涉外公证翻译面面观

　　本文从涉外公证翻译中所涉及的相关主体展开分析，结合在公证翻译中的具体实务进行探讨，不在于对涉外公证翻译的价值、基本原则等层面做理论阐述，而在于基于主体分析后针对涉外公证翻译关系厘清以及应对策略等方面的尝试探索。

　　一、涉外公证翻译中的主体分析

　　（一）公证员及公证处

　　公证员及公证处在涉外公证翻译中具有重要作用，能够整体把握涉外公证翻译的标准，总体控制涉外公证翻译的质量。

　　从应然层面而言，具备涉外资格的公证员在处理涉外公证的过程中对翻译具备初审能力，这种初审未必是专业审查，是区分于专业翻译人员的审查，但是对于整个涉外公证翻译的效率和效果有着极大的推动作用。公证员对涉外公证翻译的初审有利当事人明确自我责任以及行为配合的积极程度，避免当事人误认为公证翻译仅仅是“我付费，你翻译”的两个封闭行为，[1]避免在出现翻译责任纠纷时因前期审查（包括告知以及询问笔录记录）不到位而陷入被动局面。公证员的初审包括权利义务内容提示，责任承担告知，以及翻译材料初步审查等方面。

　　公证处在工作实务中可以根据本单位实际选择涉外公证翻译的运作模式，对于本单位不具备相应翻译实力的可选择外部翻译，对于本单位具备相应翻译资质人员的可通过内部翻译。本文认为在同等翻译水平下内部翻译和外部翻译相比具有一定的优势，公证处能够自主控制涉外公证翻译的质量标准、效率水平。国内有些较大的公证处已建立了自己的翻译部门，提供多语种的翻译服务，服务范围既包括涉外公证相关的文书翻译，又包括根据当事人的需求提供其他用途的翻译服务。

　　（二）公证当事人

　　公证当事人是指与公证事项有利害关系并以自己的名义向公证机构提出公证申请，在公证活动中享有权利和承担义务的自然人、法人或者其他组织。在实务中，公证当事人由于主观或客观、故意或非故意的原因呈现出多种心理和行为。列举几种情形加以说明：1、故意提供存有一定虚假内容的公证翻译文本，比如说个别当事人为了达到国外对于学历的要求标准而对于翻译文本中关于学历的表述混淆概念；2、为了实现自己的特定需求和目的，简单地认为公证仅仅是一种手段和方式，心理和行为上并不重视。比如，有些申请出国的当事人对于国外相关部门提供的模板（此模板与我国公证实务存在差别）看的很重，而并不理解公证员向其说明的我国司法行政主管部门对公证书的具体规定；3、认为公证翻译仅仅是“我付费，你翻译”的两个互不相干的行为，在支付翻译费用后任何问题都是公证处的问题，当翻译人员要求其提供一些诸如专业术语之类的支持时表现为不理解、不配合。如此种种，反映出公证当事人对于公证的基本认识存在偏差。

　　（三）证明材料出具单位

　　在涉外公证翻译过程中，经常会遇到被证明材料的翻译。这些证明材料的出具部门既包括行政机关又包括企事业单位，证明材料的出具形式既包括规范性的证明文本比如户口簿、毕业证等又包括就特定内容提供的证明比如收入证明、在职证明等。在涉外公证翻译的实务过程中，经常会遇到不规范的证明材料，暴露出证明材料出具单位的不规范操作。出具机关随意性较大，不同地区的办事部门操作标准存在差异，比如在户口簿的成员户籍信息页的印章使用中，派出所的受理章、核准章、校对章不分具体情况加以使用，户口信息不及时更新而造成前后内容矛盾。就特定内容提供的证明材料随意性更是明显，出于种种原因，某些单位用某一部门章代替本单位章，用无权单位部门章代替有权单位部门章；证明材料表述规范性不足，出现一些似是而非、模糊不清的表述。这些问题给翻译工作带来了难度，也给公证书的质量打了折扣，更有可能影响公证当事人的使用。

　　二、涉外公证翻译中的几层关系

　　1、主体内外关系

　　以公证处为参照系，主体内外关系具体包括如下内容。涉外公证翻译究竟采取内部翻译还是外部翻译以及在外部翻译下出现翻译错误时责任追偿的内外路径；涉外公证翻译中，公证处内部的管理和运作规范以及证明材料出具部门的外部管理和运作规范。主体内外关系也是互相联系、互相影响的，如证明材料出具部门的外部管理和运作规范程度将会影响公证处公证书的质量。

　　2、标准高低关系

　　涉外公证翻译的标准高低关系具体包括如下内容。在针对被证明材料的翻译中，究竟采用常规翻译还是因具体使用国家相关情况的采用个案翻译；在针对当事人提供翻译材料时，究竟应采取何种方式，一种是通过询问笔录记录所告知当事人对于所提供材料的真实性、准确性责任承担，另一种是竭尽所能为当事人审查其所提供材料以尽可能实现公证书无瑕。这种标准应由公证主管部门加以确定。当然，公证主管部门所确立的标准应为最低标准，各公证机构在此标准上根据自身实际情况确立本单位应采用何种级别的标准。也只有在达到主管部门制定标准基础上才有所谓标准高低之分。

