发布文号: 海人劳保通[2006]93号
市属各用人单位：
为了更好地加强职工档案管理工作，有效地保障用人单位和劳动者的权益，现颁发《海口市用人单位职工档案管理办法》，请认真贯彻执行。
二00六年十二月六日
海口市用人单位职工档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，依法保障用人单位和劳动者的合法权益，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
关联法规：
第二条 本办法适用于我市的国家机关、社会团体、企业、事业单位及其他组织与个人。法律、行政法规另有规定的除外。
第三条 职工档案，指用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
第四条 职工档案管理工作，在市档案行政管理部门的宏观管理和组织协调下，由市劳动保障行政管理部门领导与指导，实行统一领导、分级管理的原则，市、区劳动保障行政管理部门依法综合管理所属用人单位职工档案工作，对劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构和用人单位设立的职工档案管理室进行业务指导和检查，并接受同级档案行政管理机构的监督、指导。
第五条 用人单位职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第六条 职工档案由所在用人单位的劳动(组织人事)职能机构管理，并设立职工档案管理室。不具备职工档案管理条件的用人单位的职工档案，可委托市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。
第七条 市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构，负责管理所属用人单位失业职工档案，并受用人单位或自谋职业人员、灵活就业人员、流动就业人员、自费出国学习人员、境外就业人员等委托管理个人档案。市社会保障经办机构负责管理退休职工档案。
第八条 用人单位设立职工档案室的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；
（二）库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防水、防光、防尘、防盗等条件；
（三）有专人保管，并经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。
第九条 设立公共职工档案管理机构的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；
（二）库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防高温、防光、防盗等条件；
（三）库房温度控制在14℃―24℃，相对湿度控制在45??―60??；
（四）档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开设立；
（五）配备与工作相适应的专职档案管理人员，并具有大专（或相当大专）以上学历，经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。
第十条 档案室和公共职工档案管理机构的职责：
（一）遵守国家的法律法规，建立健全机构内职工人事档案管理的规章制度，为用人单位和劳动者提供优质档案管理服务；
（二）登记职工就业、培训鉴定、奖惩、党、团员组织关系、工作变动、失业、退休和参加社会保险变动等情况；
（三）及时收集、整理、鉴别、立卷、保管职工档案材料；
（四）办理档案的查阅、借阅和转递、移交手续；
（五）为有关部门或单位提供劳动者情况，根据档案材料出具有关证明；
（六）做好劳动者档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理档案和劳动保障行政管理部门交办的其它有关事项。
第三章 档案的内容
第十一条 职工档案的内容、分类标准与归档范围（详见附件一）：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）审批材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十二条 职工所在用人单位的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十三条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实完整、文字清楚、手续齐备（见附件一）。材料须经相关单位、组织审查盖章，经办和本人签字、盖章后归档。
第十四条 职工档案的整理，必须符合规范的要求（见附件二）。职工档案材料统一使用16K（26cm×18.4cm）办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸书写。
第十五条 建立档案管理台帐，防止档案材料丢失和泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造劳动者人事档案材料。按规定需要销毁档案材料时，必须仔细审查，逐份登记，写明销毁理由，经单位主管领导批准，指定专人监销，方能销毁。
第十六条 出国不归者、死亡、失踪人员的档案由原档案保管单位或公共职工档案管理机构继续保管15年后，可报经市劳动保障行政部门审核同意后予以销毁。国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后，其档案由原保管档案机构按规定向有关档案馆移交。
第十七条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件三）。
第十八条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。
第五章 档案的提供利用
第十九条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信，并派专人到职工档案管理机构查阅室查阅职工档案。
（二）职工档案一般不借出查阅。如需要借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管档案工作的领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
（三）对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格查阅手续。
（四）需要查阅本人及亲属（直系、旁系亲属、同学、亲友）的档案时，必须在档案管理单位档案管理工作人员亲自监督下进行。
（五）查阅档案必须严格遵守保密制度。借阅者应切实负责和维护所借阅档案的完整与安全。不得拆散档案或撕下档案材料及严禁在档案材料上画线、打圈、折迭、污损和涂改。未经档案管理单位同意，任何组织和个人不得抄录、摄制、复制、翻印、影印和公布档案材料。造成档案损失者，按《中华人民共和国档案法》有关规定追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
关联法规：
第六章 档案的转递
第二十条 用人单位设立职工档案管理室的，在职工与用人单位解除（终止或中止）劳动关系后，除因职工出国留学、境外就业、升学、参军、劳教、劳改等原因，原所在单位今后还准备录用的，其档案可由原所在单位继续保管外，被新的用人单位招用或以自谋职业及其他灵活就业方式再就业的，原用人单位应在一个月内将职工档案转交其新单位管理。新的用人单位没有设立职工档案管理室的，由新用人单位交市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。
第二十一条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。特殊情况由劳动者本人自带档案，须加封条并盖公章，否则任何单位不得接收。
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“职工档案转递通知单”（见附件四）的项目登记，并密封包装。
（三）对 转出的档案必须完整齐全，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第七章 法律责任
第二十二条 违反本办法，有下列行为之一的用人单位，由市档案行政管理部门责令改正；情节严重的，由主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分：
（一）档案管理混乱或者造成职工档案损失的；
（二）职工档案丢失、损毁，用人单位不履行申请办理补办认定义务的；
（三）不按规定归档或者不按规定向档案馆移交职工档案的；
（四）私自保存他人档案或将职工档案据为己有的；
（五）拒绝接受市档案行政管理部门监督检查或者拒不改正的。
第二十三条 违反本办法，有下列行为之一的，除依法给予行政处分外，由市档案行政管理部门给予警告，可以按有关规定对用人单位和个人并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失职工档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁职工档案的；
（三）涂改、伪造职工档案的；
（四）骗取补办职工档案认定文件以及相关待遇的；
（五）利用职工档案材料营私舞弊的。
第八章 附 则
第二十四条 本办法由市人事劳动保障局负责解释。
第二十五条 本办法自下发之日起执行。
