人民法院书记员工作经验技巧集成

人民法院书记员工作经验技巧集成

钟建林


序 言

　　既为了新进书记员快速熟悉工作程序，掌握工作技能；又为了现有书记员对本职工作的要求和技能温故知新，熟能生巧；更为了法官和书记员在个案审理中相互 认知，配合默契，共同致力于案件审理的“公正与效率”，笔者以一篇网络文章《民事审判中的书记员工作》为蓝本，结合工作所在的长沙市芙蓉区人民法院多年来 的民事审判工作实践，广泛征求长期坚守民事审判工作一线的同事们的意见，进行相应补充、删减和完善，编写了本文《人民法院书记员工作经验技巧集成》。本文 不是书记员工作职责汇编，而是有关书记员工作的理论认识、现行法律规定、工作程序、操作技能等内容的全面介绍，因而没有刻意追求言简意赅，而是当繁则繁， 能简则简，繁简适当，意在全面，力求一册在手，全部书记员工作有章可循，有技可用。另外，由于书记员工作的总体目的在于配合法官审理好案件，因而书记员有 必要了解法官的工作。基于此，本文也全面介绍了法官开庭审理和制作民事判决书的一般工作内容和基本要求。因之，本文对法官主持庭审及制作民事判决书等工作 的规范化建设亦有一定的参考价值。最后，衷心感谢网络文章《民事审判中的书记员工作》的作者以及给本文提出过诸多宝贵意见的同事们。

第一节 何为书记员

　　先从“书记”这个词说起。据有关资料记载，“书记”这个词有三种用法，一是指用文字书写记录有关事项；二是有关政党（团体）机构负责人职务的称谓；三 是古代在官府主管文书工作的人员，后来泛指在机关团体中担任抄写工作的人员。民事审判中的书记员的“书记”和第三种解释比较相近，是在机关团体中担任文书 工作的人员。为什么法院叫书记员而不叫文书或者秘书？这是现代法治国家法院建制的通例。另外，我国法院的书记员这个职务的称谓是由法律规定的。《中华人民 共和国人民法院组织法》第四十条规定，“各级人民法院设书记员，担任审判庭的记录工作并办理有关审判的其他事项”。中共中央组织部、国家人事部、最高人民 法院颁发的《人民法院书记员管理办法（试行）》规定，“书记员是审判工作的事务性辅助人员，在法官指导下工作”。

第二节 书记员工作职责概述

书记员主要工作职责有：
一、办理庭前准备过程中的事务性工作；
二、检查开庭时诉讼参与人的出庭情况，宣布法庭纪律；
三、担任案件审理过程中的记录工作和其他记录工作；
四、整理、装订、归档案卷材料；
五、完成法官交办的其他事务性工作。
从法律规定的情况来看，书记员是各级人民法院的法定工作人员，由各级人民法院根据相关规定办理任命或者聘用手续。未经合法办理手续的人员，不能成为人民法院的书记员。同时，书记员是人民法院不可缺少的专职人员，是法院干部队伍的重要组成部分。
书记员的具体工作是在法官的指导下，参加案件调查、调解；协助做好开庭前的准备工作，担任合议庭（含独任庭）的全部审判活动的记录，包括合议庭评议案件的 记录。同时还要接待当事人，听取意见；收集保管审判案件的全部证据材料和文件资料，填制、核对、发送诉讼文书。案件审理终结后，与案件有关的诉讼文件材 料，还得由书记员整理立卷作为国家诉讼档案，办理归档手续。从这个角度上看，书记员和法官的工作只是分工不同，并无性质上的差别。书记员工作也是人民法院 工作不可分割的一部分，人民法院发挥审判职能，向社会体现人民法院“公正与效率”的工作主题和“公正司法、一心为民”的指导思想，客观反映审判工作的全部 过程，这里面有许多工作是事务性的、辅助性的工作，都离不开书记员的辛勤劳动和努力。当然，书记员本身工作的效率、工作的质量以及公正、廉洁等政治素质和 业务素质的表现，对树立人民法院应有的良好形象以及在当事人当中产生较好的影响有着十分重要的意义。