　　3、管理上下关系

　　涉外公证翻译的管理上下关系为：在处理涉外公证翻译过程中，究竟应由公证主管部门（包括行政主管部门和行业主管部门）牵头制定一套具有指导意义的范式以实现自上而下推动涉外公证翻译的规范化和标准化，还是应由各公证处因地制宜地采取各自方式形成各具特色的运作模式及翻译方式，并通过各公证处的经验积累形成自下而上的推动涉外公证翻译的规范化和标准化。

　　三、涉外公证翻译中的策略分析

　　1、公证处积极创造条件总体把控涉外翻译质量。公证处发展内部翻译力量，并在内部翻译中尽可能的形成一套操作程序和运作模式，以及在非常规情形时的处置方案。在借助外部力量完成翻译任务的情形下，公证处要积极配合翻译机构优质高效的开展翻译，并明晰与翻译机构的责任划分以及在出现翻译追偿时的责任承担。在出现翻译赔偿时，公证处应勇于向公证当事人承担责任，展现危机公关能力，并可在承担赔偿责任后依据与翻译机构的合作协议向其追偿。

　　2、涉外公证员努力提升自身审查能力。公证员积极配合涉外公证翻译的有效开展，全面告知当事人在涉外公证中的权利义务及责任承担，合理引导当事人积极配合。在当事人提供证明材料翻译情形下，公证员尽到告知义务并在询问笔录做好记录；在当事人所提供的证明材料与公证书译文存在不一致甚至矛盾时，应视情形和程度作出不予采用当事人证明材料或有保留的采用（做出特别说明并记录在案）；加强与翻译人员沟通，充分发挥在公证当事人与公证翻译人员之间的桥梁作用。

　　3、公证翻译人员加强业务交流、理论学习和实务探讨。加强与承办公证员交流，通过与承办公证员交流全面掌握当事人办证用途、对于翻译材料的要求，同时通过承办公证员将在翻译过程中的不清楚的地方、存在的问题与当事人确认、说明；加强与其他公证翻译人员交流，充分发挥各种交流平台作用，取长补短、互进发展。更为重要的是，公证翻译人员应具有求真务实的态度和高度的责任感、具备深厚的语言功底、掌握公证法律实务。

　　4、公证主管部门加强与其他相关主管部门沟通。在公证系统内部不能解决的范围之外，公证主管部门加强与其他相关主管部门沟通，对疑难问题通过有效途径与外部主管部门以及专家部门交流取得权威意见，对重大问题通过运作流程与相应主管部门交流取得一致意见，并加以实施。对于超出公证业务范围的问题，从涉外公证的重要意义高度加强与相关主管部门沟通，促使其规范化。

　　5、公证主管部门范式指引，规范涉外公证翻译。公证主管部门加强涉外公证翻译方面专项研究，确立涉外公证翻译的基本标准，并建立一整套包括用语、表述等范式，通过行政程序以一定形式发布实施。如此，既可以加强公证行业涉外翻译的规范化和标准化、整体改善各公证处涉外翻译水平参差不齐、翻译方式多种多样的局面，又可以在与当事人就翻译问题发生责任不清时有据可依、处于主动局面。当然，由公证主管部门自上而下推动范式指引往往是法律工作者长期以来遵从成文法的思维惯性的体现，在实务中，通过公证处、公证人员反馈意见、加强交流沟通也是在为范式的建立提供源动力。

　　6、公证处推进涉外公证翻译程序化。范式指引解决的是涉外公证翻译的实体问题，有助于推动公证翻译向前推进，翻译程序化将有助于公证翻译向更深推进。在目前形势下，范式指引更具宏观意义，翻译程序化应属各公证机构具体操作中的微观层面，除了诸如认证程序等有明文规定的程序，其他的内部运作程序属公证处内部管理范畴，各公证处根据自身实际情况加以统筹规范。在公证主管部门制定的标准和范式基础上，各公证处可严格规范涉外公证翻译流程，制定各运作流程标准，加强初审、沟通、反馈等重点环节，向更高标准努力，不在于仅仅通过询问笔录等形式免除自我责任，[2]而是追求公证处与公证当事人以及相关部门有效互动，实现公证产品-涉外公证书的最完美状态。

　　随着全球化进程的不断加快，涉外公证书作为对外交流的一种重要法律文书，在出国公务、商务、留学、旅游、工作等各方面发挥着重要作用。在涉外公证翻译过程中，相关主体方应高度重视、通力协作，确保翻译质量，提升翻译水平，加强涉外公证翻译标准化、规范化进程，维护我国公证的国际信誉。



【作者简介】
赵文兵，安徽省阜阳市惠颍公证处任职。


【注释】
[1] 本文认为涉外公证翻译应该是个互动统一的行为，比如说申请人对于一些被证明文件中专业词汇的提供可以确保翻译的准确性和公证书使用的实效，反之则会出现因此造成的不利后果以及责任纠纷。
[2] 通过询问笔录、义务告知形式可以厘清公证处与当事人之间责任划分，但是不能解决公证书形式瑕疵问题。比如，当事人提供的翻译材料存在一定问题，也能接受其自身承担相应责任，但公证书作为对外的法律文本本身是存在一定瑕疵的，将影响国内公证形象。