发布文号: 湘政办发［1996］25号
各行政公署，自治州、市、县人民政府，省直机关各单位：
现将修订的《湖南省国家行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
湖南省人民政府办公厅
一九九六年五月二日
湖南省国家行政机关公文处理实施细则(海南省人民政府办公厅一九八九年十月十日印发一九九六年五月二日修订)
第一章 总 则
第一条 为使全省国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》(国办发(1993)81号)，结合我省实际情况，制定本实施细则。
关联法规：
第二条 全省国家行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 全省各级国家行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第四条 全省各级国家行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第五条 全省各级国家行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。
第六条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第七条 公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。全省各级国家行政机关的公文不得对党的组织作指示、交任务。
第二章 公文种类
第八条 全省各级国家行政机关的公文种类主要包括：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
(二)议案
适用于各级人民政府依照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(三)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
(四)指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
(五)公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(六)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
(七)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。
(十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关的名称，也可以并用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，标注在首页右上角；有秘密等级时，则标注在其下方位置。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，标注在首页的等级栏内。
(四)发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般仅次于发文机关之下、横隔线之上正中位置。年份不能简写，置于方括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)上报的公文，应当注明签发人姓名，一般标注在发文字号的右侧。联合上报的公文，签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。
(六)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
批转、转发公文，标题应当避免使用重复用语。
(七)主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，仅次于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议纪要”等，主送机关可以列在正文之后。
(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件名称，如有两个以上附件应当注明附件的顺序号。附件应当在首页左上角注明附件顺序号。附件一般应当与主件装订在一起，如不能装订在一起，应当在附件首页左上角注明主件发文字号。
(九)公文除会议纪要外，应当加盖印章。印章端正盖在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左至右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般不再标明发文机关名称。翻印的文件不盖印章，但应当加印发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加页标明成文时间并加盖印章，同时在印章左上方标明“(此页无正文)”。
(十)成文时间，文件以机关领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注，如“此件发到××级”、“此件可登报”等，应当加圆括号标注在印章左下侧。
(十二)文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词标注在文件末页抄送机关之上。
(十三)文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
(十四)文件应当标明印发机关和印发时间。印发机关和印发时间标注在抄送机关之下。文件一般标明印发份数。
第十条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。
公文用纸一般为16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可以采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。左侧装订。
张贴的公文字体、用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 全省各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十二条 政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关部门行文。未经本级政府授权，政府各部门不得向下一级政府行文。
第十三条 属省人民政府各部门主管的业务工作，应当由各地、州、市业务部门直接向省主管部门行文，或者由各行政公署和州、市政府直接向省主管部门行文，不要报省人民政府转办。省人民政府所属部门需要解决有关业务问题，应当按照职责分工直接向同级业务主管部门行文，不要报省人民政府转办。
第十四条 属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由部门发文，文中可注明经政府同意。
第十五条 按隶属关系报送政府审批的请示，可以由政府批复、答复，也可以由政府授权其办公厅(室)或者主管部门批复、答复。政府各部门报请政府批转的公文，可以由政府批转，也可以由政府授权其办公厅(室)转发。
第十六条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十七条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。
第十八条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第十九条 各级行政机关一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
第二十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
第二十一条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十二条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十三条 经批准在报刊上全文发布的规章和规范性文件，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第五章 公文办理
第二十四条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十五条 收文应当有专人负责签收登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代拟文稿、会签文稿，均应编号登记。
文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或者贴密封笺，交机要交通部门投送。
第二十六条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。
除特殊情况外，领导人不应受理和审批未经文秘部门登记、注批的公文。
第二十七条 承办单位应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十八条 凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第二十九条 省人民政府各部门对于省人民政府交办的公文，应当及时认真办理并答复来文单位。需要省人民政府审定的，应当由机关主管领导人审核签署，报省人民政府审定后答复来文单位。承办单位用书面形式答复的，应当抄送省人民政府办公厅文秘部门；用电话等形式答复的，应当电话告知省人民政府办公厅文秘部门。
第三十条 送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文应当及时了解和反馈执行情况。
第三十一条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日。
(四)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。公文结构层次不宜过多。
(五)必须使用国家法定计量单位。
(六)用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
(七)政府各部门代拟的文稿，应当按公文格式打印或者用方格稿纸誊正，经部门领导人签署上报。
第三十二条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十三条 公文由本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可以由秘书长或办公厅(室)主任签发。
第三十四条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅应当注明时间。
第三十五条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在文稿装订线外书写。
第三十六条 公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述；文种使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的有关规定。
关联法规：
第三十七条 上报的公文，如不符合本实施细则第十三条、第十四条、第十九条、第二十条、第二十八条、第三十一条第一项和第七项的规定，以及要求批转的公文和代拟文稿内容不成熟、需作较大修改的，上级机关的文秘部门可以退回呈报单位。
第三十八条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
需要翻印、转发的国务院文件、国务院办公厅文件，由省人民政府办公厅统一印发；需要翻印、转发的国务院各部门、各直属机构的文件，由省人民政府有关部门印发。
第三十九条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第四十条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
关联法规：
第四十一条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第四十二条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第四十三条 公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式公文妥善保管。
第四十四条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十五条 下级机关收到上级机关的机密、绝密公文，应当按照发文机关的要求定期清退。
第四十六条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。
第七章 附 则
第四十七条 规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事部门有关规定处理。
第四十八条 本实施细则自发布之日起施行。过去省人民政府办公厅有关公文处理的规定，凡与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。
第四十九条 本实施细则由全省各级国家行政机关办公厅(室)组织施行。
第五十条 本实施细则由省人民政府办公厅负责解释。
