发布文号: 北府秘文字第0930784631号
中华民国九十三年十一月二十四日台北县政府北府秘文字第0930784631号函订定发布全文102点；并自九十四年一月一日生效
一、台北县政府(以下简称本府)，为统一公文处理，提高行政效率，特依照公文程序条例、事务管理及文书处理手册有关规定订定本要点。
二、本要点所称文书，系指处理公务或与公务有关，不论其形式或性质如何之一切纪录资料。凡机关与机关或机关与人民往来之公文书，机关内部通行之文书，以及公文以外之文书而与公务有关者，均包括在内。
三、本要点所称文书处理，系指文书自收文或交办起至发文、归档止之全部流程。
四、文书制作应采由左至右之横行格式。
五、本要点适用于下列机关(以下简称各机关)：
(一)本府及所属一、二级机关。
(二)本县各乡(镇、市)公所及所属各机关。
(三)本县县立学校。
六、各机关之文书作业，均应按照同一程序集中于文书单位处理。但机关之组织单位不在同一处所者，不在此限。
七、各机关首长对本机关分层负责处理公务，负监督考核责任，并得指定适当单位或人员抽查各层级基于授权处理之公文，作为考核及研究改进之标准。
八、为加速文书处理，各机关依行政院颁「行政机关分层负责实施要项」及「台北县政府加强分层负责扩大授权实施要点」之规定，将本机关各单位职掌范围内之文书，分别情形，订定分层负责明细表，经核定后，由各层主管依授权核判。分层负责明细表未规定之事项，机关首长亦得授权单位主管处理。
九、各机关实施分层负责视其组织大小及业务繁简，以划分三层为原则，不得少于二层或超过四层。分层负责明细表之规定，并应根据实际情况检讨修正。各机关副首长、幕僚长，襄助首长处理第一层公务，副首长在二人以上者，得划分其襄助公务之范围。其责任除机关首长临时交办处理事项外，其余于分层负责明细表内规定之。
十、依分层负责之规定处理文书，如遇临时特别案件，必须为紧急之处理时，次一层主管得依其职掌，先行处理，然后补陈核判。
十一、各机关核决公文(包括决行、核批、核会文件)，行使最后核定职权者，应亲笔签名，其方式规定如下：
(一)本府第一层机关首长(副县长、主任秘书、秘书)核决本府文稿时，应于决行字段亲笔签名并加盖县长授权之职名章，其它介于县长与本人间之各级长官授权职名章则毋须加盖。
(二)本府第二层机关首长、(主管)代为核决本府文稿时，其由首长
(主管)核决者，应由首长(主管)在决行字段亲笔签名，并加盖代为决行章(附式一)；由代理之副首长或其它核稿人员代为核决者，应由副首长或其它核稿人员于承办单位字段核盖职名章，另在决行字段亲笔签名，注明「代」字及加盖代为决行章。
(三)本府第三层主管代为核决本府文稿时，应于承办单位字段核盖职名章，另在决行字段亲笔签名及加盖代为决行章(附式一)。
(四)其它机关文稿之核决、签章，比照前三款规定办理。
前项代为核决文稿者，应负行政与法律上责任。
十二、机关首长已签陈核定处理之公文，由副首长、幕僚长或第二层主管判发者，文稿内容如违背原核定办法，决行、核稿及承办人员应共同负违误责任。
十三、机关首长出缺由代理人代理首长职务时，其机关公文应由首长署名者，由代理人署名。机关首长因故不能视事，由代理人代行首长职务时，其机关公文，除署首长姓名注明不能视事事由外，应由代行人附署职衔、姓名于后，并加注代行二字。机关内部单位基于授权行文，得比照办理。
卸任首长任内判行文稿，如移交封印前未及发出者，应再提陈新任首长核判。
十四、各机关置有副主管者，副主管襄助主管处理各该层公务，并于主管因故不能执行职务时代行主管职务，同时负其责任。
前项各层级单位未置有副主管者，其主管因故不能执行职务时，应指定适当人员签报首长核准后，代行其主管职务，如本单位无适当人员代理，应由首长另行指定适当人员代理，并负其代行责任。
前二项代理人，代行主管职务对外行文之附署，应比照第十三点规定办理。
十五、各机关核阅文稿人员，对公文之处理规定如下：
(一)主办单位签拟内容，如有不明确之处，应先洽商再行核签。但主办单位之意见显与事实不符或违背法令者，得径行核签。
(二)对次一层陈核案件，依分层负责明细表属各该层决定事项，得径行签注退还。
十六、上一层收文或核定案件，其性质属于次一层权责范围内，而以次一层主管名义对外行文时，其文内应叙明「奉交下」、「层奉交下」或「奉核定」、「层奉核定」等字样。
十七、各机关除由首长对外行文外，其各层主管根据分层负责之授权对外行文附署规定如下：
(一)本府第二层代为决行之公文，仍以本府名义行之，由县长署名，并于公文纸末页加注「本案依分层负责规定授权局室处主管决行」字样，以明责任。
(二)本府第三(四)层代为决行之公文，仍以本府名义行之，由县长署名，并于公文纸末页加注「本案依分层负责规定授权主管课队长(承办人)决行」字样。
(三)其它各机关第二层以下各层主管代为决行之公文，仍以本机关名义行之，由机关首长署名，其决行人之附署，比照第一款、第二款规定办理。
(四)盖用机关章戳之公文，其文末均不加署。
十八、各机关之公文收发，区分如下：
(一)总收发。
(二)单位收发(单位登记桌)。
(三)基层收发(基层登记桌)。
(四)签稿收发(各机关综合文稿之单位，其办理签稿承转登记者，为签稿收发或首长登记桌)。
前项公文收发，以本府为主体者，秘书室为总收发及签稿收发(一层陈核登记桌)，各局室为单位收发(单位登记桌)，各课队为基层收发(基层登记桌)。
十九、收发人员(登记桌)如有调动，应将业务有关事项详细交代继任人员，并与主办研考业务单位(人员)连系，必要时得由研考单位(人员)予以辅导或训练。
二十、各机关为办理公文收发登记查询，得于每基层单位，设立一个登记桌，并得视实际需要增减或合并其它基层单位设立，设有二个以上登记桌者，应冠以数字。
二十一、各机关公文收发应用之公文登记表，得视事实需要自行制作。但已实施公文管理(自动化)系统之机关得采计算机登录方式办理。
二十二、外收文人员，负公文点收之责，并依下列规定办理：
(一)凡收到公文或函电，应就送文簿(单)或邮电回单，查对点收，并就原簿(单)注明收到年月日时，盖戳退还送件人；未设外收文之机关，其外收文工作，应由总收文指定人员办理。
(二)单位公文用收文送件簿(清单)(附式二)登录。
(三)速件应随收随送总收文人员点收，普通公文依性质定期汇送。
(四)公文附有款项、贵重特殊物品、大宗附件，应立即登录后送总收文。
(五)封套标明机密或写明长官亲启文件及长官函件，分别用总收文送件簿登录，随收随送长官亲收或经指定之人员点收处理。
二十三、总收文拆验公文时，应即利用随文送来之送文清单，作拆封纪录，逐件对号拆封，并依下列规定办理：
(一)应防封套内所装公文紧靠封口，注意剪拆。
(二)一封内有来文二件以上者，应于总收文送件簿中注明其件数及文号。
(三)依来文逐件清点附件名称、数量，并在总收文送件簿中注明，其手续如下：
1.附件应加整理，附于原来文之后。
2.附件如为现金、支票、汇票、邮票、各种有价证券、贵重物品，应转送出纳或承办单位点收，并就原来文附件栏签章证明。