第三节 以法庭笔录为主干的民事审判笔录制作

一、关于法庭笔录
　　笔录，是指用笔或者电脑记录下来的文字。把笔录看作一种书面文件，它就成了如实记载某项社会活动的文书。审判笔录（或称诉讼笔录），是指法院工作人员 在诉讼的各个不同阶段就案件的具体情况所形成的书面文字记录；是人民法院在审判活动中使用的重要文书；是如实记载、全面反映审判过程和案件事实的书面文 件；是审判文书和诉讼卷宗材料不可缺少的一部分。
法庭笔录是审判笔录中最基础的一种笔录类型。法庭笔录和其他文书相比，有这么几个特点：
（一）形式的唯一性。这里面有两层意思：一是格式是统一的；二是所用的文字是唯一的，也就是说只能用规范的汉字把审判活动的有关内容、语言、状况记录在纸上，形成审判文书。
（二）记载的真实性。法庭笔录最本质和最重要的特征是具有真实性，是客观、如实地记载审判活动的全过程，实事求是地反映审判过程中的具体现象以及案件发生 的情况。需要强调的是，不容许在记录中掺入记录人的主观的想象、猜测、推断或分析，更不容许制作虚假的笔录，如果出现了虚假笔录，将要受到纪律制裁，性质 严重的还有可能受到刑事处罚，或者被清理出法院队伍。
（三）记录的具体性。因为我们的法庭笔录形成后，它将成为法官定性裁判的重要依据，这就决定了法庭笔录对有关案件的基本事实、基本证据以及涉及到证据、性 质的认定的具体细节和过程，都必须详尽记录，在重要的关键性问题上要逐字逐句，乃至逐段记录原话。需要的时候，可以要求答话的人重述一遍，也可以在签字时 补记、追记。在事关重大的问题上，不能用随意省略或者概括性的语言代替关键性的原话。
（四）制作的完整性。这是法庭笔录的基本特征和合法、有效的前提。这里面有两层意思：一是记录的内容的完整；二是笔录的格式要完整，否则涉及到笔录的合法 性和有效性。比如对当事人谈话的笔录，应当由当事人在笔录上签名，法庭笔录还需要审判人员在笔录上签名。一份内容详尽而格式不全或者格式不对的笔录，往往 会因为格式上的瑕疵失去笔录应有的价值和作用。
（五）形成的合法性。这里就是说法庭笔录的制作形成必须依法进行，这是法庭笔录的本质特征。怎么具体理解呢，就是法庭笔录的制作人必须是依法对审判该案负有职责的法官、书记员。
（六）时间的紧迫性或者说笔录形成的即时性。法庭笔录一般是在办案过程中即时制作的，笔录一经形成，将笔录让答话人阅读，履行签字手续后，这种笔录就没有 机会重抄、修改、整理。这里面对笔录的制作提出了较高的要求，要求笔录的制作者具有又快又好的记录本领，要有一定的语文和记录的基本功，才能适应笔录制作 要求。
（七）价值的长效性。制作好法庭笔录的目的在于固定证据和保存诉讼资料，全面反映审判活动的整个过程和情况。结案后作为长效保存的历史档案，仍然不失其研 究、总结乃至复查、参考等价值。所以，我们制作的每一份笔录，不仅关系到记录本身的质量，而且关系到整个案件是否能经得起历史的检验。
二、法庭笔录的制作流程
法庭笔录的制作，需从庭前准备工作开始说起。
（一）收案登记书记员和案件接触，首先是看到了由庭长签发的具体审判人员承办的案件。这时候书记员要根据所在审判庭内务管理的需要，当即进行收案登记。
收案登记一般只要注明以下一些项目就可以了：案号、案由、当事人姓名、立案日期、承办法官姓名、本庭登记时间、结案的方式和时间（待后填写），
（二）庭前准备工作
1、要审查起诉状和其他诉讼材料是否符合要求。民事诉状分正本和副本，正本一份，副本要按对方当事人的人数确定。
2、要审查当事人及诉讼代理人的身份证明材料（如居民身份证复印件、营业执照复印件、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书、律师事务所函、 律师执业证书复印件等），发现有遗漏，则在通知其领取其他诉讼材料时一并要求补齐到位，以避免在开庭后才发现遗漏，此后当事人有可能不予配合的情况发生。
3、要检查立案的手续是否齐全合法，根据诉状的内容核对立案案由是否规范、是否有当事人诉讼主体不适格的情形、是否遗漏了诉讼当事人。如发现有不妥或者错误，应当即时报告承办法官，由承办法官审查确认。
