发布文号: 黑科外字（1986）186号
在黑龙江省(以下简称我省)举办国际科技会议，可以提高我省的学术地位，并可在减少经费开支的情况下，使更多的人出席会议，增加与国外学者接触的机会，使对外科技交流的范围更为广泛，交流内容更为深入。同时，也可为我省增加外汇收入。为此。应争取多在我省举办一些国际科技会议。
一、凡申请在我省召开国际科技会议的主办单位应具备下列条件：
1、会议内容必须适合我省科技、经济、社会发展需要，但对国际科技组织主动在我省举办必要会议的要求应予以适当的考虑。
2、我省与科技会议有关的工作要有一定的基础，并能向会议提出一定数量和一定水平的论文。
3、能够提供适当的会议场所，妥善安排外宾的食、宿、交通等。
4、凡我省与国际科技组织联合举办，或由国际科技组织自行举办的会议，必须事先研究如何解决有关政治性问题和经费问题，须签定协议或会谈纪要。
5、会议经费要有保证。
二、申报与审批
在具备上述条件后，在我省举办国际会议的单位向省政府提出申请报告，送省科委办理。在申请报告中必须说明：
1、在我省举办会议的条件和理由。
2、会议的宗旨和主要内容。
3、会议的时间和地点。
4、会议规模、国外科技人员数和出席会议人员的基本情况。
5、会议经费金额、来源及收支预算。
6、如安排学术参观或游览。要说明范围和路线。
省科委对申请报告进行初审，对于参加会议的外籍人员，100名以下者报省政府审批；100名以上，500名以下者，报省政府审核，再呈送国家科委审批；500名以上者，省科委送省政府初审，报国家科委审核；呈送国务院审批。
经审批后，即可进行会议的筹备工作。
三、会议准备
1、做好会前的宣传工作。由会议召开日期算起，一般应在一年半前发出会议预告，即第一次通知；八个月前发出第二次通知进行预登记，送交论文摘要；半年前发出第三次通知，要收缴登记费、订旅馆、送交论文全文。也可发两次通知，时间和内容可参照上述安排。在发送通知的当时，要通报我有关驻外使(领)馆。
2、做好论文的征集、审编和出版工作。由国内外专家或与国外联合举办单位组成论文审编组，负责选定在大会上或分组会上宣读的论文。并选定收入论文集的论文。要组织好论文的预印本和论文集的出版发行工作。
3、组织好筹备小组。开始可指定专人办理日常对外联系，根据工作进展，再组成脱产或半脱产的工作组。
4、根据外国科学家的论文水平和作者在国际上的学术地位，可聘请其担任会议职务。
5、如果需要旅游部门配合，应同旅游部门商谈分工范围、旅游路线及收费标准，并签定备忘录或合同。
6、参照出席国际会议人员的条件，选择并组织好出席会议的国内科技人员。会前认真研究国外出席会议人员提供的论文，制定好有关科技交流的计划。
7、如果有外国记者要求对会议进行采访时，可请省外办协助与外交部新闻司联系，做好采访登记与其它准备工作。
四、会议期间的注意事项
1、讲求会议学术交流的实效，免除形式主义的外交礼仪活动。
2、本着热情友好、谦虚谨慎、多做工作、内外有别、不卑不亢的精神做好接待工作。
3、我方出席会议的人员，应根据会前的准备，认真地、不失时机地做好交流工作，必要时也可组织一些专题的小型座谈会。
4、认真执行有关科学技术保密规定。
5、加强安全保卫工作，防止坏人破坏，同时也要提高警惕，防止敌特窃取我情报。
五、会后工作
1、主办会议的单位要做好会议的工作总结，出席会议的科技人员做好学术总结。对一些收获，特别是重大收获应向有关部门提出消化、吸收和推广的措施。
2、出席会议的科技人员，应在一定场合组织报告会，向未出度会议的有关科技人员介绍学术交流情况。
3、及时做好论文集的印刷、出版工作，及时向国内外发行。
六、附则
本细则自公布之日起施行。
一九八七年一月一日