3.附件未到或附件先到公文未到者，应另行注记后再行分文。
附件不齐全或漏检附件者，应加附公文退件簿(单)(附式三)，原件退还发文单位，并于公文退件簿(单)上登录。
(四)拆封检查，如发现封面所列号码与封内公文号码不符，有号无文、有文漏号或原发文日期与送达日期或邮戳日期有疑问时，应即向原发文机关查询；或加附公文退件簿(单)，原件退还原发文单位，并于公文退件簿(单)上登录。
(五)最速件应即分文编号。
(六)封面未标明机密字样，拆封后如发现其内容有保密必要，应作机密文件处理。
(七)拆封时，如封内夹有本机关内部各单位之文件，应立刻于总收文送件簿登录，转送受文单位处理。
(八)来文如有误投，应退还原发文机关，其有时间性者，得代为转送，并通知原发文机关，同时在公文退件簿(单)中注明。
(九)邮寄公文封套上所贴之邮票，盖有日期戳记，不得剪除。
(十)已拆之封套，除诉讼、诉愿、人民申请案件及其它具有时效限制文件，须随文附送，并盖戳注明外，应汇齐包扎，注明日期及封套数目，保存三个月以备查考。
(十一)总收文送件簿于记录后，应汇订存查。
二十四、总收文分文，应依下列规定办理：
(一)总收文人员收到来文经拆验后，应汇送分文人员办理分文。如系电子交换，应按规定程序收文分办。
(二)分文人员应视公文之时间性、重要性，依本机关之组织与职掌，认定承办单位并分别在右上角加盖单位戳后，依序迅确分办；对来文未区分速别而认定内容确系急要者，应加盖戳记，以提高承办人员之注意。有列管必要者，应加盖戳记先送研考单位列管。
(三)来文内容涉及二个单位以上者，应以来文所叙业务较多或首项业务之主办单位为主办单位，于收办后再行会办或协调分办。
(四)来文属急要文件或案情重大者，应加附公文提阅单(附式四)先提陈幕僚长核阅，并登录提阅公文登记表后(附式五)，按收文手续办理。
(五)对于总收文分送之文件，各单位认为主管业务范围有疑义者，其一级主管应核章并签注意见，于二日内退回总收文改分，不得径行移送其它单位承办。
(六)电子交换收文人员于检视来文无误后，应按收文程序办理；如发现来文有误送或疏漏时，应通知原发文机关另为处理。
(七)电子交换收文人员于电子收文后需打印收受之公文，同时得由收方之计算机系统标明电子公文；如电子公文超过一页以上时，须加印页码及骑缝标识。
(八)收文方对发文方告知登载电子公布栏之讯息，应依其讯息撷取相关资料，并为妥适处理。
二十五、收文编号登录，依下列规定办理：
(一)来文经分文后，应统一编列字号，每年从第一号开始顺序编列。年度中间如遇机关首长更动时，其编号仍应持续，不另更换。已实施公文管理(自动化)系统者，得采计算机登录取号方式。
(二)来文正面下方，应依序编列总收发文号或加贴条形码。
(三)总收文人员于每日下班前二小时收到之文件，应于当日编号登录分送承办单位。
(四)承办单位因故遗失业经收文编号之公文，经原发文机关补发后要求补发收文手续时，仍应沿用原收文日期及原收文号。
(五)电子交换收文人员于检视来文无误后，应依序编号收文，登(转)录摘要信息，并将相关电子文件与收文号连结。
二十六、经编列字号之收文，应依序送由单位收发于分文清单(附式六)盖章签收。
二十七、未经编号收文之文件，应送总收发或单位收发补办编号登记再行处理。
二十八、下列文件，不予编号，应另登总收文送件簿，送承办单位办理：
(一)各种定期及例行表报。
(二)通报及知会之文件。
(三)机关首长私人往来之文电。
(四)邀请参加纪念性集会之文件。
(五)赠送书、期刊及资料之文件。
二十九、机关内部传递应注意事项：
(一)机关内部机密件、急要文件或附有大量现金、有价证券及贵重物品之公文，应由承办人员亲自递送。
(二)内部传递文件以下列各种为限：
1.文书单位收受之外来文件。
2.各主办单位间核拟核会之文件。
3.经办结外发之文件。
4.机关首长交办之文件。
三十、总发文人员对待发文件，应负检查及点收之责，对漏盖印信、附件不全或受文单位未符者，应退还补办。但电子公文得不盖用印信或章戳。
三十一、创签稿应先编列收发文号，得采计算机取号方式处理。
三十二、发文代字应冠以承办单位之代字，承办单位如为临时编组或任务编组，得另以代字编定统一代号使用，此项代字均于每年开始预为编定为原则，以便统一使用。
三十三、各机关对外行文，应由本机关统一办理编号、登记、封发及归档手续。但单位径行处理之公务事项，得由各单位径行登记封发。
三十四、封发公文应依下列规定办理：
(一)对同一收文机关之发文，除最速件提前封发外，其余在处理期限内，得并封发出，并在封套上注明文号及件数。
(二)机密件、速件公文应按文稿注明区分之密等或速别，于封套上加盖戳记。但机密文件应另加外封套，定有期限公文或开会通知单，得加盖时效性提示戳记。
三十五、发文附件，应依下列规定办理：
(一)发文附件应由承办人备妥并检点清楚，送由文书单位随文封发，其不能随文装订之附件，由承办单位负责个案封固，加盖「封讫」戳记，于封面注明受文者后送发。
(二)重要附件(现金、支票等各种有价证券、贵重物品或各种证件等)，应由承办单位检齐封固，封面书明附件名称、数量，封口加盖经办人印章，随同公文稿交发，发文人员应将原封附件，连同公文，编号登记，加封发出。
(三)附件另邮，应在公文之附件项目标示「附件另邮」，并应于附件封面右下角书明「某号之附件」，该公文及附件同时付邮。
(四)附件为重要包裹，应以防水之纸张或塑料制品等包装后，书明收件地点、机关名称或人名。
(五)邮寄公文及附件如为大宗案件或大件物品，由承办单位协助封发或采自领方式办理。大宗挂号案件三百件以上者，承办单位应自行填妥「交寄大宗函件执据表」，并将邮件依序检齐后封固，送发文单位寄发；另双挂号邮件应由承办单位自行填妥回执联交寄。
三十六、发文在未封口前，应再抽出复检后封固，其送达方式，如电子交换传递、差送、邮寄、公文自领、公文交换、公示等，由承办单位依规定于稿上注记后，文书单位视公文性质及实际情形办理发文。
三十七、公文交换、邮寄、差送，应依下列规定办理：
(一)交换文件(已参与公文交换单位)，用送文簿(单)，按规定时间、地点集中交换。
(二)邮寄文件应先过磅，用邮资统计表登记送邮，并制作送邮清单，送主计单位办理。但采用邮资机计资发邮之机关，得依邮局规定办理。
(三)差送或邮寄公文，应于公文封之发文字号栏内，逐一详列公文封内装之公文号码或制作公文交换登记簿(附式七)，供受文机关点收公文之依据。
(四)人事命令、证件、有价证券、诉愿文件及机密件等均应以挂号邮件寄发。
(五)挂号信件自寄发日起之函件执据保存期限定为五年。
三十八、公文传真及电子交换，应依机关公文传真作业办法及台北县政府电子交换作业要点之规定办理。
三十九、电子交换发文传送作业应注意事项如下：
(一)电子交换发文传送前应依据文稿注明之交换处理机制类别及安全管制措施项目，执行电子交换。
(二)电子交换发文人员应于传送后，确认计算机系统已发送之讯息。