4、向当事人送达《受理案件通知书》、《民事起诉状》（副本）和《应诉通知书》，以及根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》要求的《举证通知 书》。如果法院就法院的党风廉政建设所需要向当事人征询意见的有关卡片也需一并送达。在这个时候已经涉及到另外一种法律文书，那就是送达回证。送达回证是 一个固定格式的文书（送达回证的格式设计应科学、规范和统一），要把上面的项目填齐了。送达《民事起诉状》（副本）时，要被告在送达回证上签署姓名、日期 以及联系电话等（系自然人被告同住成年家属签收的，在备注栏内注明近亲属关系的性质；系法人工作人员签收的，在备注栏内注明其工作部门和职务），要告知被 告在收到《民事起诉状》（副本）的第二天起十五日内提交《民事答辩状》。被告不提交《民事答辩状》的，不影响人民法院的审理（送达相应法律文书时，一定要 要求当事人准确无误地签署姓名和日期）。
5、收到被告《民事答辩状》以后，书记员应当在收到之日起五日内将《民事答辩状》（副本）送达给原告，由原告在送达回证上签收。在这期间，可能会有当事人 到庭，而法官有可能需要询问当事人有关情况，此时则要对当事人作一个《谈话笔录》。民事审判中的《谈话笔录》，总的要求和前面陈述的一样，但在当事人的项 目记载上要注意规范：是自然人的要记载姓名、性别、出生年月日（不要记成多少岁）、民族、工作单位及职务、住址，这就是我们民事审判中经常提及的“前六 项”；是法人或其他组织的要记明单位的全称（以该单位使用的公章为准）、住所以及法定代表人（或者代表人）的姓名和职务。在记载职务的时候要注意根据《法 定代表人身份证明书》的表述记载为董事长、执行董事、总经理或者经理。
6、一方当事人提交证据材料时，应要求其填写证据目录（对证据材料逐一分类编号，简要说明证据材料的来源、证明对象和内容，签名或盖章，注明实际提交日 期），根据对方当事人的人数提交副本，并及时通知对方当事人来法院领取证据材料副本，由其在送达回证上签收（对方当事人经通知不来法院领取的，在送达回证 的备注栏内加以注明）。
7、在开庭时间、地点确定以后，书记员应在开庭三日前将开庭时间、地点通知当事人和其他诉讼参与人，将合议庭（独任庭）组成人员的情况告知当事人。实践中这项工作可以和送达《民事起诉状》（副本）以及《民事答辩状》（副本）时同时进行。
8、庭审时间确定以后，书记员要做好以下开庭前的准备工作：
根据审判法庭的管理情况，需要先行和审判法庭联系的，注意把开庭的有关信息向管理法庭的部门（法警队或行政装备科）反馈。
（1）检查庭审设施是否完备，值庭法警是否到庭。
①标志牌是否齐全并摆放到位；
②扩音设备是否完好；
③值庭法警是否到位。
（2）检查当事人和其他诉讼参与人是否到庭，核对出庭人员身份，查验有效身份证件，请当事人和其他诉讼参与人按指定席位就座。（法庭笔录不能仅抄录民事起 诉状上相关内容，应将经查验核实的真实身份情况计入笔录）当事人是公民的，核对姓名、性别、出生年月日、民族、工作单位和职务、住址；是法人或者其他组织 的，核对单位名称、住所、法定代表人姓名、职务。诉讼代理人是律师的，核对姓名、所属律师事务所及执业证书；其他人员担任诉讼代理人的，核对姓名、性别、 工作单位和职务、住址、与当事人的关系（法庭笔录中可记明当事人和诉讼代理人的联系电话）。
（3）要求到庭当事人在《签到表》上签到，并填写《送达地址确认书》，以避免庭审结束后当事人借故不在法庭笔录上签名或因送达地址不确定而发生裁判文书送达困难的情形。
（4）检查当事人和其他诉讼参与人是否在开庭三日前收到《传票》和《出庭通知书》。
（5）宣布法庭纪律（书记员起立宣读）：请大家肃静，现在宣布法庭纪律。依照《中华人民共和国人民法院法庭规则》的规定，当事人、其他诉讼参与人、旁听人员必须遵守下列纪律：
①法庭内要保持安静，不得鼓掌、喧哗、哄闹和实施其他妨害审判活动的行为；
②开庭过程中不得随便走动，不得进入审判区；
③未经法庭允许，不准录音、录像和摄影；
④未经法庭允许不准发言或提问；
⑤不准吸烟和随地吐痰；
⑥所有诉讼参与人以及旁听人员须将随身携带的手机等移动通讯设备关闭。
