陈超明企业律师团队关于如何预防企业账款管理法律风险的建议

发布日期：2013-10-25 作者：陈超明律师

尊敬的XXXX有限公司领导：
作为专门为企业提供法律服务的律师团队，预防贵司经营法律风险，促进贵司稳健经营是我们的共同追求。为了帮助贵司获得更加安全稳定的发展，预防账款管理的法律风险，特提出以下建议，供贵司参考：
一、设置购销合同最低保障条款，防范销售人员为达成交易无限制降低交易条件。
为了达成交易，实现交易的高效率，生产制造型企业在与客户交易过程中一般使用比较简易的购销合同文本，大都为一张A4纸，大约1000多字。看起来似乎不重要，而一旦因货款无法收回导致仲裁或诉讼的时候，这样的一张纸却能定成败。因此在我们企业经营过程中，任何一份合同都要认真对待。
在交易过程中，卖方往往处于交易的弱势地位，并不能按照完全对企业有利的条款达成协议。而销售人员可能为了追求销售业绩，与客户达成非常不利于企业的交易条件。有鉴于此，建议企业可以设定最低的交易条件，制定操作指引，对销售人员的行为加以控制。如果不能在最低交易条件下达成交易，可选择放弃合作，这样做可以保证在交易之初就对账款回收进行控制。销售人员只能根据事先设定的最低交易条件与客户进行谈判达成交易，这既可以避免销售人员的频繁请示，又能控制合同中不利内容会产生的风险。
以下本律师团队来分析购销合同常见条款的最低交易条件如何设定：
1、买卖标的产品规格条款。产品的规格一定是企业可以做到的，不能做空头承诺，各项指标是一个范围，还是可以为确定值，这个不能含糊，与产品质量有直接关系。
2、质量标准条款。每个企业要根据自己产品的性能，明确最高质量标准和最低质量标准，销售人员在签订合同时不能约定超过质量标准的条款。
3、验收条款。无论如何要约定验收期限，这对生产制造型企业至关重要，直接关系到货款争议中产品质量问题的举证责任。根据合同法的规定，一般情况下，如果买方没有在合同约定的验收期限内验收的，应视为卖方交付的产品质量符合合同约定，所以企业应根据自身产品特点要求购销合同中必须约定一定时间的验收期。
4、交货条款。交货是卖方的主要合同义务，一定要慎重。这个条款包括交货时间、地点、方式、运费承担。交货时间要与生产部协商，如果不能确定交货时间的，最好不要约定；如果不约定的，可以在合理的时间内交货。
5、付款条款。付款是买方的主要合同义务。企业应根据交易习惯和产品特性，设定可以接受的最低付款条款。对卖方来说，关键是能不能在交完货之前收回货款；不能在交货之前收回货款的，应设定限制条件来保证客户支付货款，需要与客户的信用评价情况挂钩。
二、建立客户信用评价机制，根据客户信用等级确定赊销额度，防范客户恶意赊销造成货款无法收回。
在交易实践中，绝大多数客户会信守承诺，即使不能在合同约定的时间付款，也可能通过协商或其他非诉讼途径付款。这些客户之所以会付款，从根本上讲，是其对主动付款与通过法院强制付款成本相比较后才做出的行动。他们预计到如果不付款，最终导致相对方去法院诉讼，而自己又有履行能力，结果会是除要支付货款外，额外要承担诉讼费、律师费、执行费等办案费用，还可能会遭受商誉等无形的损失，得不偿失。小部分客户却并非如此，这些客户恶意拖赖货款形成诉讼可能形成对其非常有利的局面。他们利用企业对其履行能力的担忧，在诉讼中采取强硬态度迫使企业接受其调解方案，往往可以达到除将诉讼费用支出全部转嫁到货款之中还可以再少支付货款的效果，最终达到少支付货款的目的。而企业因此所取得的货款除去各种费用后大都无法达到实际应收货款的50%。由此分析，选择交易对象对企业来说至关重要，而选择标准即是根据企业规模、注册资金、网络新闻评价、涉诉情况等各项指标评价客户的履行能力，将此小部分客户在交易之初尽可能淘汰或者实行现金交易。
我们建议企业建立客户信用评价机制，根据客户信用等级确定赊销额度，这可以确保将赊销引起的货款无法回收的风险，控制在企业可以接受的范围之内。根据以往的经验，客户信用评价应简便易行，可以采用评分加个别指标否定制。为此，我们设计了这一制度简单易操作的通用样本（见《客户信用评价表》），企业可以根据实际情况进行调整。
客户信用评价表