(三)电子交换文稿遇行文单位兼有电子交换及非电子交换者，应于发送后检视清单，并得在清单上标明「已电子交换」。
(四)公文电子交换后，得于公文稿加盖「已电子交换」章戳，并将抄件并同原稿退件或归档。
(五)电子交换发文人员于传送后，至迟应于次日在计算机系统检视发送结果，并为必要之处理。
(六)公文以电子交换者，其发送或登载日期应配合公文上之发文日期立即办理，避免发文日期与发送或登载日期产生落差。
四十、各单位送发函件(包括发邮及差送)应以有关公务者为限，由承办单位收发人员登记送文簿(单)送发。
四十一、收发人员应定时查验送文簿(单)登记之文件送达情形。
四十二、文件发出后，其所有原稿及附件，应加整理，附发文送归档清单
(附式八)二份，径送档管人员，点收后以一份盖章退还收发人员保存。
发文原稿如经承办单位注明「发后补会」或「补办登记」手续者，应退承办单位负责于补会或补登后送档管人员点收归档，发文原稿如需续办者，仍按调卷手续办理。
四十三、公文分为「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其它公文」六种。
四十四、公文之类别及用法如下：
(二)呈：对总统有所呈请或报告时使用。
(三)咨：总统与国民大会、立法院公文往复时使用。
(四)函：各机关处理公务及民众与机关间之申请与答复时使用。
(五)公告：各机关就主管业务，向公众或特定对象宣布周知时使用。其方式得张贴于机关之公布栏，或利用报刊等大众传播工具广为宣布。
(六)其它公文：其它因办理公务需要之文书，例如：
1.书函：
(1)于公务未决阶段需要磋商、陈述及征询意见、协调或通报时使用。
(2)适用范围较函为广泛，举凡答复简单案情，寄送普通文件、书刊，或为一般联系、查询等事项行文时均可使用，其性质不如函之正式性。
2.开会通知单：召集会议时使用。
3.公务电话纪录：凡公务上联系、洽询、通知、协调等得以电话简单正确说明之事项，经通话后，发话人如认有必要，得将通话纪录作成两份，并经发话人签章，以一份送达受话人签收，双方附卷，以供查考。
4.其它：手令或手谕、签或报告、笺函或便笺、聘书、证明书、证书、执照、契约书、提案、纪录、节略、说帖等及其它定型化处理之公文，依公务性质及处理方式等使用之。
(一)公布法律、发布法规命令之令文得不分段，叙述时动词一律在前。但多种法律之制定完成废止，同时公布时，得并入同一令内处理；法规命令之发布亦同。
(二)发布令之发布方式，得以公文分行或登载于政府公报或新闻纸，并得于机关电子公布栏公布。
(三)人事命令分为任免、迁调、奖惩三种，格式由人事主管机关订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
四十六、「函」之制作要领如下：
(一)文字叙述应尽量使用明白晓畅，词意清晰之文字。
(二)文句应正确使用标点符号。
(三)转叙来文，避免层层套叙，祗摘述要点。
(四)应绝对避免使用艰深费解、无意义或模棱两可之词句。
(五)应使用语气肯定、词句坚定、互相尊重之语词。
(六)函的结构，一律采「主旨」、「说明」、「办法」三段式。案情简单可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割为二段、三段；「说明」、「办法」二段段名，均得因事、因案加以活用。
四十七、「函」之分段要领如下：
(一)「主旨」：为全文精要，以说明行文目的与期望，应力求具体扼要。订有办理或复文期限者，应在「主旨」内叙明。
(二)「说明」：当案情必须就事实、来源或理由作较详细之叙述，无法于「主旨」内容纳时，用本段说明。本段段名，得视公文内容改用「经过」、「原因」等其它名称。
(三)「办法」：向受文者提出的具体要求无法在「主旨」内简述时，用本段列举。本段段名，得因公文内容改用「建议」、「请求」、「拟办」、「核示事项」等名称。
(四)各段规格：
1.每段均标明段名，段名之上不冠数字，段名之下加冒号「： 」。
2.「主旨」一段不分项，文字紧接段名冒号之下书写。
3.「说明」、「办法」如无项次，文字紧接段名冒号之下书写；如分项条列，应另列缩格书写，项目次序如下：一、二、三、．．．，(一)(二)(三)．．．，1、2、3、．．．，(1)(2)(3)．．．。
4.「说明」、「办法」中，其分项条列内容过于繁杂或含有表格型态时，应编列为附件。
四十八、「公告」制作要领如下：
(一)一律使用通俗、简浅易懂之文字制作。
(二)文字必须加注标点符号，并应注意公告之时效及刊登期限。
(三)内容应简明扼要，各机关来文日期、文号，不必在「公告」内层层套用；会商研议过程也不必在公告内叙述。
(四)结构分为「主旨」、「依据」、「公告事项」(或说明)三段，段名之上不冠数字，分段数应加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉强凑成二段、三段。
(五)登载时，应用较大字体简明标示公告之目的，免署机关首长职称、姓名。
(六)一般工程招标或标购物品等公告，得用定型化格式，免用三段式。
(七)凡在机关公布栏张贴之公告，必须盖用机关印信，于「公告」二字右侧空白位置盖印，以免字迹模糊不清。
四十九、「公告」分段要领如下：
(一)「主旨」：为全文精义，应扼要叙述目的及要求。「主旨」之文字紧接段名冒号之下书写。
(二)「依据」：叙明公告事项所依据之有关法规名称及条文或机关来函，非必要，不叙明来文日期、字号。有两项以上依据者，每项应冠数字，并分项条列，另列缩格书写。
(三)「公告事项」(或说明)：为公告之主要内容，必须分项条列，冠以数字，另列缩格书写，如内容仅就「主旨」补充说明事实经过或理由时，得改用「说明」为段名。公告如另有附件、附表、简章、简则等文件时，仅需提到参阅「某某文件」，公告事项内不必重复叙述。
五十、其它公文制作要领如下：
(一)书函之结构及之文字用语比照「函」的规定。
(二)定型化窗体之格式由各机关自行订定，并应遵守由左至右之横行格式原则。
(三)制作公文，应遵守以下全角、半角字形标准之规定：
1.分项标号：应另列缩格以全角书写为一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，1、2、3、……，(1)、(2)、(3)。
2.内文：
(1)中文字体及并同于中文中使用之标点符号应以全角为之。
(2)阿拉伯数字、外文字母以及并同于外文中使用之标点符号应以半角为之。
五十一、公文用语规定如下：
(一)期望及目的用语，得视需要酌用「请」、「查照」、「鉴察」、「鉴核」、「核示」、「备查」、「照办」、「办理见复」、「转行照办」等，应叙入「主旨」段，不得在「说明」、「办法」段内重复。
(二)准驳性、建议性、采择性、判断性之公文用语，必须明确肯定。
(三)直接称谓用语：
1.机关间有隶属关系者：上级对下级称「贵」；下级对上级称「钧」；自称「本」。
