发布文号: 沈政发[1987]29号
第一章 总则
第一条 为切实加强声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在社会主义现代化建设中的作用，根据国家有关档案工作的指示精神，结合我市实际情况，特制定本规定。
第二条 声像档案是指机关、团体、企事业单位和个人在行使职责或从事社会活动中形成的、具有保存价值的照片(包括正片和底片)、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。
第三条 声像档案是全宗档案的一个组成部分，必须实行集中统一管理。
声像档案管理工作的基本任务是：
(一)收集、整理、鉴定、保管和统计本单位的声像档案；
(二)开展声像档案的利用工作，为社会主义的物质文明建设和精神文明建设服务；
(三)指导、监督、检查所属单位声像档案的管理工作。
第四条 凡本市所属单位形成 的声像档案，均属本规定管理范围。
第二章 声像档案的归档与整理
第五条 声像材料的归档范围：
(一)党和国家领导人、国家各部委和省级领导人到本市视察工作或从事其他活动所形成的声像材料；
(二)市级领导人在重大活动中形成的声像材料；
(三)外国贵宾访问本市形成的声像材料；
(四)英雄、模范人物在重要活动中形成的声像材料；
(五)县团级以上单位召开的重要会议形成的声像材料；
(六)本市举行的重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的声像材料；
(七)本市机关、团体和企事业单位在涉外活动中形成的声像材料；
(八)荣获市级以上奖励的文艺创作节(剧)目、体育运动项目以及文体单位到市外参加表演竞赛等活动形成的声像材料；
(九)国外著名专家、学者、艺术家、知名人士在本市讲学、表演及从事其他重要活动中形成的声像材料；
(十)本市专家、学者参加国内外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号所形成的声像材料；
(十一)本市重大科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题、名优产品所形成的声像材料；
(十二)各单位荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片；
(十三)各单位参加市级以上展览会的展品的照片、录像带；
(十四)记录本市重大建设工程的基地原貌、奠基仪式以及竣工落成典礼的声像材料；
(十五)本市具有历史意义的建筑物、名胜古迹的照片、录像带；
(十六)本市发生的重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像带；
(十七)各单位的名称牌匾的照片；
(十八)其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。
第六条 声像材料由摄录人员按下列要求整理：
(一)正片与底片各自分类、编号。
(二)正片可按所揭示的内容或专题分类，同属一类的正片按时间顺序编号；
每幅或每组照片都必须有文字说明写明该正片所反映的事实、时间、地点、单位、人物、摄影者和底片编号；
一次活动或一个专题形成的正片可组成一个或若干个保管单位；数量少的可把相同或相近的正片组成一个保管单位。
(三)底片要结合生产的时间，按底片的尺寸、按底片所反映的内容、按底片的制成材料、按摄制者分类均可。
一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号；如果是一组底片时，在底片的顺序号后边还要编每个画面的检索序号；底片号要在底片袋的上方和底片乳剂面的右上角同时写明。
(四)录音带、录像带一般按内容分类。分类时要把永久性的和周转性的分开，机密性的和一般性的分开，不同版种(如原版、复版、播出版)的分开；
录音带、录像带应根据其内容编档号，同一内容分录几盘的应视为一个保管单位，编一个档号，然后每盘再依次编检索序号；
录音带、录像带的盒套外要贴上标签，写明录音带、录像带的题日(内容)、讲话人(演唱人)录音(像)日期、盘数以及编号、带长、时间等，录像带还应注明声道、机器型号等。
第七条 声像材料的归档要求：
(一)声像材料整理后应交本单位档案部门归档，不得私自保存。
(二)填写归档清单(一式二份)，交接双方各留一份备查。
(三)归档的声像材料必须是原版、原件。
第三章 声像档案的管理
第八条 声像档案可按不同种类、载体进行登记编目、排列组放。
(一)正片归档后要根据不同类别进行登记编目。其目录包括：类别号、正片编号、内容、数量、正片起止日期、移交机关(或个人)名称、时间等。
(二)已分类的底片按编号顺序登记，并在底片编号前面再加类别号。底片目录包括：分类号、底片号、内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、来源、收到日期等。
(三)录音带、录像带的登记编目要根据内容、数量的不同采取相应的方法。数量少且内容单一的，只建立总登记目录；数量多且按内容分类整理的，应建立分类登记目录。登记目录时，除如实登记盒套标签上的说明外，还应登记录制单位、录制地点等。
(四)声像档案按类别和编目顺序分别排列，同类档案依保管期限不同分别排放。
第九条 保管声像档案的要求：
(一)存放声像档案的库房或装具应能防火、防盗、防光、防尘、防潮。库房的温度在18一24℃，相对湿度在40一60%，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场。
(二)原版底片应与翻版底片、照片分开保管，底片装入特制的底片夹、底片袋内，正片与底片不要同装一袋；保管、接触底片时防止擦伤、损坏。
(三)已录磁带装在密封盒里，按编号顺序竖放在远离磁场的专用柜架内。
(四)定期检查声像档案保管情况。对长期保存且不常用的录音带、录像带，至少隔半年重绕一次；对多次使用和已污损的声像档案，要及时修补、复制。
第十条 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人都不得私自取消、抽出、清洗、消磁和涂改。
第十一条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出和现存数量统计，保管基本情况统计，提供利用及其效果统计等项工作。
第十二条 要销毁的声像档案必须经过鉴定，征得档案管理部门同意，报经主管领导审批，并在登记目录中注销。
第四章 声像档案的移交
第十三条 具有永久、长期保存价值的声像档案，在本单位保存期已超过五年的，应无偿向档案馆移交。市属单位的声像档案向市档案馆移交；县、区属单位的声像档案向县、区档案馆移交。保管条件较差的单位，商得档案馆同意，也可提前移交。
第十四条 市和县、区档案馆每年定期接收所属单位已到接收年限的声像档案。对基层单位的声像档案，市档案馆可视其珍贵程度，随时协商，予以征集、接收。凡档案馆征集的录像档案。只付磁带费，不付复制加工费。
第十五条 机构撤销或合并，声像档案应移交给上级或合并后单位的档案管理部门，不得私留，不得转移，不得改为他用。
第十六条 移交声像档案，要办理移交手续。方法与移交其他档案相同。
第五章 声像档案的利用
第十七条 各单位档案管理部门要编制声像档案目录、卡片等检索工具，为查用提供方便。
第十八条 建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第十九条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益原则上应拨给原移交单位。档案馆除收取保管费外，也可与原移交单位协商，提取一定比例的劳务费。
关联法规：
第二十条 声像档案原版一般不得借出档案室(馆)外。如有特殊需要，须经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借、外租。
第二十一条 外单位借用或复制声像档案，均由声像档案所在单位的档案管理部门负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿修复费用。
第二十二条 各单位需使用本单位移交给档案馆的声像档案时，档案馆应予优先服务，不收保管费。
第二十三条 各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册，组织干部群众收听、观看。
第六章 声像档案管理体制和干部
第二十四条 市档案局负责监督、检查和指导全市的声像档案管理工作。各级档案馆负责本地区声像档案的征集、接收及日常管理工作。各单位的档案管理部门负责本单位声像档案的管理工作。
第二十五条 声像档案藏量大的单位应配备专职干部。要选调政治表现好，事业心强，具有高中以上文化水平和一定的业务知识，工作能力较强的人员从事声像档案管理工作。
第七章 附则
第二十六条 各单位要根据本规定，结合本单位的具体情况制定声像档案管理制度。
第二十七条 本规定由市档案局负责解释。
第二十八条 本规定自发布之日起施行。
