发布文号: 北府秘文字第0940326628号
中华民国九十四年四月二十二日台北县政府北府秘文字第0940326628号函订定发布全文30点
一、台北县政府(以下简称本府)及所属各机关、学校(以下简称各机关)为推展与执行档案管理业务，健全档案管理、提供优质档案应用服务，发挥档案功能，特依据档案法施行细则第26条规定订定本要点。
二、各机关档案管理，除档案法及其相关子法另有规定外，依本要点规定办理。
三、各机关档案管理，由该机关统一规划，以集中管理为原则。
四、各机关办毕案件，承办单位或文书单位应于5日内，并同归档清单(表1)送档案管理单位点收归档。归档清单1式2份，档案管理单位签收后，各执一份备查。
机密案件归档时，承办人员应另以机密档案专用封套装封(表2)，依规定填写相关字段，并于弥封处加盖职名章。
五、归档案件以原件为原则，有附件者，每一种以1份为限。
六、归档案件如有下列情形之一者，档案管理单位应打印归档案件退件清单(表3)，将其退回承办单位或文书单位补正：
(一)案件或其附件不全，或附件未经签准而抽存者。
(二)案件污损或内容不清楚者。
(三)案件未经批准或漏判、漏印、漏发、漏会者。
(四)案件未编列文号或文号有误者。
(五)案件未填注保存年限或分类号者。
(六)案件未依规定编写页码或页码编写有误者。
(七)案件有2页以上，未盖骑缝章者。
(八)样张或已作废之契约凭证等文件，有漏盖「样张」或「注销」字样者。
(九)案件与归档清单之登载不符者。
(十)案件未能以原件归档且未经签奉权责长官核准者。
七、各机关办毕案件已逾归档期限仍未归档者，应定期打印逾期未归档案件稽催单(表4)，以电话联系或发函稽催请其归档。
八、档案管理单位应每月统计档案归档数量，制成「归档案件数量统计表」(表5)，于次月5日前签报权责长官核阅，作为日后档案管理业务之参考。
九、各机关之档案分类表得与保存年限区分表结合编订，依其职掌之业务性质区分类、纲、目、节、项，并定期检讨修正之。
十、立案立卷编目应依下列规定办理：
(一)归档案件依年度及分类号立案立卷编目，并注明档号。
(二)附件以随原文装订为原则，如难以并同装订时，应在原稿加盖「附件另存」戳记，注记附件序号，并于附件本身及附件封面(表6)注记序号、单位、文件号、文号、附件名称及数量后套封，案卷目次表应注明附件序号及名称。
十一、各机关应对档案法施行前未届满保存年限之档案进行回溯建档。
各机关档案目录应以电子形式编制，并依档案管理局规定期限前，将档案目录汇送本府。
十二、每一档案卷夹以存放同分类号案件为限，厚度以3公分为原则，按目次号大小依序排列整齐，首页应放置调案纪录单(表7)及案卷目次表(表8)，案卷前后加装封面(表9)及封底。
十三、整理档案应注意下列事项：
(一)档案上加附之金属物应予去除，如有皱折，应予理平，如有破损，应予修补，装订时不得掉页、倒页、压字、损坏档案或妨害阅读。
(二)档案内容如有字迹模糊者，应洽请原承办单位查明补注于公文用纸，并经权责长官核可后并案装订。
(三)档案应以公文用纸尺度为标准，文件左右底3面边缘应保持整齐；过宽过大者，得予裁切折迭，但不得损及档案内容；未达规定标准者，应以公文用纸衬贴。
(四)档案上之附签，应附于文件适当位置；附签规格较小时，应以公文用纸衬贴，不得脱离原件。
十四、档案经整理后，应依下列方式办理上架：
(一)永久保存与定期保存档案得分置存放。
(二)档案应依纸质类、摄影类、录像(音)带类及电子媒体类等不同媒体型式分区分类保管。
(三)按文件号大小顺序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。
(四)档案架应预留架位空间，以利后续档案排架。
(五)档案架应依档案之年度或文件号范围等项目简明标示，并定期查检有无标示脱落或需更改等情事。
十五、各机关为保管档案，应设置档案库房。
机密档案应与一般档案分别存放，并应另备保险箱或其它具安全防护功能箱柜，装置密锁存放之，并指定专人负责管理。
十六、档案库房宜采单一出入口门禁管制，非档案管理人员未经许可，不得擅自进入，并定期实施清洁消毒及虫鼠霉菌之防治。
十七、借调档案以与承办业务有关为限，经单位主管核准，借调非主管案件时，应先经本单位主管核准后，送会承办业务主管同意，或签请本机关权责长官核准后调阅。
借调机密等级以下者，应经业务承办单位主管核准。
申请借调档案时，得以案件或案卷为单位，由调案人填具调案单(表10)，档案管理单位对调出之档案得于装订处加贴易碎贴纸或逐页加盖骑缝章。
十八、依法有权调用档案之机关，应备函载明法律依据、调用目的及调用期间，由业务承办单位依来函签办，经本机关权责长官核准后，向档案管理单位办理调卷，并负稽催之责。
十九、借调档案应于15日内归还，期满仍需继续使用，应提出展期申请，每次展期日数同借调期限。
展期次数超过3次者，仍需使用档案时，应先行归还档案后，再依前项规定办理借调。
机关间借调档案展期应备函提出请求，由业务承办单位依来函签办，经本机关权责长官核准后办理。
机密档案之借调、展期应依前三项程序办理，惟每次借调(展期)期间最长以7日为限。
二十、档案归还时，档案管理人员应详加检查档案完整无误后，将调案单归还调案人。
二十一、对于已逾归还期限且未办理展期者，档案管理人员应定期打印「逾期未归还档案稽催单」(表11)向调案人或所属单位办理发函催归。
二十二、档案管理单位应每月统计调案数量，制成「调案数量统计表」(表12)，于次月5日前签报权责长官核阅，作为日后档案管理业务之参考。
二十三、申请阅览、抄录或复制档案，应以书面叙明理由为之，各机关非有法律依据不得拒绝。
二十四、各机关档案应用，依本府受理民众申请阅览抄录复制档案标准作业程序办理。
二十五、各机关档案管理单位至少每年应办理档案清查1次，以利办理后续销毁、移转或其它必要之处理。
二十六、机密档案未经解密，不得销毁。
二十七、各机关已届保存年限之档案，档案管理单位应制作档案销毁目录(表13)，送会相关单位，如无延长保存必要者，应制定档案销毁计画(表14)并同档案分类及保存年限区分表，函送本府文化局选取具文献参考价值档案后，转送本府汇送档案管理局。
二十八、各机关移转永久保存之档案，以每年办理1次为原则。届满移转年限之档案，应先办理档案保存价值鉴定，经鉴定仍具永久保存价值者，应编制「档案移转目录」(表15)，并同鉴定报告层送本府汇送档案管理局。
二十九、各机关档案管理人员，得随时观摩本府档案管理作业，沟通观念与作法，以健全档案管理。
三十、本府定期辅导各机关档案管理情形，举办教育训练，提升档案管理人员专业素养，统一各机关分歧之档案管理品质。