2.机关间无隶属关系者：对上级称「大」；平行称「贵」；自称「本」。
3.对机关首长：上级对下级称「贵」，自称「本」；下级对上级称「钧长」，自称「本」。
4.机关(或首长)对属员称「台端」。
5.机关对人民称「先生」、「女士」或通称「台端」、「君」；对团体称「贵」，自称「本」。
6.行文数机关或单位时，如于文内同时提及，可通称为「贵机关」或「贵单位」。
(四)间接称谓用语：
1.对机关、团体称全衔或简衔，如一再提及，得称「该」，对职员称「职称」。
2.对个人称「先生」、「女士」或「君」。
五十二、签、稿之撰拟方式：
(一)签稿之一般原则：
1.性质：
(1)「签」为幕僚处理公务表达意见，以供上级了解案情、并作抉择之依据，分为下列两种：甲、分段式：各段段名与「函」之作法极为相似，分别为「主旨」、「说明」及「拟办」三段式。即制式签(大签)(附式九)。乙、条列式：条列式之「签」，则按事理分条叙明。如一般便签(附式十)。
(2)「稿」为公文之草本，依各机关规定程序核判后发出。
2.拟办方式：
(1)先签后稿(视案件性质，先行签准后再研拟公文稿)：甲、制定、订定、修正或废止法令案件。乙、有关政策性或重大兴革案件。丙、牵涉较广，会商未获结论案件。丁、拟提决策会议讨论案件。戊、重要人事案件。己、其它性质重要必须先行签请核定案件。
(2)签稿并陈：甲、文稿内容须另为说明或对以往处理情形须酌加析述之案件。乙、依法准驳，但案情特殊须加说明之案件。丙、须限时办发不及先行请示之案件。
(3)以稿代签：一般案情简单或例行承转之案件。
3.作业要求：
(1)正确：文字叙述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，内容主题应避免偏差、歪曲，切忌主观、偏见。
(2)清晰：文义清楚、肯定。
(3)简明：用语简练，词句晓畅，分段确实，主题鲜明。
(4)迅速：自搜集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间内完成。
(5)整洁：签稿均应保持整洁，字体力求端正。
(6)一致：机关内部各单位撰拟签稿，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
(7)完整：对于每一案件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，与相关单位协调联系。所提意见或办法，应力求周详具体、适切可行；并备齐各种必需之文件，构成完整之幕僚作业，以供上级采择。
(二)签之撰拟：
1.款式：
(1)先签后稿：签应按「主旨」、「说明」、「拟办」三段式办理。
(2)签稿并陈：视情形使用「签」，如案情简单，可使用便签，不分段，以条列式签拟。
(3)一般存参或案情简单之文件，得于原件文中空白处签拟。
2.要领：
(1)「主旨」：扼要叙述，概括「签」之整个目的与拟办，不分项，一段完成。
(2)「说明」：对案情来源、经过、有关法规或前案及处理方法之分析等，作简要叙述并视需要分项条列。
(3)「拟办」：为签之重点所在，应针对案情，提出具体处理意见或解决问题之方案。
(4)签之各段应截然划分，说明段不提拟办意见，拟办段不重复说明。
(三)稿之撰拟：
1.按行文事项之性质选用公文名称。如「令」、「函」、「公告」、「书函」等。
2.如有附件，应在「附件」项下注明附件名称及数量。正本单位不含附件仅副本单位含附件者，应在「说明」段内叙述附件名称及数量。
3.文末之首长签署及附署，叙稿时，无须列注，以求简化。
4.一案须办数文时，应以多稿方式办理，并于第一稿面注明稿数，承办人员应在各页折合处盖职名章。
(四)签、稿注意事项：
1.先签后稿之案件，应以核定原签附稿，其必须以上一层名义行文者，得由次一层主管代为决行方式处理。
2.签稿如有修改，应由修改人员于修改处盖职名章，修改过多时，应退回承办人员清稿后，连同原稿陈核(判)。已在签稿上签章，而未签注意见者，视为同意。
3.签稿引用之法令，应将其条文或令文扼要或全文叙入，如文字过多不便全叙时，应作附件抄送。
4.送核文件如需检附有关文卷者，应由承办人员检齐标示附送，并于签稿上注明。
5.承办人员经办之签、稿，应依分层负责明细表规定，在原公文签、稿内填明决行层次。
五十三、各机关对「最速件」、「速件」或定有「期限」之文件，如确有特殊原因，为收文机关无法及时收到处理者，应先以电话通知，并于文内叙明「已先行电话联系」，并依有关公务电话纪录规定作成电话纪录附卷查考。
前项文件如属非电子交换之纸本公文，应预留五日之邮寄工作天数。
五十四、上级机关对下级机关行文发布令函时，属于发布法规或一般通案性或必须转行所属机关之公文，得刊登政府公报、登载于机关电子公布栏或刊登其它公务性之定期刊物，并应叙明生效日期。
上级机关对下级机关请示解释之个案答复，其属通案性经刊登公报者，对所属相关之机关，应加注为副本受文者。
刊登公报之文件，均不另行文，应加注「刊登公报」字样。各受文机关应指定人员随时剪贴，依照收文手续编号登记，分交承办单位据以办理。
五十五、拟办文书应注意事项如下：
(一)对于单位收发送交之文书，或根据工作分配须办理者，承办人应即行拟办，并将办理情形登录于公文管理系统或记载于公文登记簿，以备查询。
(二)机关首长或单位主管对主管业务认有办理文书之必要者，得以手谕或口头指定承办人拟办。
(三)负责主办某项业务之人员，对其职责范围内之事件，认为必须以文书宣达意见或查询事项时，得自行拟办。
(四)拟办文书，依法令规定必须先经会议决定者，应按规定提会处理，法令已有明文规定者，依规定拟稿送核，无法令规定而有惯例者依惯例。适用法令时，依法律优于命令，后法优于前法，特别法优于普通法，后令优于前令及下级机关之命令不得抵触上级机关之命令等原则处理。
(五)处理案件，须先经调查、分析、计画、执行、检讨等手续者，应先完成此项手续，如非短时间所能完成时，宜先将原由向对方说明。
(六)承办人员对本案原有文卷或有关资料，应详予查阅，以为拟议处理之依据或参考。此项文卷或资料，必要时应摘要附送主管，作为核决之参考。
(七)签具意见，应力求简明具体，不得模棱两可，或晦涩不清，尤应避免未拟意见而仅用「陈核」、「请示」或「陈夺」等字样，以图规避责任。
(八)重要或特殊案件，承办人员不能拟具处理意见时，应叙明案情签请核示或当面请示后，再行签办。
(九)承办人员拟办案件，应依轻重缓急，急要者提前拟办，其它亦应依序办理，并均于规定时限完成，不得积压。
(十)承办人员对于来文或签拟意见，如情节较繁或文字较长者，宜摘提要点，以眉注方式，书于该段文字旁之空白处，或针对重要文句，以色笔注记，以利核阅。
(十一)承办人员对于来文之附件，有抽存待办之必要者，应于来文上书明「附件抽存」字样，并签名或盖章，附件除书籍等另有指定单位保管者外，应于用毕后归档。
(十二)承办人员签陈时，如须采第三类之交换机制(电子公布栏)需加注登载期限。
