企业档案管理对维护自身权益重要性的浅见

　　企业在经济运作之中总要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。“树欲静而风不止”，说不准的无头官司会从天而降，也会说不准的经济纠葛立马发生。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，要想胜券在握，就得在平素的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案做证据，供以后时段的官司起诉、应诉之用，才能在经济纠纷中立于不败之地。我自1998年起到现在的十年间，从业各种纠纷多起，所涉的案子颇为胜诉、成功的结案，企业、律师、法官较为满意，有一些经验之谈，以飨同趣者。

　　一、就我国现行的司法理念，简述举证责任的重要性

　　我国现行的司法理念简述之为“告诉制”，即不告不诉（讼），且是“谁主张，谁举证”。然对经济纠纷而言，从民法审判角度，原被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原被告方在审理过程中，谁能完成举证责任是致关一环。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会依据法判决。所以，企业在应对官司案件中，如能寻找出有力的证据材料，特别是书证、物证、人证、影像资料、录音带等等，既可以还原事实真面目，又能给法官断案依法做出公正、公平的判决，维护权益、讨回公道。

　　二、企业档案管理中如何融入法制意识

　　1．证据存在的基本要素。企业管理千头万绪，但万变不离其宗，不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、社区往来等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。所以取证、索证无时不有，就看从领导到普通员工有没有法制意识与悟性。对身边的小事、碎事留个心眼，每一步都能到位完成。要有原始凭证 、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本作为；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等都是证据的基本要素，一句话：证据要的是原汁原味，这是最关键要素。

　　2．企业档案必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有价值，一目了然、科目清晰的企业文档，是企业的无价之宝。但是这些东西多半是无生命的纸文，要使它活化才会有价值，又必须靠人为的利用才能活化。活化工作的基础是要把企业留存文档资料分类编撰，编制目录，简述梗概、摘要内容、形成时间，附件组成等等工序完成，才可供以后时间使用时一目了然，清晰明朗的价值作用发挥。这项工作虽为繁琐，但意义重大。重现物质资料的活化工作，是最最基础的事情。

　　3．物质资料的活化工作，完全取决于管理的人为举措。俗话说：“铁打的营盘流水的兵”。目前我国民法规定，维权的诉讼时效性一般为两年，特殊的诉讼时效性为一年，国际货物合同为四年。但又说到，从权利被侵害之日起，超过二十年的人民法院不予保护。但存在诉讼时效的开始、中止、中断与延长，都可能在二十年内发生。基于这些，即使企业长久不衰，也会有多种变化，物不变但管理的人会变化，必须使资料，文档在活化工作的基础上，还要能传承下去，做好承前启后、前后互动，无论谁在何时接手，谁遇到什么情况，都能说出“子丑寅卯”，可以追溯清楚事情原委，这要求企业文档管理工作的活性到位，继承的延续性。

　　三、案例分析说明，举证责任完成官司化险为夷的实践

　　1．劳动争议案。江苏农垦某企业于1993年聘用某职工为下属企业的法人代表，由于其不负责任、玩忽职守、疏于管理、从中渔利，使企业到1996年严重亏损2000多万元。该公司为严肃纪律，将其在年底前免职离任审计。但该员工不服从不配合，私自出境达3年之久。2000年该公司经职代会通过，按国务院《企业职工奖惩条例》给予他开除处分。因其在境外漂泊无踪影，开除决定无法送达本人，一方面由挂号信函寄给其妻代为转告；一方面在城市大报公告送达。殊不知到2003年4月，是该员工到达退休的时间，他回国将公司告上法庭，认为开除决定无效。一审法院认为：该员工到达退休年龄且未履行送达本人程序，判令公司收回开除决定。该公司不服一审判决，上诉二审。上诉审理时，该公司从档案中将寄给其妻的《开除决定》信函退回件举证法庭，说明①开除决定形成时，该员工未达到退休年龄；②完成送达程序；③完成职代会讨论通过程序，请求法庭支持。二审认定举证事实有效撤销一审判决，重新判令开除决定有效。就是因为该公司保留了寄给该员工妻子拒领退回的一封函，告之《开除决定》的挂号信，向二审法庭举证而赢得了官司的胜诉。

　　2．农民工资纠纷案。2006年江苏农垦某建筑公司清算组收到法院传票，称差欠14名农民工工资。这些农民工持有三张欠条，是不同时间由该公司的工地办事处写出的，因此而主张他们1996年的工资权，这三张欠条都盖有工地的大印。该公司经办人员经仔细辨认印章后，立即从企业档案卷宗中调集70多份有价值的文字记录寻找线索，发现疑点多多。①是1998年的欠条只差欠2人工资，1999、2000年却差欠20个人的工资。还发现即使是同一个人，差欠工资数额也不同。同时1998年以后的时段，该公司已经重新启用新印模，且登报公告经工商部门批准的。欠条上的“苏州工地”大印表明的工资事实是值得怀疑？②是经查阅文档材料，有文字材料表明，这枚苏州工地的印章是当时工地负责人私自叫人在街头小摊贩刻制的，未经法人及法人代表授权，纯属私自行为。现在主张债权的某某是当时公司的办公室主任，受当时法人代表委托与刑侦人员一同去调查此事，书证材料就是某某的笔录，同时盖有苏州市中级法院的材料专用章。这说明主张债权的某某早在1996年就知道“苏州工地”章没有法律效力，那怎么可能在后来的日子里接受欠款责任事实，与常理相悖。然而此人又是这14人的代理人，正由于他知情才敢做召集人；正由于他懂常理，所以他根本不可能在1998、1999、2000年认可欠条的效力，所以欠条一张连一连的出笼，倒反引人生疑。③另外这位人物为了补证追要欠款的时效，向法院提交了具有20人签名的索债信函复印件，说明曾分别于2002、2004年向清算组主张过债权。还提交特快专递及邮局的收据复印件。经办人员仔细辨认，发现这些邮局的收据复印件不是寄件人的存联，也没有寄发局的邮戳，不能证明他们主张过债权。他们如果没有在2002、2004年主张过，即使有债权2006年也超过诉讼时效，显然主张债权一说存疑。二审法院经清算组辩称认为有理，不支持原告主张，辟开那位代理人，以特有的方式终结。这起农民工工资案得以了结，完全是档案资料从源头上推翻原告的主张事实，又以日常收发的工作经验看出收据破绽，才终结“10多年前的工资纠纷。

