发布文号:
济政办发〔2003〕88号
关于印发全市政府系统电子公文传输管理暂行规定的通知
各县市区人民政府,济宁高新区、曲阜新区管委会,市政府各部门，各大企业:
现将《全市政府系统电子公文传输管理暂行规定》印发给你们,望认真执行。
济宁市人民政府办公室
二○○三年八月一日
全市政府系统电子公文传输管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 根据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2000〕23号)和《电子公文传输管理暂行办法》,为进一步做好全市政府系统电子公文传输工作,更好地发挥政府办公网络的作用,确保电子公文传输科学、规范和安全有效,制定本规定。
第二条 电子公文是指各地区、各部门按照国务院《国家行政机关公文处理办法》制发公文时形成的,并符合本规定规范格式的电子数据。
第三条 电子公文传输指电子公文的生成、发送、签收过程。
第四条 济宁市人民政府办公室电子政务管理科(以下简称电子政务科)负责全市政府系统电子公文传输的管理和指导工作。各县市区政府办公室、市政府各部门办公室(秘书科)主管本地、本部门的电子公文传输工作。
第五条 电子公文传输工作主管部门要建立健全电子公文办理制度和管理岗位责任制。管理人员要有高度的责任感,认真负责,切实做到不错不漏,不迟不误,确保电子公文及时传输和办理。
第六条 市政府办公室通过政府办公网络向联网单位发送的公文、传真电报、便函及各县市区人民政府、市政府各部门通过政府办公网络上报市政府的请示、报告等,一律视为正式公文,与相同内容的纸质公文具有同等法律效力,应按有关规定程序和要求及时办理。
第二章 电子公文传输
第七条 政府电子公文传输的内容:
(一)国务院及国务院办公厅文件;
(二)省政府及省政府办公厅文件及传真电报;
(三)市政府及市政府办公室文件、传真电报、信函等;
(四)各县市区人民政府、市政府各部门上报市政府的请示、报告等。
第八条 电子公文一般采用s2格式或其他指定格式。
第九条 电子公文传输设备(联网工作站)一般包括:
(一)计算机、打印机和网络接入设备;
(二)联网和公文处理软件;
(三)汉字传呼机。
第十条 电子公文传输日常管理。
(一)市政府办公室文秘科负责国务院、省政府、市政府文件以及各县市区人民政府、市政府各部门上报市政府的请示、报告(非急办件)的传输工作。
(二)市政府办公室电子政务科负责市政府急办公文(传真电报、会议通知等)的传输工作。
(三)各县市区政府办公室和市政府各部门、各单位办公室(秘书科)负责电子公文日常接收、发送和办理工作。各级政府、各部门要选配1—2名懂技术、责任心强的人员负责政府联网工作站的管理工作;每个工作日上、下午各联网一次,收到公文应及时签收和办理;管理人员要随身携带传呼机并保持24小时正常开机,收到应急寻呼信息时要尽快上网收文处理,不得延误。
(四)电子政务科要随时监控公文传输系统运行情况;当联网工作站出现设备和系统故障或设备配置不全、传呼欠费停机及无专人管理等情况,造成无法正常接收公文时,应及时对该单位暂停传输,按非联网单位发文;如10日内仍不能正常接收,将取消该单位收文用户。
(五)不属于本规定传输范围的电子公文的传输申请,需经市政府办公室分管领导签字同意或授权,由电子政务科按有关程序办理。
(六)对擅自越权传输的电子文件,受文单位不予办理。
第十一条 市政府一般电子公文的传输程序。
(一)发文前要将电子公文主要内容和受文单位进行登记;
(二)按照技术要求对电子公文进行规范化处理;
(三)将电子公文归档政府电子数据库;
(四)通过政府网络向受文单位发送电子公文。
第十二条 市政府急办电子公文的传输程序。
(一)发文前管理人员要将电子公文与纸质件进行核对,确认完整准确无误后方可受理;
(二)公文承办人员应认真对文件的主要内容、承办单位及联系人和电话进行登记,发文管理人员和分管领导签字后进入发文程序;
(三)发文时要严格按照文件要求范围发送,并认真核对受文单位(未联网单位由公文承办方印发纸质件);对时限在48小时内或节假日、公休日及星期一的电子公文,要立即传呼通知受文单位尽快接收; (四)发文后必须随时调度公文接收情况,对接收迟缓的单位要及时传呼催办;对已到最后时限尚未接收公文的单位要进行登记,并尽快通知公文承办单位采取补救措施;
(五)急办公文接收的最后时限,县市区为电文时限前2小时,市直单位为电文时限前半小时; (六)发文管理人员对特殊相关事宜,应及时报告科室领导并妥善处理。
第三章 通信和技术保障
第十三条 政府电子公文传输必须在政府办公网络电子邮件系统平台上进行,使用市政府统一配置的办公应用软件和相关程序;市政府办公室按照统一规范为联网单位配置公文收发专用邮箱。
第十四条 各县市区政府,市政府各部门、各单位要加强对政府通信平台、传输网络及电子公文收发设备的管理,充实技术力量,提供资金支持;对电子公文传输系统出现的故障要及时处理,确实无法修复时,应采取必要的应急措施,并报告电子政务科。
第十五条 电子政务科要根据电子公文传输工作实际需要,做好联网工作站管理人员的技术培训工作,不断提高管理人员的技术水平和操作能力,确保电子公文传输工作健康发展。
第四章 安全保密
第十六条 各县市区政府,市政府各部门、各单位在电子公文传输工作中要严格遵守国家保密制度,密级以上文件不得在计算机网络上传输。
第十七条 电子公文一般不得加电子公章,确需时,要进行加密处理。
第十八条 要妥善保管联网软件和操作说明,不得复制或借给他人,电子公文传输系统用户密码应定期更换,并严格保密。
第十九条 用于电子公文传输的计算机必须专机专用,不得与国际互联网联接,未经批准也不得与其他网络相连接。联网工作站要安装防病毒软件,随时对数据盘进行杀毒。
第二十条 电子公文的归档应按照国家档案部门的有关规定办理。
第五章 检查指导
第二十一条 电子政务科定期对各单位电子公文传输工作进行检查指导,重点检查制度建设、设备配置、人员管理、安全措施等,对不符合要求的限期整改。
第二十二条 实行电子公文接收情况月通报制度,对未按时接收公文的单位给予批评,对因主观原因殆误工作的严肃处理。
第六章 其他
第二十三条 各县市区政府、市政府各部门在本地区或本系统内开展电子公文传输工作参照此规定执行。
第二十四条 本规定由市政府办公室负责解释。
第二十五条 本规定自发布之日起执行