(十三)下列文件，得径行签拟存查：
1.无转行或答复必要之文件。
2.下级机关送请例行备索或备查之文件及表报。
3.本机关搜集或受赠与之参考资料。
4.属通知参考性之副本。
(十四)下列文件，应采并办方式办理：
1.各件公文案情相同者。
2.同一案情之正副本。
(十五)下列文件，应采汇办方式办理：
1.不同机关之来文，其案情相同者。
2.搜集资料之往复及转行文件。
前款案件，应于稿面适当位置逐件详列「收文日期字号」。
五十六、拟稿参考事项如下：
(一)拟稿须条理分明，其措词以切实、诚恳、简明扼要为准，所有模棱空泛之词、陈腐套语、地方俗语与公务无关者等，均应避免。
(二)引叙来文或法令条文，以扼要或全文叙入，不宜仅以「云云照叙」，如来文过多或必须提供全文，应以电子文件、抄件或影印附送。
(三)各种名称如非习用有素，不宜省文缩写，如遇译文且关系重要者，应以括号加注原文，以资对照。
(四)文稿表示意见，应以负责态度，或提出具体意见，供受文者抉择，不得仅作层转手续，或用「可否照准」、「究应如何办理」等空言敷衍。
(五)文稿内遇有重要性之数字，宜用大写。
(六)引叙原文其直接语气应改为间接语气，如「贵」「钧」等宜改为「××」「本」「该」等。
(七)法规之制(订)定、修正，于公(发)布或转发时，应于法规名称之下注明公(发)布、核定或修正日期及文号。
(八)签应载明年月日时及单位。
(九)拟办复文或转行之稿件，应将来文机关之发文日期及字号叙入，俾便查考。
(十)案件如已分行其它机关者，应于文末叙明，以免重复行文。
(十一)字迹应力求清晰，不得潦草，如有添注涂改，应于涂改处盖章。
(十二)文稿分项或分条撰拟时，应分别冠以数字。上下左右空隙，力求匀称，机关全衔、受文者等宜采用较大字体，以资醒目。
(十三)文稿有一页以上者应装订妥当，并于骑缝处盖(印)骑缝章或职名章，同时于每页之下缘加注页码。
(十四)附件经核定后，承办单位应按所需份数自行缮校或绘制。
(十五)承办人员于办稿时，填列下列各点：
1.「文别」：按照公文程序条例之类别及有关规定填列。
2.「速别」：系指希望受文机关办理之速别。应确实考量案件性质，填列「最速件」或「速件」等，普通件不必填列。
3.「密等及解密条件或保密期限」：填「绝对机密」、「极机密」、「机密」、「密」，解密条件于其后以括号注记。如非机密件，则不必填列。
4.「附件」：应注明附件名称及数量，电子交换公文，其附件应依台北县政府电子交换作业要点之规定办理。
5.「正本」或「副本」：分别逐一书明全衔，或以明确之总称概括表示；其地址非众所周知者，应加以注明；承办通案性之文稿，应详附受文者名单，如为人民团体或个人时，并应详列地址。须以副本分行者，应在「副本」项下列明；如要求副本收受者作为时，则应在「说明」段内列明。收受副本者，应为适当之处理，对与业务无关单位不得滥发副本。
6.「承办单位」：于稿面适当位置注明承办单位之名称。
7.「承办人员」：由承办人员于稿面适当位置加盖职名章，并注明办稿之年月日时。
8.「收文日期字号」：于稿面适当位置注记「收文日期字号」或加贴条形码，如数件并办者，应将各件之收文号一并注明(各件收文亦一并附于文稿之后)。
9.「档号」及「保存年限」：于稿面右上角列明，「保存年限」则参照台北县政府档案分类暨保存年限区分表之规定填列。
10.刊登电子公布栏、公报或登报及电子交换方式，应于稿面适当处注明。
(十六)承办人员于办稿时，处理附件之注意事项：
1.附件请检点清楚，随稿附送。
2.附件有二种以上时，请分别标示附件一、附件二、．．．。
3.受文者为二个以上且所附附件不同时，应分别装订并以附件条标示受文者名称。
4.发文附件宜尽量用电子文件，其附件档案应采A4格式制作，档案大小以1MB为限，页数以不超过20页为原则。
五十七、会稿(签)应注意事项如下：
(一)先签后稿之案件已于拟办时会核者，如稿内所叙与会核时并无出入，应不再送会，以节省时间及手续。
(二)各单位于其它单位送会之签稿，如有意见应即提出，一经会签，即认为同意，应共同负责。
(三)会稿单位对于文稿有不同意见时，应由主办单位综合修改后，再送决定，会衔者亦同。
(四)非政策性之紧急文稿，为争取时效，得先发后会。
(五)案件非本单位权责范围所能单独解决，而涉及其它业务单位之执掌，必须会办者，依下列规定办理：
1.先签后办或签稿并办之案件送会有关业务单位时，受会单位应在「会签意见」栏签注之。
2.会稿应在稿面适当位置核会。
(六)会办公文视同速件处理，涉及二单位以上之案件，应依次递会或复制分会。
(七)会办案件有下列情形之一者，得于签办前会商协调：
1.有时间性或重要案件。
2.涉及三单位以上职掌案件。
3.案情繁杂或意见不一致之案件。
(八)会办案件协调未获协议者，应即由机关首长或副首长协调提出业务(工作)会报(会谈)解决。
(九)会办案件协调结论，得由会办单位代表共同签章。
(十)会办案件经协调商获结论后，不再会签会稿，承办单位应将协调纪录随同原案径行叙稿陈判，并以副本分送有关单位。
五十八、应先协调会商之文书，应注意事项如下：
(一)凡案件与其它机关或单位之业务有关者，应尽量会商。
(二)会商方式，应依问题之繁简难易及案件之轻重缓急，于下列各目斟酌选用之：
1.以电话商询或面洽，必要时并记录备查。
2.以签稿送会有关单位。其送会单位较多者，宜采用签稿会核单(附式十一)。
3.自行持稿送会。
4.以书函洽商。
5.提例会讨论。
6.召集会议会商：
(1)召集会议，应先填发开会通知单(附式十二)，其有议程及讨论资料者，应作为附件附送，于会商协调三日前送参加单位；如时间急迫者，并先以电话通知。
(2)参加协调单位应指派人员代表准时出席。出席人员应事先研究案情，如认有请示或洽商内部有关单位之必要者，应即请示或洽商后再行出席，协调时应负责代表其单位发表意见，不得藉词推诿。经协调决定事项，除有政策性之变更或抵触法令者外，参加单位不得另持意见。
五十九、陈核应注意事项如下：
(一)文件经承办人员拟办后，应即分别按其性质，用公文夹递送主管人员核决，如与其它单位有关者并应先行会商或送会。
(二)文书之核决，于稿面适当位置签名或盖章办理，其权责区分如下：
1.初核者系承办人员之直接主管。
2.复核者系承办人员直接主管之上级核稿者。
3.会核者系与本案有关之主管人员(如无必要则免送会)。
4.决定者系依分层负责规定之最后决定人。
(三)承办人员对于承办文件如未签拟意见，应交还重拟，再行陈核。
(四)承办人员拟有两种以上意见备供采择者，主管或首长应明确择定一种或另批处理方式，不可作模棱两可之批示。
六十、回稿、清稿应注意事项如下：
(一)稿件于送会或陈判过程中，如改动较多或较为重大，或有其它原因者，会核或核决人员宜回稿，将稿件退回原承办人员阅后，再行送缮。
(二)文稿增删修改过多者，应送还原承办人员清稿。清稿后应将原稿附于清稿之后，再陈核判。其已会核会签者，不必再会核签。
六十一、减少文书数量应注意事项如下：
