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一、金融机构作业委托他人处理 (以下简称委外) 时,应签订契约,并依本注意事项办理。
本注意事项适用之金融机构,包括本国银行、外国银行在华分行、信托投资公司、票券金融公司、信用合作社、农渔会信用部、经营信用卡业务之机构等。
二、金融机构作业委外不得违反法令强制或禁止规定、公共秩序及善良风俗,对经营、管理及客户权益,不得有不利之影响,并应确保遵循银行法、洗钱防制法、计算机处理个人数据保护法及其它法令之规定。
金融机构对委外事项应指定专责单位加强控管,定期与不定期稽核,并留存纪录以供查核。
三、金融机构作业委外,须确认财政部、中央银行及中央存款保险股份有限公司等得取得相关资料或报告,及进行金融检查。
四、金融机构作业委外应慎选受委托机构且须确认委外事项系受委托机构合法得办理之营业项目。
金融机构作业委外须作紧急应变计画及安排,以避免受委托机构因服务品质下降、临时终止契约或停止营运等因素,而影响银行之经营或客户之权益。
金融机构作业委外如因受委托机构或其雇用人员之疏失致客户权益受损,仍应对客户负责。
金融机构作业委外应订定客户纠纷处理程序及时效,并设置协调处理单位,受理客户之申诉。
五、金融机构对于涉及营业执照所载业务或客户信息之相关委外作业事项以下列事项为限:
(一) 数据处理:包括信息系统之数据输入、处理、输出,信息系统之开发、监控、维护,及办理业务涉及数据处理之后勤作业等。
(二) 信用卡之行销业务、客户资料输入作业、窗体打印作业、装封作业、付交邮寄作业,及开卡、停用挂失、预借现金、紧急性服务等项目之计算机及人工授权作业。
(三) 委请办理有价证券、支票、窗体及现钞运送作业及自动柜员机装补钞等作业。
(四) 委请律师、代书处理之事项,及委托其它机构处理因债权承受之担保品等作业。
(五) 车辆贷款逾期缴款之寻车及车辆拍卖 (不含拍卖底价之决定) 作业。
(六) 鉴价作业。
(七) 窗体、凭证等资料保存相关作业。
(八) 应收债权之催收作业。
(九) 车辆贷款业务之行销、贷放作业管理 (不含授信审核之准驳) 、服务及咨询等作业。
(十) 内部稽核作业,惟不得委任其财务查核会计师办理。
(十一) 代客开票 (支票、汇票) 作业相关事宜。
(十二) 贸易金融业务 (信用状开发、让购、及进出口托收等) 之后勤处理作业。
(十三) 消费性贷款之申请书有关客户身分及亲笔签名之核对。
(十四) 房屋贷款行销业务。
(十五) 电子通路客户服务业务 (包括电话自动语音系统服务、电话行销业务、客户电子邮件之回复与处理作业、电子银行客户及电子商务之相关咨询及协助,及电话银行专员服务等) 。
(十六) 消费性贷款行销及对保作业。
(十七) 不良债权之评价、分类、组合及销售。但应于委外契约中订定受委托机构参与作业合约之工作人员,于合约服务期间或合约终止后一定合理期间内,不得从事与委外事项有利益冲突之工作及提供顾问或咨询服务。
(十八) 金块、银块、白金条块等贵金属之报关、存放、运送及交付。
(十九) 已提供信用额度之往来授信客户之信用分析报告编制。
(二十) 其它经财政部核定得委外之作业项目。
六、第五点规定之委外事项,应在不影响健全经营及客户权益之原则下,依董 (理) 事会 (外国银行在华分行可由总行授权人员) 核准之委外内部作业准则办理。
前项委外内部作业准则应载明下列事项:
(一)委外事项及范围
(二)客户权益保障原则
(三)风险管理原则
(四)内部控制原则
委外内部作业准则之执行情形应列入内部稽核之查核项目,前项查核结果及最近一年内之客户申诉处理情形应于内部稽核报告中揭露。
七、金融机构对于涉及营业执照所载业务或客户信息之相关委外作业除第五点所列项目外,应检具董 (理)事会 (外国银行在华分行可由总行授权人员出具同意函)决议录及委外作业计画书向财政部申请核准。
委外作业计画书至少应包括下列事项:
(一)委外事项及范围
(二)作业流程及风险管理
(三)委外对营运之影响评估
(四)客户权益保障说明
(五)适法性分析
八、金融机构作业委外如涉及客户信息者,应于契约签订时订定告知客户之条款;其未订有告知条款者,金融机构应书面通知客户委外事项,并明定客户于接获金融机构通知未于一定合理期间以书面表示反对者,视为同意。
金融机构应确认前项情形之受委托机构须有严密保护措施,确保接触资料者不外泄客户资料,且不得为其它不当利用行为。
九、金融机构作业委外契约(包括复委任契约)至少应载明下列事项,以确保委外服务品质。
(一)具体之委外事项及内容。
(二)受委托机构应遵守金融机构应遵守之法规 (包括银行法、洗钱防制法、计算机处理个人数据保护法及其它法令之规定)。
(三)受委托机构应建立内部控制机制,定期与不定期进行内部考核,委外事项如有履行不能、履行困难或履行困难之虞者,对于金融机构负有立即通知之义务。
(四)金融机构于必要时 (包括主管机关命其终止或解约)得于事前通知受委托机构后终止契约。
(五)受委托机构就委外事项之范围,同意主管机关得依银行法第四十五条规定办理。
(六)受委托机构对外不得以金融机构名义办理受托处理事项。
十、金融机构办理作业委外应确实遵守相关法令,及中华民国银行商业同业公会全国联合会订定之业务规章或自律公约。
十一、金融机构办理作业委外如违反本注意事项之规定,本会得依银行法第六十一条之一规定,依情节轻重采取适当之处分措施或停止部分(或全部)委外作业。