发布文号: 消署政字第0940402318号
一、内政部消防署(以下简称本署)为确保公务机密，爰依据国家机密保护法、国家机密保护法施行细则、文书处理手册、政风机构维护公务机密作业要点及其它相关法规，订定本注意事项。
二、国家机密文书区分为「绝对机密」、「极机密」、「机密」；一般公务机密文书列为「密」等级。不同等级之机密文书合并使用或处理，以其中最高之等级为机密等级。
三、国家机密等级之核定，依国家机密保护法与其施行细则规定由权责人员亲自核定，如授权应以书面为之，且被授权对象不得再为授权。
四、承办人于签拟机密文书时，应审慎区分机密等级、保密期限或解密条件。各级主管应审查标示是否适当。
五、本署机密文书拆封规定如下：
(一)受文者为署长或本署之机密文书，亲送署长或其指定之专责人员拆封。
(二)受文者为本署各单位之机密文书，由单位主管或其指定之专责人员拆封。
(三)受文者为其它人员之机密文书，径交由其本人拆封。
六、收受机密文书时，应先检查封口有无异状后始行拆封，并核对其内容及附件；如发现有人为破损或拆阅痕迹，应即协调政风室会同查明处理。
七、机密文书之收发处理，以专设文簿或电子文件登记为原则，并加注机密等级。如采混合方式，登记资料不得显示机密之名称或内容。
八、使用计算机设备处理机密公文时，对于签入信息系统所须之账号及密码应建立安全管理机制，并不得使其曝露于他人可见之状态，有关公文交换所须之签章加密等相关电子凭证，亦需妥善保存。
九、本署各单位处理机密文书，如系署长核交者，由单位主管或指定专责人员负责处理，余应由各该主管指定专责人员处理，并应尽量减少处理人员层级及程序。
十、机密文书传递之方式如下：
(一)分文、陈核、送会、送缮、退稿、归档等传递流程，除「绝对机密」及「极机密」应由承办人亲自持送外，其余非由承办人传递时，应以本署专用之「机密文件传递封」密封，并于封折在线盖印密封交递，相关单位会办完毕后，应于「机密文件传递封」之次一封折在线盖印密封，送下一会办单位或陈核。
(二)机密文书于机关外传递时，属「绝对机密」或「极机密」者，由承办人或指定专责人员传递；属「机密」、「密」者，由承办人或指定专责人员传递，或以双挂号函件传递，如传递至国外时，应以外交邮袋传递。
(三)机密文书因业务特性需以电子方式传递者，应使用政府权责主管机关核发或认可之通信、信息保密装备或加密技术传递。
十一、本署及各单位有权核稿人员，处理机密文书时，应详加检查，发现未依照规定处理者，应即退回原承办单位或承办人补正后，再予受理。
十二、机密文书之用印，属「绝对机密」、「极机密」者，由承办人亲自持送办理，监印人员凭署长签署用印，不得阅览其内容。属「机密」、「密」者，得由缮校人员持送办理。
十三、机密文书之封发，属「绝对机密」、「极机密」者，由承办人监督办理，属「机密」、「密」者，由指定之缮校、收发人员办理。
十四、机密文书拆封、分文、缮校、用印、封发、归档，以及机密公文电子交换等事项，应指定专责人员负责办理，并尽可能实施隔离作业。
十五、机密文书对外发文时，应以双封套封装，内、外封套均需注明收(发)文单位名称、收(发)文者地址及发文字号，内封套之纸质，须不能透视且不易破裂，封口及接缝处须加贴薄棉纸或胶带并加盖「密」字戳记，内封套正面左上角注明机密等级，外封套不得标示机密等级或其它足以显示内容之注记。
十六、体积及数量庞大之机密文书，无法以前述方式封装者，应作适当掩护措施。
十七、经区分有机密等级之文书，应同时注明保密期限或解密条件，并以括号标记于机密等级之下，其各项解密条件如下：
(一)本件于公布时解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)本件于工作完成或会议终了时解密。
(四)附件抽存后解密(适用于附件已完成机密等级及解密条件标示者)。
(五)其它(其它特别条件或另行检讨后办理解密)。
十八、机密等级之标示位置，依国家机密保护法施行细则第十七条规定办理。
十九、转发他机关来文之机密文书，其解密条件应与来文相同(「发文后解密」者除外)，来文未定解密条件者，承办单位宜先洽询来文机关解密条件，如仍无法确定解密条件，得注记「另行检讨后办理解密」，惟不得自行订定其它解密条件或解密日期。
二十、机密文书办毕后应即装封归档，承办人应于封套封口处盖印章或职名章，并检视封套封面上记载事项与归档清单是否符合后，送秘书室文书科专责人员归档。
二十一、需续办或由单位自行保管之机密文书，应使用坚固可上锁之箱柜集中保管。
二十二、归档机密文书调阅、保管应注意事项如下：
(一)经归档后之机密文书需调阅者，「绝对机密」、「极机密」文书应经原核定机关或其上级机关有核定权责人员书面授权或核准；「机密」、「密」文书应经由业务承办单位主管核准；调阅其它单位之机密文书，并需原承办单位同意。