(一)各级机关本于其职掌范围规定处理之事项，除法令规定及性质重要者外，不必报备。
(二)无转行或答复必要之文书或例行准予备查之案件，应径予存查。
(三)无机密性之通案，应于电子公布栏公布，并得登载于公报、公告或其它公务性刊物，以代替行文，下级机关应即照办，毋庸逐级函转。
(四)同一机关之内部各单位，必须以书面洽办公务者，应以单位函(书函)或便签行之，或将原文影印分送会签，并尽量利用电子方式处理。
(五)各机关自其它机关电子公布栏所撷取之信息，可直接利用机关内部网络转登或办理，无须另外行文。
(六)接到之副本，如仅为通知性质，不须办理，亦无其它意见者，不必行文答复。
(七)属机关内部通报性质之公文，得利用机关内部网络，以登载或以电子邮递方式告知；其采电子邮递方式者，须确认相关收受人员必能获知该项讯息。
(八)上级机关公报或通讯刊载之文件，下级机关应即照办，毋庸逐级函转。如须行文催办，祗录该案所登公报或通讯之期数、页数、发文日期、字号及主旨，以便检查。
六十二、文稿核会之简化：
(一)上一层级已于拟办时核可者，其文稿内容如无变更，应由次一层级代判，不必再送上级判行，较急要者，得先行判发再补陈核阅。
(二)急要文书，高级主管人员应尽量自行办稿，以节省核转之时间及手续。
(三)一人兼任本机关内数项职务者，其核稿以一次为限。
(四)汇存或汇办之案件，可由承办人员就首次来件于适当之空白处签明必须汇存或汇办之理由，陈送核批以后，续收之同案件，即径由承办人员注明汇存或汇办，不必逐件拟办陈核。
(五)利用业务会报商讨涉及两个单位以上之案件，经作成决定后再办，以减少公文签会手续。
(六)会商或会稿尽量以电话或当面行之。
(七)案件如属本单位主办，但有会知其它单位之必要者，应于办稿后送会，或如系其它机关则以副本抄送。其须事先征求其它机关或单位意见，以为办稿之依据者，应先送会。
(八)会议纪录及交代案等类似案件，其内容广泛，须送会三个以上单位者，得影印若干份，同时分送各有关单位，以免依次会签，稽延时日。
(九)特急文件需会办者，应径行面洽，尽量避免登录递送承转等手续。
六十三、各机关文书之缮校，应尽量集中于文书单位办理，其以各单位名义行文者，应由各该单位自行办理。
非由文书单位集中办理缮校者，应由承办人自行办理缮校工作。
六十四、核决之文稿及附件，经收缮人员点收与原送公文送缮清单所载相符，就原清单加盖收件日期戳后，退还送件人。
六十五、缮印应注意事项如下：
(一)各机关文书单位之分缮人员收到判行待发之文稿，应注意稿件之缓急并详阅文稿上之批注后，再核计字数登录公文缮校分配表交缮，但由承办单位制作传送之电子文稿字数核计方式，由各机关自行订定。
(二)分缮人员收到待发之文稿如认为所注明发出之期限急迫，预计无法依限办妥者，应向承办单位洽商改订，并在稿面注明，以明责任。
(三)凡机密性及重要性之文稿，应指定专人负责缮印。
(四)分配缮印之文件，应以当日缮印竣事为原则。
(五)缮印人员对交缮之文稿，如认其不合程序或发现原稿有错误或可疑之处时，应先请示主管或向承办人员查询洽请改正后再行缮印。
(六)缮印人员对文件内之金额、数字、人名、地名、日期或较重要之辞句不得因缮打错误而任意添注、涂改及挖补。
(七)缮印文件宜力求避免独字成列，独列成页。遇有畸零字数或单列时，宜尽可能紧凑。
(八)缮印公文遇有未编订发文字号之文稿，尽量先提取发文字号。
(九)缮印人员遇行文单位兼有电子交换及非电子交换之文稿时，应列示清单并将非电子交换公文打印，送请校对。
六十六、校对应注意事项如下：
(一)公文缮印完毕后应由校对人员负责校对，校对人员应注意缮印公文之格式、内容、标点符号与原稿是否相符。
(二)机密及重要文件，应指定专人负责校对。
(三)校对人员发现缮印之文件有错误时，应退回改正；不影响全文意旨者，得于改正后在改正处加盖校对章；其以电子文件行之者，该电子文件须一并改正。
(四)校对人员如发现原稿有疑义，或有明显误漏之处，或机密文书未注记解密条件或保密期限者，应洽承办人员予以改正；文内之有关数字、人名、地名及时间等应特加注意校对。
(五)公文校对完毕，应先检查受文单位是否相符及附件是否齐全后，于原稿加盖校对人员章，并于登录后送监印人员盖印。
(六)重要公文及重要法案经校对人员校对后，为慎重计宜送请承办人员复校后再送发。
(七)公文以电子文件行之者，校对人员除须核对内容完全一致外，并应注意其横行格式是否相符，附件是否齐全。
(八)校对电子交换文稿，应于校对无误后，打印全文作为抄件。
(九)校对人员遇行文单位兼有电子交换及非电子交换之文稿时，应详加核对清单，并于校对无误后，将非电子交换公文附于文稿内，循发文程序作业。
六十七、各机关请制(换、补)发印信及缴销废旧印信，应依印信条例暨印信制发启用管理换发及废旧印信缴销办法规定办理，填具申请
(报)表(附式十三、附式十四)，递级向主管机关申请核发。
六十八、各机关公文盖用印信及签署应依下列规定办理：
(一)各机关任何文件，非经机关首长或依分层负责规定授权各层主管判发者，不得盖用印信。
(二)监印人员如发现原稿未经判行及未盖缮校人员章或有其它错误，应即退送补判或更正后再盖印。
(三)监印人员于待发文件检点无误后，依下列规定盖用印信：
1.呈：用机关首长全衔、姓名、盖职章。
2.发布令、公告、派令、任免令、奖惩令、聘书、诉愿决定书、授权状、奖状、证明书、执照、证券、契约书、匾额及其他依法令规定应加盖机关印信之文件，均盖用机关印信，并盖机关首长职衔签字章。
3.函：上行文署机关首长职衔、姓名、盖职章。平行文盖职衔签字章或职章。下行文盖职衔签字章。对不相隶属之上行机关用函时比照上行文规定办理。
4.书函、开会通知单及一般事务性之通知、联系、洽办等公文，盖用机关或承办单位章戳。
5.一般公文盖用机关印信之位置，以在首页右侧偏上方空白处用印为原则；签署使用之章戳位置则位于全文最末处。
6.公文附有各种报告表册，除另有规定须在封面加盖机关印信者外，应依照分层负责明细表授权决行规定仅由制表及复核者署名盖章，不另盖机关印信及首长印章。
7.机关内部单位主管依分层负责之授权，径行处理事项，对外行文时，由该单位主管署名，盖单位主管职衔签字章、职章或单位条戳。
8.机关首长出缺由代理人代理首长职务时，其机关公文应由首长署名者，由代理人署名。机关首长请假(出国)，发文用印皆以实际发文日期为准，亦即首长批示之公文至首长请假(出国)后始送发文，除署首长姓名，注明不能视事理由外，由代行人附署职衔、姓名，加注「代行」两字后发文，如依分层负责决行之府函，除依上述规定外，应再加盖分层负责授权章。另由代行人批示之公文，于首长销假后，始送发文者，只署首长职衔、姓名后发文，其它各级机关得比照办理。
9.副本盖印与正本同，抄本或译本不必盖印，但应标示「抄本」或「译本」。
10.公文以电子方式行之者，得不盖用印信或章戳。