　　3. 借款纠纷案。2003年秋农垦某企业突然收到法院传票，被告知其下属深圳公司，曾于1996年8月向某自然人借款20万元，至今未还，以15％年息计算应还款40万元。举证材料上确有其原法人代表亲笔签名，又有深圳公司的大印。该企业相关人员涉案后，反复推敲发现举证材料的公章与单位档案中保留的印模有较大区别，是一枚假章所为，旋即告之法院。后经法院传唤原告，将情告知，原告又补正了与原先欠条内容一致，只是印章与前不同的欠条，但这枚印章与该单位保留印模一样。原来原告与原深圳公司法人代表是一母同胞的兄弟，里面的扑朔迷离使企业受害受罪，弟兄俩坑害企业目标是一致的，编织人所不知的故事。然而一审法院以借条的真实性断案，要该公司赔付40万巨款。该公司不服裁定向中院提出上诉，而且要求鉴定原告提交盖有真章欠条的书写时间，是否是原法人代表（其兄）任职期间所为（免职后的欠条无效力），是本案的关键所在。 但是我国的司法鉴定机构对书写时间的鉴定有严格的苛刻条件。一是必须提供检材与对比年份材料；二是必须为同一人、同一种笔、同一种墨水，在不同时间书写的文字墨迹，且不能为特殊笔。据了解国内只有西南政法大学，有此能力可以作出具有法律效力的结果。该公司的经办人深知这项鉴定关系重大，不厌其烦地搜索原法人代表文字书证检材与对比材，且以自己工作经验的眼神洞察力，向二审法院提交1996、1997年间的两份书证做为检材与对比材。经西南政法大学司法鉴定中心鉴定结果表明，这两份书证”虽书写时间不同，但字迹老化一致，为同期所写“其意十分明白为2003年后期制作。到2007年6月这场历时三年九个月的官司，被二审法院判决”撤销一审判决，驳回原告起诉“该公司不担责不赔付取得完胜。其实明眼人一眼就看出，是一对兄弟搞的把戏，在坑害企业与国家。但借条是证据，如若不看出印章的真假，不经过磨难的司法鉴定，该公司还不知道要赔付多少钱呢？哥哥写条子、弟弟举证打官司，法院认条子判，没完没了的赔，企业国家成冤大头了。这起案子的完胜，完全是办公经验，处事分析的能力起的作用，可以说是律师所不能为的。

　　4．车毁人亡案。农垦某企业1999年将一辆苏E黑牌车转让给自然人，钱货两讫后未办理过户手续，后车又转让给另一自然人，又几经易手到2004年初，靖江法院传票到该企业，称该车2003年10月在靖江出险，车毁人亡。现该责任人（死亡）亲属状告车主，请求法院支持赔偿责任金30万元。经办人员查证，该车几经易手后，是在第四拥车人手中出险，该车仍没过户，他只是拥有资产及在路边逆向停车不承担主责。随即该公司经办人从档案中调集四次易手买卖协议的原件，提交法庭辨认实际车主与名誉车主。一审、二审法院均认定农垦某企业早于1999年出售苏E车，不拥有资产权与使用权，为名誉车主且尚未向实际车主收取盈利利益免除赔付责任，由出险车主及保险公司担部分责任。这起案件的胜诉取决于该公司的经办人，苦心于把几次出让的协议调集到手，证明自己早已不拥有车及车的使用权，而且没有利益才能免责，这也是律师做不到的事情，如果情况不明，人头不熟，当事人不配合，就吃苦了，长一百张嘴也说不清啊！

　　四、结束语

　　用科学积极的态度去管理企业，利用企业档案的真实性去维权，并将法制意识融入企业管理，一改管理中的陈规陋习，又使公文收发、档案集存、财务帐册等等资料活化起来，变物化呆滞为活化价值，将物化证据变成应对各种纠纷的举证材料，就是平常管理中的“举手之劳”终究成为律师诉讼的子弹，成为法官断案的有力支点，自由裁量权的砝码肯定倾向于当事人，当事人的权益与利益受到法律保护，既将真相大白于天下，又免受经济损失，讨回公道不是大家所亟力期盼的事吗？可见企业档案管理对企业维权是多么的重要啊！

　　【作者简介】

　　雷国俊，江苏省农垦集团高级工程师（处级）、市场周刊记者、中国管理科学院特约研究员。

北大法律信息网