指标	分值	评分说明	评分	特别说明
历史背景	0—3	成立时间较短，注册资本较小，业绩一般
	4—7	成立时间适中，注册资本100万左右，业绩平稳
	8—10	成立时间较长，注册资本较大，发展迅速
技术装备	0—3	办公及生产环境差，设备较差，地理位置不利，现代化程度低。
	4—7	办公及生产环境一般，设备一般，地理位置一般，现代化程度较高。
	8—10	办公及生产环境好，设备先进，地理位置优越，软件配置先进，现代化程度高。
经营规模	0—3	员工人数少，组织管理不规范，厂房租赁、破旧
	4—7	员工人数中等，组织管理一般，厂房一般
	8—10	员工人数较多，组织管理规范，厂房自有
总分
否定性指标
指标	评价说明		有无	特别说明
涉诉	被诉案件两起以上，或被法院采取强制执行措施
工商	未参加当年年检，或被吊销营业执照
税务	偷税、漏税被税务机关采取处罚措施
网络	有重大不利新闻

对评分9分以下或者有否定性指标的客户全部实行现金交易。对评分10分及以上的客户可以根据企业自身的承受能力设定不同的赊销额度。任何超过赊销额度的客户不再供货，或者实行限制性供货。为了解决仅采取上述措施对客户信用评价会导致机制僵化的问题，企业应每半年分批对所有客户进行重新评价，并将客户如期付款情况列入评价指标，对逾期付款较多的客户降低赊销额度，对能如期付款的客户提高赊销额度。这样可以鼓励客户及时付款。关于赊销额度及其变化要在购销合同的付款条款中加以约定，否则可能会对客户构成违约。
三、建立应收账款管理制度，定期定时催收账款，防范呆账、坏账的发生，控制呆账、坏账的规模。
企业只要运营就会产生应收账款，这无法避免。企业能做的就是如何把应收账款管理起来，对不同情形的应收账款采取不同的措施。
1、将应收账款管理作为一个过程由销售部、财务部、法务部联动管理。虽应收账款产生于销售部，但仅靠销售部是不能完成货款回收任务的。销售部应将产生的代收货款及时报给财务部，由财务部对到期应收账款进行催收，同时销售部应予以配合。对经过一定次数仍催收不能的货款，提交法务部评析，是否需要起诉及起诉的风险，如果起诉的话，需要补足哪些证据。证据收集完备后，由法务部负责通过诉讼程序收款。
2、应收账款分级定时催收。财务部应根据应收账款管理制度、遵循设定的程序对应收账款进行分级定时催收。对不同等级的账款采取不同的催收措施，包括电话催收、发送函件催收等。
3、诉讼程序及时跟上。对通过非诉讼途径无法催收成功的账款，及时提起诉讼，不要超过两年的诉讼时效。
如果企业产生应收账款笔数较多，建议设立专门账款催收部门，至少有专门的账款催收工作人员，来负责账款管理的协调和监督。这对及时回笼货款大有裨益。
四、加强履行购销合同义务的证据收集意识，防范客户恶意抵赖造成诉讼或仲裁而败诉。
无论诉讼或仲裁发生的可能性或者造成的损失有多小，企业都应该从与客户洽谈之时到购销合同履行完毕全过程，时刻注意搜集证据，用以证明己方履行了购销合同义务、合同履行过程中双方对合同内容的变更情况以及买方违约情况。“勿以善小而不为”的古训应时刻牢记，企业应把证据收集和保存作为工作人员的一项基本工作常抓不懈。
我们建议企业根据自身特点量身定制企业购销合同证据收集操作指引，要求所有参与销售和账款管理的人员严格按照操作指引的要求将各环节产生的证据收集好。从司法实践上考虑，最优的证据是客户加盖公章或者法定代表人亲笔签字的原始文件，其次是经过公证的电子邮件，再次是通话录音，最后是传真文件、QQ聊天记录等。对重要事实应同时采取多种方式收集证据，在不能取得证明力最优的证据时，也许次优的证据在关键时刻可以发挥作用。例如，在与客户进行对账时，如果可以取得客户加盖公章的原始文件最好，这个证据证明力非常强。客户一旦不能提出反证，将面临按照原始文件记载的金额付款。但是实践中有些客户就是不提供这种文件，这时就要采取其他方式如录音才可以取得证明力次优的证据。形成诉讼的话，企业仍有证据支持诉讼请求。
诉讼或者仲裁是企业收回货款的最后一道防线。为这道防线夯实基础是企业解决收回货款的根本途径。前面三种措施都重在防，这里则重在守。有防有守才能御敌制胜。
总之，企业应将防范账款回收风险作为作为一项长期工作，融入到企业经营的管理之中，建立一套有效的制度，并以强力执行之，才能有效避免每到年底忙于催收账款的境地之中。

                                            北京市盈科（深圳）律师事务所
                                                 陈超明企业律师团队
                                                      2013年10月

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