六十九、各机关基于业务需要，须将印信拓模或缩小制模套印于文件者，应经该机关首长核准。套印后应填具印信启用报备表七份，于一周内报请印信原制发机关备查，并将套印之底片、印版予以销毁或由监印人员保管列入移交。
七十、定型公文纸(包括证照书状)预盖印信应由承办单位编定号码，签准套印，加会监印人员登记其种类、数目及起讫号码，以凭奉准提供印模完成套印作业。
七十一、套印文书时，应由业务单位或监印人员监印，套印完毕随即将印模与复制版模收回交监印人员予以保管或办理销毁。
七十二、套印文书及预盖印信定型公文纸，由使用单位指定人员负责保管，填发时应分别设置专用簿册登记，以备查考。
七十三、公文及原稿在二页以上者，其骑缝处均盖(打印)骑缝章。
七十四、附件以不盖用印信为原则，其有规定须盖用印信者，从其规定，由承办人持往办理，或于应用印之附件上黏贴明显卷标提示之。
七十五、送请用印文稿，原稿稿面免盖机关印信，由监印人员于稿面监印栏，盖附有年、月、日之已用印信章戳或监印人员章。前项稿面未盖缮校人员章者，不得用印。
七十六、不办文稿之文件，如需盖用印信时，应先由申请人填具「不办文稿文件盖用印信申请表」(附式十五)，惟内容应包括申请人签章、盖用印信之文件别、受文者、主旨、用途、份数及盖用日期等项目，陈奉核定后，始予盖用印信。
七十七、监印人员应备置印信盖用登记簿，对已核定需盖印之文件，应予登录并载明收(发)文字号。申请表应妥为保存五年，以备查考。登记簿及盖用印信申请表，于新旧任交接时，应随同印信项目移交。
七十八、各机关印信、章戳，除印信应由机关首长指定监印人员负责保管外，章戳亦应指定专人负责保管，如有遗失或误用情事，应由保管人员负完全责任。
七十九、各机关印信因毁损、遗失、拒交或其它特殊原因致无法使用原有印信者，得基于业务需要，暂时借用同级或上级机关印信。
前项借用印信，应报上一级机关核准，并层报原制发机关备查。
八十、各机关因处理文书需要，得依下列规定自行刊刻章戳，分交各有关单位或人员使用。
(一)条戳：木(角)质或用橡皮刻制，以长方形为原则，用正楷或宋体字，由左至右，刻机关(单位)全衔。于书函、开会通知单等用之。
(二)签字章：木质或用橡皮刻制，依机关首长、副首长及幕僚长等之由左至右亲笔签名刻制，对外行文时用之。
(三)钢印：钢制、图形，由左至右，刻铸机关全衔(并得刻铸机关全衔之英文名称)，其圆周直径以不超过五公分为限，于职员证、证书、证券等证明文件上用之。
(四)校对章：角质为原则，用篆字、隶书或正楷刻制，由左至右，刻机关全衔或简称，并加「校对章」字样，于文书改正时用之。
(五)骑缝章：款式与校对章同，并加「骑缝章」字样，于公文、附件或契约书黏连处用之。
(六)收件章：用橡皮刻制，由左至右刻机关全衔，并加「收件章」字样，附日期及时间，于收受文件时用之。
(七)职名章：以正楷或隶书，由左至右，刻制职称、姓名。
八十一、各级人员职名章，分下列三种：
(一)甲种：机关首长、副首长及主任秘书用，应刻职别及姓名。
(二)乙种：核阅文稿人员用，局室主管刻局室名称及职别姓名，其他核阅文稿人员刻职别姓名。
(三)丙种：承办人员用，刻职别姓名。
职名章应按规定式样(附式十六)制发。
八十二、各级人员职名章使用范围规定如下：
(一)拟签。
(二)办稿。
(三)会签核签。
(四)会稿核稿。
(五)各种表报。
盖职名章时，应注意盖章位置并注明月日时。
八十三、县长、各机关首长，因业务需要增刻职名章，其规定如下：
(一)县长职名章得视业务实际需要增刻数颗，并以「甲」、「乙」等字样区别之。
(二)一、二级机关首长得视实际业务需要增刻一至二颗职名章，并以「甲」、「乙」字样区别之。
(三)为编造表报，本府各局室主管职名章得增刻一颗，并加注「凭证专用章」或「报表专用章」字样区别之。
(四)本府各局室核稿人员于会签及核判公文均以核盖本人职名章，并加注代字方式为之。
前项增刻职名章，均应委托专人保管使用，并同负行政与法律上责任。
八十四、各级人员职名章，得由人事单位或指定适当人员制发。
八十五、各机关人员如有异动，应将使用之职名章截角送人事单位注销。
八十六、归档应注意事项如下：
(一)收文经批存者，应区分永久保存或定期保存年限，由单位收发登录后，得依各机关公文处理程序办理归档。
(二)发文后之原稿件，除承办单位注明发后补判、发后补会者应退承办单位自行办理后送档案管理单位点收归档外，其余稿件应随同归档清单送档案管理单位签收归档。
(三)签稿应原件合并归档，若一签多次办稿，得影印附卷，并注明原签所在文号。
(四)前述收文、发文、签稿及电子文件等归档时，应依档案法及相关规定办理。
八十七、归档文件之点收，如遇下列情形，档案管理单位应退请业务单位补正后再行归档
(一)案件与归档清单登载不符者。
(二)案件未经批准或漏判、漏会、漏发者。
(三)案件未填注档号或保存年限者。
(四)案件未依规定编码或页码编写有误者。
(五)案件附件不全或附有非其附件者。
(六)案件污损或字迹模糊不清者。
(七)案件未能以原件归档且未经业务主管核准者。
(八)文稿稿数与稿面注记不符者。
(九)样张或已作废之契约凭证等文件，有漏盖「样张」或「注销」字样者。
八十八、下列物品不得归档：
(一)现金、有价证券及其它贵重物品。
(二)司法诉讼有关物证。
(三)流质、气体、易燃品、管制物品或其它危及人身及公共安全之物品。
(四)易变质而不适长期保存之物品。(如传真纸)
八十九、档案如有遗失，依下列规定办理：
(一)密件：应即通知原承办单位设法补救。
(二)普通案件：应向原承办单位或其有关单位查抄。
(三)无法查抄之案件：应由原承办单位依据资料或记忆补录。
(四)借调档案遗失或无法补全或毁损致无法修护者，由调案人或档案管理人员签请权责长官议处后，记注于相关档案目录。
九十、借调档案依下列规定办理：
(一)借调档案应由承办人填具或打印调案单(附式十七)借调。
(二)调阅非主管业务之档案，应先征得其承办单位之同意或经本机关首长核准，始可借调。
(三)借调档案以十五日为限，必要时得叙明理由洽请展期。对调出之档案，每逾十五日，应即查催，经三次查催仍不还者，应签报追还。
(四)借出档案应保持档案完整，不得遗失，拆散、抽换、污损、增损、折叠、转借、转抄或变更档案内容，若有损坏应自行修补完竣再还档。
(五)档案若需补归附件或抽换内容可依档案漏归补归及档案抽换相关规范办理。
(六)离(调)职、退休人员，须将所借之档案归还后始准离(调)职。
九十一、机密文书区分为国家机密文书及一般公务机密文书。
各机关处理机密文书，除依国家机密保护法与其施行细则及其它法规外，依本手册办理。
九十二、国家机密文书区分为「绝对机密」、「极机密」、「机密」；一般公务机密文书列为「密」等级。
不同等级之机密文书合并使用或处理时，以其中最高之等级为机密等级。
九十三、处理机密文书应注意事项如下：
(一)收受机密文书时，应先详细检查封口有无异状后，并依内封套记载情形完成登录，受文者为机关或机关首长者，应送机关首长或其指定人员启封；受文者为其它人员者，径送各该人员本人启封；另启封人员，应核对其内容及附件。
