是最容易出现的问题，最终导致合同难以履行或引起争议。三是应用文本不恰当。经常采用一些不规范的合同范本，没有结合有关法律法规、行业惯例、标准规范和项目实际进行修改完善，照抄照搬。这些如果在合同生效前未尽到注意义务，合同生效后很可能产生很大的法律风险。
四、重视静态管理、忽视动态管理项目管理者联盟
合同履行监管不足在合同产生的前期阶段，企业往往高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，因此企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。项目管理者联盟实践中，合同履行监控不足经常体现在一是应变更的合同没有变更;二是对合同的履行情况没有进行跟踪，应当保留的履行记录(如验货记录、竣工验收记录等)没有留，导致要维护自身权益时资料缺失，难以弥补。导致不能够利用企业合同管理这个手段对项目的进度、质量等进行有效的控制。项目管理者联盟
五、忽视诉讼时效
企业合同管理中，各种违约行为经常发生，如货物质量不合格造成损失、对方拖欠合同款等，如果没有及时索赔甚至诉诸法律，超过了诉讼时效，经济损失将难以挽回。
六、解决合同管理问题的主要对策
（一）建设企业合同管理体系。
理论和实践要求我们设计出适当的合同管理机制来管理企业的合同行为。从一定意义上讲，合同管理就是用来防止企业经营风险从而保证企业意思表示行为所取得的经济效益最大而发生的风险最小，使企业成为市场中真正的“理性人”。全过程把关、动态跟踪管理是合同管理的基本原则，贯穿于合同管理工作中的每一个环节。目前，在一些大型企业建立了内控制度，实际上就是企业管理体系的具体体现，对企业的生产经营起到了良好的作用，有效降低了经营风险。由于企业意思表示行为的复杂性，合同管理也是一个复杂的系统工程。
1、完善合同管理机制。
法律经济学认为，企业风险主要来源于对未来预测不足和对方的机会主义行为。这对我们有理论指导意义，合同管理机制也应当主要针对这两点。企业若对未来可能发生的情况作充分估计、对对方行为做出准确判断和制约，需要经过技术、经济商务等职能部门和法律部门做详细的论证，然后将论证结果传递给企业决策机构，做出尽可能准确的决定，并对做出决定的合同行为进行跟踪管理。完善的合同管理机制应当包括下列内容：
一是明确职能分工。企业里没有任何一个部门能了解、判断一切问题，在专业化分工越来越精细的现代社会，只有分工明确、方向专一才能做得更好。因此需要把合同管理的各项职责分解到企业相应部门或机构。如：企业商务技术部门负责论证和审查合同的经济性、技术性和合同项目的可行性；财务部门负责论证和审查合同资金资产的可支配性、价款或报酬结算的合理性；法律部门负责审查合同的合法性和严密性。
二是设计合理管理程序。这一程序既要整体表现企业的管理理念，又要具体的体现授权权限、部门分工、流转顺序等内容，一般要重点突出法律部门的把关职能，因为合同的合法性和严密性是合同得以生效的基础。在大部分企业里，管理程序通过会签审批来体现，从而实现对合同的立项、签订、履行、结算全过程管理。
三是严格考核，保证各个部门或机构的权力和责任相统一。企业必须把合同管理内容纳入职能考核目标，建立合同管理工作业绩考评制度，并与薪金挂钩，起到激励和监督的双重作用。
2、构建合同管理制度网络。
企业应就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的、操作性强的管理制度，使合同管理有章可循。这些环节包括：资质审查、合同的洽谈或谈判、草拟、评审、签订、业务下达和交底、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止和合同争议处理等。
企业合同管理制度必须符合我国《合同法》和其它合同法律法规，符合企业的实际情况。1999年颁布实施的《合同法》是建国以来特别是改革开放以来，我国合同领域的经验教训的总结，又是合同理论的实际运用。合同法分则对每一类合同做出了专门的法律规定，有利于不同行业的企业规范自己的合同管理，维护自身合法权益。
企业合同管理制度必须落实。制度不是作出来摆样子的，有章不循和无章可循在效果上是一样的。因此合同管理制度的落实程序决定管理的成败。制度落实必须由上到下，从企业的最高层做起，严格执行发布的管理制度，对执行不力的要给予相应的处罚。
3、健全企业合同管理机构。
企业合同管理机构随着市场经济的发展，在企业中的地位越来越重要。它是企业合同管理的中枢，是建立合同管理体系的重要一环。企业要由上而下的建立和健全合同管理机构（包括专职机构和兼职机构），使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。一般来说，中型企业总部要设合同管理专职部门，如合同管理部、法律事务部等；分公司设合同管理专职岗位，分公司所属的项目部设合同管理兼职岗位。对于大型企业和特大行企业则要求合同管理机构规模更大一些。
