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各省、自治区、直辖市司法厅(局)：
部公证司于1990年8月11日和9月17日先后下发了“关于为未被批准赴澳留学人员索取退款办理有关公证事的通知”(90司公字第112号)和“关于为未被批准赴澳留学人员索取退款办理有关公证的补充通知”(90司公字第127号)，对办理索取退款公证程序、公证书证词的中英文格式、排列顺序作了明确规定。但是，有些公证处并未按照上述两个通知的要求办理公证。截止1990年12月底，有18个省、自治区、直辖市的53个公证处，计143件公证书因不符合上述两通知的规定，被澳大利亚驻华使馆退回。经了解，原因是这些公证处并没有收到这两个通知。有些公证处事隔两、三个月才收到通知，甚至有的公证处至今仍未收到。工作拖拉，文件周转时间过长，严重影响了公证处的正常工作，对外造成了很不好的影响。
为改进和加强办文工作，提高工作效率，确保办文质量，维护司法行政机关的信誉，特提出以下要求：
一、各级司法行政机关要采取切实措施，提高工作效率，克服办事拖拉的现象。要搞好机关内部的配合协调，以确保上级文件能及时下达。
二、改进办文程序。凡部和业务司局下发的盖有急件章的规定、指示、通知等文件，需下属单位通知或承办的，司法厅(局)在接到文件之后，要及时转发地、市、县司法局，同时抄发地、市、县司法局业务承办部门；特别紧急件，今后由部、业务司局发往各司法厅(局)的同时，直接发往办理这类紧急事项的地、市、县司法局及其承办部门。
三、司法厅(局)要积极采取措施，进一步改善办文条件，尽量缩短打字、印刷的滞留时间。