对于违反法庭纪律的人，审判人员和值庭法警有权制止。不听制止的，根据《中华人民共和国民事诉讼法》第一百零一条、第一百零二条之规定，予以训戒，责令退出法庭，或者予以罚款、拘留，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（5）请合议庭成员(独任法官)入庭（起立）。
（三）制作法庭审判笔录
《中华人民共和国民事诉讼法》第一百三十三条规定：“书记员应当将法庭审理的全部活动记入笔录，由审判人员和书记员签名。法庭笔录应当当庭宣读，也可以告 知当事人和其他诉讼参与人当庭或者在五日内阅读。当事人和其他诉讼参与人认为对自己的陈述记录有遗漏或者差错的，有权申请补正。如果不予补正，应当将申请 记录在案。法庭笔录由当事人和其他诉讼参与人签名或者盖章。拒绝签名盖章的，记明情况附卷。”（注：为防止当事人借申请补正为由改变庭审中已作出的自认、 承认对方诉讼请求等意思表示，故不能让当事人及其诉讼代理人在法庭笔录上直接修改，而应由其填写《法庭笔录补正申请书》作为法庭笔录的附页。）
法庭笔录是在法庭审理过程中，由书记员制作的反映法庭审判活动全部真实情况的记录，包括双方当事人、诉讼参与人、审判人员在法庭上陈述的内容及其他活动状 况。法庭笔录可以将整个审判活动用书面形式固定下来，成为人民法院审判活动的见证，是人法院依法作出判决的依据。法庭笔录固定下来的当事人的陈述与辩论、 证人证言等，可以起到证据作用，当事人和证人不能随意推翻，应对自己的言行负责。上级人民法院通过阅读法庭笔录，可以了解和监督下级人民法院的审判工作。 原审法庭笔录又是上诉审和再审的人民法院审理上诉、再审案件的重要依据。
书记员在记录法庭活动时，字迹要整洁，内容要全面，防止出现字迹潦草，错字、别字、漏字的现象，更要注意逻辑、语法等。为记好法庭笔录，书记员应在开庭前 阅卷，熟悉案情，尤其是对有些专业名词和术语要提前掌握。审判人员应与书记员配合默契，如遇到记录的内容比较多或特别重要时，应放慢速度，等书记员记好后 再进行下面的步骤。从书记员的角度来说，当无法跟上庭审进度（节奏）或听不清时，书记员一定要当场向当事人或法官提出，而不能敷衍带过，以避免对查明案件 事实和作出裁判造成不利影响。
根据审判实践，法庭笔录应记载如下内容：
1、首部
即标题，写明文书名称“法庭审理笔录”，并应在文书名称后写明本次法庭审理是第几次开庭（这一点，目前已经格式化了，但第几次开庭要填上）。
2、正文
（1）写明法庭审理的时间、地点。开庭审理的时间应写明何年何月何日几时几分到几时几分（缺席开庭的，按传票时间推迟半小时记录）。开庭审理的地点一般为某人民法院第几审判庭（巡回法庭要记明开庭的具体地点）。
（2）写明是否公开审理。如果是公开审理，应记明旁听的大概人数，以及主持法庭审理的审判长、审判员或人民陪审员、书记员等人的姓名。
（3）主文是法庭审理笔录的重点内容。法庭审理的全部活动，包括当事人和其他诉讼参与人的诉讼活动，应如实记载。按照民事诉讼法的规定，准确、具体记载法 庭调查阶段、辩论阶段，最后陈述或最后意见，以及评议后是否当庭宣判（民事案件在判决前还可以进行调解）等等，全部活动记入笔录。特别是诉辩双方陈述的关 键问题、当事人争议的焦点、当庭作证的证人证言、当庭出示和查对核实的证据、以及双方辩论的观点、理由等，都要如实记载。记录时，应根据不同案情，做出详 略得当的记录。民事审判开庭审理案件的一般工作流程：
开庭审理时，审判长依照法定顺序，进行如下诉讼活动：
法庭调查前的工作
①核对当事人。主要是对当事人的姓名、性别、出生年月、民族、工作单位和职务、住所加以核对。如果是法定代理人出庭，应核对他与被代理人的关系。当事人为 法人（或其他组织）的，要对该法人（或其他组织）的全称、住所、法定代表人（或代表人）的姓名和职务加以核对。如有诉讼代理人出庭，应审查其授权委托书及 其代理权限（诉讼代理人是律师的，核对所属律师事务所及律师执业证书；是公民的，核对“前六项”；是近亲属的，还要核对与当事人的关系）；如果是法定代表 人出庭，应审查其身份证明书。（相关证件都应核对原件，以避免对方当事人借故提出异议）
