发布文号: 桂办发［2003］25号
各市、县党委和人民政府，自治区党委和自治区级国家机关各部委办厅局，各人民团体，柳州铁路局，各大专院校：
《自治区档案馆关于开展现行文件阅览服务的意见》已经自治区党委、自治区人民政府同意。现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
中共广西壮族自治区委员会办公厅
广西壮族自治区人民政府办公厅
二○○三年七月二十三日
自治区档案馆关于开展现行文件阅览服务的意见
为进一步贯彻落实党的十六大和自治区党委八届三次全会精神，自觉实践“三个代表”重要思想，切实转变作风，充分利用档案为广大人民群众服务，推进政务公开和依法行政，根据国家档案局的要求，参照兄弟省(市)的做法和我区试点经验，拟在自治区档案馆开展非涉密的现行文件(以下简称“现行文件”)阅览服务。
一、开展现行文件阅览服务的必要性
开展现行文件阅览服务，是拓宽档案馆服务功能，充分发挥档案文件信息作用的有效途径。目前，自治区档案馆共保存有49万卷档案和6万多册资料，每年都为经济建设和各机关。团体、企事业单位及个人的编史修志、工作查考、学术研究、宣传教育等提供大量的档案，取得较好的经济效益和社会效益。但由于保存的档案一般是自治区直属各单位十几年前形成的，利用者要利用近年的档案或当年制发的现行文件，仍需要到有关单位查阅。有时为解决一个问题，需跑几个单位，既费时又费力。在自治区档案馆开展现行文件阅览服务，自治区直属各单位把不涉密的现行文件及时送自治区档案馆，由自治区档案馆统一开放，利用者就可在馆内快捷查到各单位既往的档案和新的文件，既方便了利用者，也减轻了有关部门的工作量，同时拓宽了档案馆的服务领域，充分发挥档案、文件的作用。
开展现行文件阅览服务，是推进依法行政和政务公开，密切党和政府与人民群众联系的重要举措。开展现行文件阅览服务，把行政机关的有关文件向社会公开并提供利用，使行政机关的各种行政行为置于人民群众监督之下，增强办事的透明度，有利于加快政府职能转变，促进依法行政，提高行政效率；有利于密切党和政府与人民群众的联系，更好地调动广大人民群众的积极性。
开展现行文件阅览服务，是满足社会各界和广大人民群众日益增长的档案文件需求的需要。随着社会主义市场经济体制的不断完善和社会主义民主法制建设的不断推进，社会各界和广大人民群众出于维护自身合法权益的需要，急需了解政府及其工作部门出台的各项文件精神。开展现行文件阅览服务，可以满足社会各界和广大人民群众的需要。
开展现行文件阅览服务，是适应加入世贸组织后新形势发展的必然要求。世贸组织要求各成员方必须公布其有关对外贸易的法律、法规、规章和政策措施，要求政府有关的行政行为公开化，确保各类企业在同等条件下开展竞争。开展现行文件阅览服务，可以为自治区党委、自治区人民政府及各部门提供一个集中向社会公开现行文件的窗口，及时、有效地向社会各界和投资者提供各种政务文件信息，有利于政府和各工作部门与投资者的沟通，缩小政府行为与世贸组织基本规则之间的差距，更好地适应改革开放和现代化建设的需要。
二、开展现行文件阅览服务的主要任务
(一)收集。主要是收集自治区直属各党政机关、社会团体和事业单位形成的非涉密的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件和资料。
(二)管理。对收集到的现行文件和资料进行整理、分类等规范性管理。
(三)利用。通过各种有效手段，为社会各界和广大人民群众提供方便、快捷的现行文件利用服务。
三、开展现行文件阅览服务的措施
(一)开展现行文件阅览服务的工作地点、人员。
地点：现行文件阅览室暂设在自治区档案馆档案阅览室。
人员：现行文件阅览服务工作人员由自治区档案馆内部调整安排，并负责具体实施。
(二)现行文件、资料的报送方法。
现行文件、资料的报送、收集，是开展现行文件阅览服务的关键。各有关单位要明确报送范围，形成现行文件、资料报送制度，保证文件、资料的及时报送。
1、报送单位。自治区党委、自治区人民政府各部委办厅局，自治区人大常委会办公厅、政协办公厅、高级人民法院、检察院，以及具有行政管理职能的自治区级事业单位和人民团体，中央驻桂单位。
2、报送范围。我国加入世贸组织后经清理仍然有效并继续执行的非涉密性的发至县、团级以下(含县、团级)的文件、资料，主要包括：(1)自治区党委、自治区人民政府制发的正在执行的与我区经济、文化、社会以及人民群众生活密切相关的政策性文件，政府规章；(2)自治区人大及人大常委会审议通过的广西壮族自治区地方性法规；(3)区直各部门制发的正在执行的关于经济建设、科技教育、医疗卫生、劳动人事、社会保障、城市建设和管理、精神文明建设、社会治安综合治理等政策性、公益性、服务性文件或文件汇编，以及有关的文献、志书、年鉴等。
3、报送时间。(1)2000年1月至2003年7月30日之前形成的属于上述报送范围的文件，由各报送单位在2003年7月31目前送自治区档案馆(2000年以前形成未进馆的上述文件也可同时报送)。(2)2003年8月1日之后形成的属于上述报送范围的文件，在发文的同时送自治区档案馆。
4、报送形式。一般应为纸质正本两份，正本已没有重份的，可以用复印件(须加盖发文机关印章)替代。形成电子文件的，应同时报送电子文件的磁盘。
5、报送手续。各单位报送文件、资料时，交接双方应办理交接手续。已移交的文件废止的，发文机关应及时书面通知自治区档案馆。
(三)现行文件、资料的审查和管理。
1、现行文件开放利用前要严格审查把关。现行文件开放原则：一是无密级文件；二是发至县、团级以下(含县、团级)的文件；三是公开发布执行的文件；四是对社会和人民群众有利用需要的文件。现行文件报送前由各单位按上述原则严格把关，自治区档案馆对收集到的文件、资料再次审查。
2、自治区档案馆对确定可公开的所有文件、资料进行编号、登记，建立文件目录，进行规范化管理。文件目录全部向社会公开。
(四)现行文件、资料的利用。
1、免费向社会提供利用。查阅时，中国公民须持本人有效证件(介绍信、身份证、工作证等)；外国人或外国组织必须经中国有关主管部门介绍以及自治区档案馆同意。
2、现行文件、资料利用实行开架阅览服务和咨询服务。开架阅览服务，即利用者可在自治区档案馆阅览室阅览文件目录、直接查阅。咨询服务，即利用者可以通过电话、信函、传真等方式查询有关文件内容，由自治区档案馆负责提供服务。利用者如要求对文件内容予以解释时，自治区档案馆向文件形成单位或相关部门查询后予以答复。