(二)机密文书之收发处理，以专设文簿或电子文件登记为原则，并加注机密等级。如采混合方式，登记资料不得显示机密之名称或内容。
(三)机密文书用印时，属「绝对机密」、「极机密」、「机密」者，由承办人员持往办理。监印人员仅凭机关首长签署用印，不得阅览其内容。属「密」者之用印，得由缮校人员持往办理。
(四)「绝对机密」、「极机密」文书之封发，由承办人员监督办理。「机密」、「密」则由指定之缮校、收发人员办理。
(五)使用计算机设备处理机密公文时，对于签入信息系统所需之帐号及密码应建立安全管理机制并不得使其暴露于他人可见之状态，有关公文交换所需之签章加密等相关电子凭证亦需妥善保存。
九十四、处理文书机密等级之变更或解密，其权责划分如下：
(一)机密等级变更或解密，由承办人员于区分密等时预为注明或主动检讨办理。
(二)国家机密之变更或解密，依国家机密保护法第十条第一项规定为之。
(三)一般公务机密文书，由原核定主管核定之。
(四)机密文书原核定机关因组织裁并或职掌调整，致该机密事项非其管辖者，相关保护作业由承受其业务之机关办理；无承受业务机关者，由原核定机关之上级机关或主管机关为之。
九十五、文书机密等级之变更及解密程序规定如下：
(一)承办人员依据机密件登录主动检查，或其它机关建议，将解密之案件，提出审查，并填具机密等级变更或解密之处理意见表(附式十八)或建议单(附式十九)陈送核定。
(二)经核定原机密等级解密后，应填写机密等级变更或注销通知单(附式二十)，陈奉核定，再行缮发，并通知前曾受领该机密文件之受文机关。
(三)文书机密等级之附加变更或解密标示者，届时即照标示自动变更或解密，由档案管理单位会商业务承办单位办理有关手续。
(四)变更机密等级或解密者，应将案卷封面及文件上原有机密等级之注记以双线划去，并于明显处浮贴已列明资料经登记人签章之纪录单(戳)(附式二十一)。
(五)建议其它机关变更机密等级或解密者，于获得答复同意后，参照(一)至(四)之程序办理。
(六)非机关之来函其上自订有机密等级者，经函知来文者后，参照(一)至(四)之程序办理。
(七)机密案件经解密后应照普通案件放置保管。非经解密者，不得销毁，解密后，其销毁方式，须依档案法及相关规定办理。
九十六、保管机密文书人员调离职务时，应将所保管之机密文书，逐项列册点交单位主管或其指定人员。
九十七、各类公文之处理时限如下：
(一)一般公文：
1.最速件：一日。
2.速件：三日。
3.普通件：六日。
4.限期公文：
(1)来文或依其它规定订有期限之公文，应依其规定期限办理。
(2)来文订有期限者，如受文机关收文时已逾文中所订期限者，该文得以普通件处理时限办理。
(3)变更来文所订期限者，须联系来文机关确认。
5.涉及政策、法令或需多方会办、分办，且需三十日以上方可办结之复杂案件，得申请为项目管制案件。
6.项目管制案件或其它特殊性案件之处理时限，各机关得视事实需要自行订定。
(二)立法委员质询案件：依据「立法院职权行使法」及「行政院及所属各机关办理答复立法委员质询案件处理原则」规定办理。
(三)人民申请案件：应按其性质，区分类别、项目，分定处理时限，予以管制。
(四)人民陈情案件：依据「行政程序法」第七章及「行政院暨所属各机关处理人民陈情案件要点」之规定办理。
(五)诉愿案件：应依「诉愿法」之规定办理。
前项第一款处理速别之拟定，发文机关承办人员应确实区分，各级人员应详加审核；来文之处理速别与公文性质不符者，得经由收文单位之主管或指定之授权人员核定后，调整来文处理速别。
第一项各款规定之公文处理时限，除限期公文、项目管制案件、诉愿案件、人民申请案件，均不含假日。
九十八、各类公文处理时限之计算标准如下：
(一)一般公文发文使用日数：
1.答复案件：自收文之次日起至发文之日止(含本机关内部各单位会办、会签、会稿时间)所需日数扣除假日，为发文使用日数。
2.汇办案件：自所汇办公文最后一件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其第一件来文发文使用日数；其余汇办公文于全案办结时，以存查公文计算。
3.并办案件：自首件收文之次日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数；其余并办公文于全案办结时，以存查公文计算。
4.创稿案件：
(1)交办案件，自交办之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
(2)先签后稿案件，自首次签办之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
(3)直接办稿案件，自办稿之日起，至发文之日止，所需日数扣除假日，为其发文使用日数。
5.限期公文：依下列方式，自收文之次日起，计算发文使用日数：
(1)未逾来文所订期限，而实际处理日数超过六日者，以六日计算；未超过六日者，以实际处理日数计算。
(2)逾越来文所订期限者，依实际处理日数计算。
(3)处理限期公文过程产生之汇(并)办案件，于全案办结时，以存查公文计算。送会本机关以外机关者，自送会之日起，至退会收到之日止，期间得予扣除。
(二)项目管制案件、立法委员质询案件、人民申请案件、人民陈情案件、诉愿案件：
1.以「依限办结」与「逾限办结」为计算基准。在规定处理时限内办结者列为「依限办结」，超过规定处理时限办结者列为「逾限办结」。
2.人民申请案件因不合法定程序或手续时，主办单位应详细说明，一次通知补正。通知补正或因适用法令疑义而层转核释者，从其通知、函转之日起，至补件、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
3.人民陈情案件因须等待其它机关资料或因适用法令疑义而层转核释者，自其层转之日起，至函复、释复之日止，所经过之期间得予扣除。
4.诉愿案件因诉愿书不合法定程序，而其情形可补正者，应通知诉愿人于二十日内补正者，其时效自诉愿补正程序的次日起算。
(三)处理时限，除以时为计算基准者，以一小时为计算单位外，以半日为计算基准，未满半日，以半日计算，超过半日未满一日，以一日计算；其区分基准为中午一时。
(四)处理时限之计算，除以时为计算单位者，自收文之时起算外，其余一律以收文之次日起算；但收文当日办结者，以半日计算。
前项各款案件各阶段之处理时间，因注记不明确或未注记者，一律以该阶段最长时间认定。
九十九、各机关对外行文，应一律使用统一规格之公文纸。
一百、各机关处理文书，应尽量采用性能及品质优良之用具，以加速文书处理之效率。
一百零一、各机关公文用纸之质材、尺度，应依下列原则：
(一)质材：七十磅以上米色(白色)模造纸或再生纸。
(二)尺度：采国家标准总号五号用纸尺度Ａ4。
一百零二、各机关所使用之各种表簿格式，得视实际需要参照国家标准及国产纸张标准自行规定印制，并应遵守由左至右之横行格式原则。