(二)国家机密档案、一般公务机密档案、一般档案应分别保管。
(三)机密档案应保存于具有安全防护功能之箱柜。保管场所应限制人员、物品进出或装置警报、监视系统。
(四)机密档案如以信息系统储存，该系统需实体隔离不得与外界连线，国家机密资料并需以政府权责主管机关认可之加密技术处理。
二十三、对他机关(单位)提供机密数据时，承办单位应事先审慎考虑，是否有提供之必要，国家机密文书并需先经原核定机关或其上级机关有核定权责人员书面授权或核准，一般公务机密文书由单位主管核准，陈判前得加会政风室表示意见。
二十四、各单位因业务接受学术机构、专家、学者、厂商、社团申请分发机密资料，需依法规或契约并经核定权责人员核准始可提供，并依相关保密规定办理。
二十五、机密文书非经权责主管人员核准，不得携出办公处所。
二十六、国家机密之复制，应依国家机密保护法与其施行细则规定办理；绝对机密档案不得复制。
二十七、一般公务机密文书之知悉、持有、使用或复制，除办理该机密业务者外，其它人员如有必要，以经单位主管以上人员同意为限。
二十八、机密资料刊载于出版品，应管制分发，无法管制者，不得刊载。
二十九、机密数据或文书，不得存放在全球信息网站等对外开放的信息系统中。
三十、一般性数据进行汇总处理时，应特别注意大量非机密性数据汇总成为机密性资料，应依相关规定核列机密等级及采取适当保密措施。
三十一、各单位业务承办人应主动每年清查检讨机密文书，其须变更机密等级或无继续保密必要者，属本署制作之机密文书即按规定变更机密等级或解密；非本署制作之机密文书，得建议原制作机关变更机密等级或解密，于获得答复同意后办理。
三十二、档案管理单位应定期清理机密档案，并通知业务单位办理变更机密等级或解密手续。
三十三、对他机关来文要求本署变更机密等级或解密案件，由原承办单位依规定办理，若涉及其它单位并应会商定之。
三十四、机密文书未依规解密并届保存年限，不得销毁，其程序应依档案法及相关规定办理。
三十五、拟办、缮印机密文书时，因误缮、误印、印毕之废纸、复写纸等，应由业务承办人实时销毁。
三十六、会议议事范围涉及机密者，应事先核定机密等级，并由主席或指定人员在会议开始及终结时口头宣布。
三十七、机密性会议数据，应编号分发及登记其使用人，并于会后收回，如与会人员会后需留用时，应经主席核准办理留借用签收，对机密等级较高或泄密可能性较大之会议数据，主办单位得在数据内每页加注编号，以明责任。
三十八、有关针对会议内容之抄录、摄影、录音或其它保存方式或对外传输现场影音等经许可之产制物应与会议核列同一机密等级。
三十九、办理涉及国家机密会议，得使用代名，会议中有关各种数据，均以代名为衔，不得使用会议真实名称。
四十、各单位于会议准备与进行时涉及机密事项，得采取人员管制、会场安全戒护等各项必要之保密措施，主办与参与之单位及人员，均负保密责任，未经署长核可，不得发布新闻。
四十一、各单位处理重大人事甄选(试)、重要会议、重要采购或其它重要应秘密事项之机密案件，应视案情需要协调政风室预先研拟专案保密措施，以确保业务顺利执行。
四十二、一般保密事项规定如下：
(一)对于本署制作之文书或经办案件，除依法得公开者外，应遵守公务员服务法第四条之规定，绝对保守机密，不得泄漏。
(二)文书之处理，不得随意散置或出示他人，文书放置时，应背面朝上或放于公文夹内，以防止被他人窥视。下班或临时离开办公场所时，应将公文收藏于办公桌抽屉或公文柜内并即加锁，计算机应设定屏幕保护密码或关机。
(三)私人日记、通信、撰文及著作，其内容不得涉及公务机密，使用电话洽公时应避免涉及机密内容。
(四)机密文书不得使用传真机传送，但机密性与时效两者权衡，确有使用传真机必要者，应先拨通电话确认接收单位与人员后再行传送，传送完毕应核对张数，传送过程中，传送人、接收人应全程在场。
(五)各单位委托他人在本署修缮、维修、布置或处理杂务时，承办人应在旁监督，以防机密或重要文件流失。
(六)办理机密文书人员，发现机密泄漏、遗失或判断可能泄漏、遗失时，应即报告所属主管会同政风室查明处理。
(七)接待来宾时，主办单位对于简报或说明，应事先审查，内容避免提及机密事项，以防泄密。
四十三、为使员工了解维护公务机密之重要性与方法，应透过内部刊物、讲习等活动、加强保密宣导。
四十四、各单位使用信息设备时，应确实遵守「内政部消防署暨所属机关资通安全政策及管理要点」规定，每年并由政风室会同信息室办理信息使用管理稽核一次。
四十五、政风室得视情况需要，对本署各单位实施维护公务机密检查，依检查结果，就优劣缺失及改进意见提出书面报告。
四十六、本署所属各机关应依业务特性及需求，自行订定维护公务机密之相关规范。