②宣布案由。核对当事人之后，宣布案由，即宣布审理什么案件。
③宣布审判人员、书记员名单。
④告知当事人有关的诉讼权利和义务。这是保障诉讼当事人平等行使诉讼权利原则的具体表现，使当事人在诉讼中充分行使诉讼权利和履行诉讼义务。
⑤询问当事人是否申请回避。如当事人申请回避，应依照民事诉讼法的规定加以解决。
⑥询问一方出庭人员对对方出庭人员是否有异议。
⑦对属于最高人民法院《关于适用简易程序审理民事案件的若干规定》第十四条规定的案件，询问当事人是否先行调解。
法庭调查阶段
法庭调查阶段又称实体审理阶段，它是开庭审理的中心阶段，其主要任务是审查核实各种诉讼证据，对案情进行直接的、全面的调查。
根据民事诉讼法第一百二十四条的规定，法庭调查按下列顺序进行：
① 当事人陈述；
②告知证人的权利义务，证人作证，宣读未到庭的证人证言；
③出示书证、物证和视听资料；
④宣读鉴定结论；
⑤宣读勘验笔录。
当事人经法庭许可，可以向证人、鉴定人、勘验人发问。当事人可以要求重新进行调查、鉴定或者勘验，是否准许，由人民法院决定。
审判人员如果认为案情已经查清，即可终结法庭调查，转入法庭辩论。
法庭辩论阶段
法庭辩论，就是当事人就如何认定事实和适用法律进行辩论。
法庭辩论是开庭审理的又一个重要阶段。在这一阶段中，当事人可以根据法庭调查的材料，对于证据的证明力、事实的认定、以及适用什么法律及理由，向法庭提出自己结论性的意见。法庭辩论的目的，是使案件的事实及当事人之间的是非曲直进一步明朗化。
根据民事诉讼法第一百二十七条的规定，法庭辩论按下列顺序进行：
①原告及其诉讼代理人发言；
②被告及其诉讼代理人答辩；
③第三人及其诉讼代理人发言或者答辩；
④双方互相辩论。
法庭辩论终结，由法官按原告、被告、第三人的先后顺序征询各方最后意见。
征询各方最后意见后，法官如认为案件有可能调解，则可按原告、被告、第三人的先后顺序征询各方是否同意在法庭的主持下进行调解的意见，如同意则有何明确具 体的调解方案。法庭可根据案件事实和法律规定提出参考性方案供各方考虑。调解过程包括各方提出的调解方案、让步方案、法庭提出的参考性方案的具体内容均应 记入笔录。
评议宣判阶段
评议宣判阶段是开庭审理的最后阶段。这个阶段的任务，是由合议庭对案件进行评议，确定案件事实，分清是非责任，正确适用法律，确认民事权利义务关系，作出判决结论并公开宣布。
评议宣判阶段的工作主要是：
①合议庭评议。法庭调查结束，进行调解没有达成协议的，合议庭成员退庭进行评议。合议庭评议案件，实行少数服从多数的原则。评议应当制作笔录，由合议庭成 员签名。评议中的不同意见，必须如实记入笔录。根据最高人民法院《关于人民法院合议庭工作的若干规定》第十条的规定：“合议庭评议案件时，先由承办法官对 认定案件事实、证据是否确实、充分以及适用法律等发表意见，审判长最后发表意见；审判长作为承办法官的，由审判长最后发表意见。对案件的裁判结果进行评议 时，由审判长最后发表意见。审判长应当根据评议情况总结合议庭评议的结论性意见。合议庭成员进行评议的时候，应当认真负责，充分陈述意见，独立行使表决 权，不得拒绝陈述意见或者仅作同意与否的简单表态。同意他人意见的，也应当提出事实根据和法律依据，进行分析论证。合议庭成员对评议结果的表决，以口头表 决的形式进行”。
②宣告判决。合议庭评议完毕，应制作判决书。根据民事诉讼法的规定，开庭审理无论是否公开，宣告判决一律公开进行。当庭宣判的（起立），应当在十日内送达 判决书；定期宣判的，宣判后立即发送判决书。宣告判决时，必须告知当事人上诉权利、上诉期限和上诉法院。宣告离婚判决，必须告知当事人在判决发生法律效力 前不得另行结婚，这些都应在宣判笔录中记明。法庭审理完毕，由审判长宣布闭庭（不是当庭宣判的，由审判长宣布休庭）。
3、尾部
法庭审理笔录可以当庭宣读，也可以当庭或在五日内交给当事人和其他诉讼参与人阅读。他们认为记载有遗漏或差错的，可以请求补正。
笔录由当事人和其他诉讼参与人签名或者盖章；拒绝签名盖章的，应记明情况。最后，经审判长（员）审阅后，由合议庭成员或独任审判员和书记员签名。