发布文号: 冀劳社[2001]4号
各处室、厅属各单位：
为使全省各级国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，省政府制定了《河北省国家行政机关公文处理实施细则》(冀政(2000)42号)，现就我厅贯彻落实工作通知如下：
一、高度重视公文处理的规范化、制度化、科学化工作。《河北省国家行政机关公文处理实施细则》(以下简称《实施细则》)，是根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号)制定，其规定的公文格式是参照《国家行政机关公文格式》(GB／T9704一1999)国家标准执行的。这两个文件和一个标准同过去公文处理办法发生了重大变化，我厅行政处室要认真学习，严格按规定制发公文(包括电报，下同)，厅属各事业单位也要参照执行，保证我厅公文处理工作高效、有序运行。设在我厅的各种临时机构制发公文也要按照上述规定执行。
二、关于收文办理。厅办公室是我厅公文处理的综合管理机构，送达我厅的公文统一由厅办公室负责登记并提出拟办意见，经厅领导审批后，由业务处室、单位具体承办。涉及两个以上处室、单位的公文，由厅领导明确主办处室、单位，没有明确主办处室、单位的，由排位靠前的处室、单位主办。原则上，业务处室、单位不直接收文，已经收到的公文，应当及时移交厅办公室，按上述程序处理。
三、关于公文拟制。各处室、单位要严格按照《实施细则》规定和厅领导批示拟制公文，由主要负责人签字，经厅办公室审核后，报送厅领导审定。经厅办公室审核公文时，须附厅领导批示意见和拟制公文涉及的相关文件。对涉及其他处室、单位业务的，应当主动征求意见，经协商意见不能取得一致的，说明理由，并附相关处室、单位意见等，送厅办公室核稿后，报厅领导审定。厅内设机构不得向外正式行文。
涉及其他厅局业务的公文，由主办处室、单位负责组织会签，意见不一致的，应先进行协调，仍不能达成一致意见的，主办处室、单位提出解决意见，经厅办公室审核后，报厅领导审定。上报公文会签意见不一致的，应当说明情况，提出建设性意见，请厅领导协调，再次征求有关单位意见后，由厅办公室核稿，厅领导签发报出。
四、关于公文格式。我厅公文用纸统一使用国际标准A4型纸，公文格式按《实施细则》和GB／T9704一1999国家标准执行。上报公文应当注明签发人，上报公文中的请示性公文还应当注明联系人和联系电话，原则上，我厅请示性公文的联系人为主办处室、单位的主要负责人。公文格式谁打印谁负责，厅办公室统一把关，不符合发文标准的，退回重印。
五、关于公文编号。我厅公文编号统一由厅办公室负责。公文编号为冀劳社、冀劳社办、冀劳社办字和冀劳社传。冀劳社适用于内容重要、 涉及全局的公文；冀劳社办为单项工作安排、具体政策变化和一般性请示报告等；冀劳社办字为不具备政策性和工作安排性质的具体事项；冀劳社传主要用于安排紧急事项(具体发送由厅信息中心负责)。对内行文一般用便函形式，加盖公章，不编号。公文经厅领导审定后，由厅办公室复核，再予编号。
六、《实施细则》自2001年4月1日起在我厅统一实施，请各处室、单位提前做好各项准备工作。本通知及《实施细则》未尽事宜，按《国家行政机关公文处理办法》，国务院办公厅《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)执行。
二○○一年二月十六日
河北省国家行政机关公文处理实施细则
第一章 总则
第一条 为使全省各级国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，制定本实施细则。
关联法规：
第二条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
关联法规：
第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。负责公文处理的文秘人员应忠于职守，尽职尽责，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。
(一)公文眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。
1.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文主办机关排列在前。
2.发文字号包括机关代字、年份和序号。年份应当用全称。联合行文，只标明主办机关发文字号。
3.涉及国家秘密的公文，视机密程度，在公文首页右上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号，份数序号标在眉首左上角。
4.紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同时是秘密公文的，上标紧急程度，下标机密程度。
5.上报的公文，应当在首页注明签发人、会签人姓名。签发人、会签人姓名标注在发文字号同行右侧适当位置。“请示”类公文应当在附注处明联系人的姓名和电话。
(二)主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件。
1.公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。
标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。要根据字数多少合理分行排列。
除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不用标点符号。
2.主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除通告、公告、会议纪要外，公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下，在正文上方顶格书写。命令(令)、决定类公文，主送机关可置于尾栏部分抄机关之上。
3.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标题置于正文之后、成文时间之前。
4.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。命令(令)类公文，套印行政首长名章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章，主办部门排列在前，协办部门排列在后。
5.公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。
6.成文日期，以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
(三)版记包括主题词、抄送机关、印制版记。
1.公文应当标注主题词。主题词标注在落款之下、抄送栏之上，词目之间有适当间隔。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词；下行文从本级行政机关的主题词表中选择。
2.抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送(抄报)栏设在公文末页下端、印制版记之上。
3.印制版记包括公文制发(翻印)机关名称、印发(翻印)日期和份数。
(四)文字从左至右横写、横排。在民族自治的地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况或突发事件，如重大社情和严重自然灾害等紧急事项确需越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
第十六条 各级政府办公厅(室)，根据需要并经政府负责人批准，可以代表本级政府行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十八条 属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门，须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第二十条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十一条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。
第二十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”不得夹带请示事项。
第二十三条 各地区和部门间能够通过协商解决的问题，不应向政府请示，下级政府需同上级政府部门协商解决的问题，应直接发函联系，不要报经上级政府转办处理。
第二十四条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十五条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。
第五章 发文办理
第二十六条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十七条 草拟公文。属于部门主管范围内的工作需要政府发文时，一般由部门代拟文稿；涉及两个以上部门时，一般由一个部门牵头共同起草；综合性公文，一般由综合部门或者办公厅(室)拟稿。
第二十八条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(十)起草公文所依据的参考资料，应当附在文稿之后，一并送审。
第二十九条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第三十条 公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。对不需要行文或者可以由主管部门行文的。提出意见报经领导同意后，退主办部门。
第三十一条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第三十二条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十三条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十四条 各级行政机关收到的公文，分办件和阅件两种。办件是指需要收文单位办理的公文。阅件是指应当由收文单位了解来文内容的公文。
第三十五条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十六条 经审核，对符合本实施细则规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本实施细则规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十八条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见、送负责人批示后办理。
第三十九条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第四十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十一条 送负责人指示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第四十二条 阅件应分送领导和有关机关工作人员阅读。传阅公文，应当履行登记手续。随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅应当建立传阅(退)制度。
第四十三条 传递秘密公文，按有关保密规定办理。
第七章 公文归档
第四十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
关联法规：
第四十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十七条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第五十条 各级行政机关应当本着既有利于提供服务，又注意保密和保证档案安全的原则，制订档案借阅、利用制度。
第八章 公文管理
第五十一条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十二条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十三条 上级机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印文件应当与原正式文件同样管理。
第五十四条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，可不再行文，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第五十五条 公文复印件为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第五十六条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。
第五十八条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十九条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第六十一条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外事部门的有关规定处理。
第六十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十三条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十四条 本实施细则自2001年1月1日起施行。1994年6月15日河北省人民政府办公厅印发的《河北省国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。