在合同管理机构的建设方面，国有大型企业走得较早。2002年7月国务院国资委组织召开了全国企业总法律顾问制度试点工作会议，开始在中央企业推行总法律顾问制度。对于国有企业来说，这是“加强国有资产监督管理的需要，是深化国有企业改革的现实需要，是加快国有企业发展的需要”。[iii]实践证明，健全法律事务机构增强了企业的法制意识，推动企业依法经营管理，降低企业经营风险。
4、制订合同示范文本。
合同示范文本一般是本行业多年经验教训的总结，具有全面、准确、严谨的特点，有很强的操作性，有利于堵塞由于合同管理人员法律水平和语言水平而产生的漏洞，有利于明确合同主体的责任。合同履约率与合同文本质量有很大关系。好的文本有利于履约，减少合同争议的发生，降低合同风险。企业制订统一的合同示范文本还能大大减少合同审查量，减少重复劳动，提高合同管理效率。在制订示范文本时可以广泛参考国家部委推荐的文本以及国际通用文本；亦可组织本企业有关人员和法律专家共同论证起草。在合同对方不使用示范文本的情况下，企业应当在审查时注意对照示范文本，防止错漏或产生歧义。
5、推进合同管理信息化、网络化。
企业的合同数量与合同管理信息传递效果和效率成反比关系。合同管理比其它管理更需要信息沟通和处理。合同管理信息的畅通是各个管理机构及时沟通协调必不可少的条件；合同管理效率的高低与否决定着企业能否在瞬息万变的市场竞争形势下做出及时而正确的决策。同时，在合同管理工作中存在一些“低技术含量”的工作，如合同登记、合同台帐、合同检索等，这些工作虽然“技术含量”低，但工作量很大，出错率高，若借助电脑和网络来做，可以收到一箭双雕的效果。
因此在合同数量较多的大型企业中，应当开辟合同管理的网络化途径，开发合同管理系统软件。网络化管理能极大节省人力，提高工作效率，方便相关人查阅监督，能够实现合同事务管理自动化，避免重复劳动，同时能有效避免合同补签、倒签现象，同时实现合同起草、合同会签审批、合同履行、合同检索、合同统计分析、合同自动归档和导出台帐等多种功能。
（二）提高合同管理人员的素质。
做好企业的合同管理工作，光有一套管理体系是远远不够的。体系设计得再好也要靠人去落实，否则就是一纸空文。可以说，合同管理人员的素质决定合同管理工作的成败。而现代企业特别是大型企业，合同类型越来越多，合同法律关系越来越复杂，合同管理工作难度越来越大，这些客观情况使合同管理朝着专业化、规范化、标准化的方向发展，企业必须采取有力措施建立一支业务水平高，思维敏捷，具有一定工作经验的专业化合同管理人才队伍。
1、选拔优秀合同管理人才。
对于大中型企业，合同管理人员一般应当是法律专业本科以上学历，最好有法律从业资格或企业法律顾问资格；在基层企业有一年以上的工作经验，了解企业的经营情况。可参照这些素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘的方式选拔人员。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上。
2、建立合同管理岗位责任制，实行持证上岗制度。
企业对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。在条件成熟的企业，对符合合同管理岗位要求的人员颁发《合同管理员证书》，增强合同管理人员队伍的责任意识和自豪感。
3、充分发挥外聘律师的作用。
律师做为法律工作者，具有丰富的处理合同业务的经验。在对企业合同管理人员的培训中，合同专业的律师通常能为企业带来生动的、有借鉴意义的案例和法律建议；在日常合同管理和大型合同项目中，律师的参与也会为企业发挥重要的作用。
总而言之，企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止。我们不仅要重视合同签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。成功的企业合同管理，是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的责任。只有这样合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。可以说，企业合同管理是一个系统工程，需要各子系统、分系统共同配合。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别是要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。切不可以为签了合同就万事大吉，要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。
合同管理同时也是一个复杂的、开放的领域，它随着宏观经济环境和法律环境的改变而不断变动，正因为如此，它具备了企业法务人员对其进行持续研究的价值，以期为提升企业竞争能力，防范企业经营风险而有所作为。

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