企业进行合同管理应注意的事项

发布日期：2012-04-18 作者：蒋艳超律师

企业进行合同管理应注意的事项
　　
　　1. 订立重要合同，对方的基本情况要有所了解，至少知道对方的真实身份，公司是否存在。及时掌握交易对方的基本情况，及时追索。
　　笔者曾经办理的一起合同纠纷案例，某上海公司买方订货并收到卖方货后，买方一直不付款，而且买方公司名称改变。卖方无奈决定起诉买方，但是到工商局查询买方公司信息，根据买方原公司名称进行查询，居然查不到此公司，造成卖方无法提起民事诉讼。卖方遂认为买方以虚有之公司名义订立合同，属于合同诈骗，于是卖方采取刑事途径以涉嫌合同诈骗为由向公安部门举报买方公司，但是公安调查了买方后，买方才告知自己的新的公司名称。因新的公司的信息存在，故不属于刑事案件。在上海工商局档案查询时，如果公司变更名称，输入老的名称，将显示不出公司的存在。这一点上档案管理应当完善，应当显示出新老公司变化过程，以免造成不必要的麻烦。
　　2. 以适当的方式交付合同标的。
　　尤其是一些以智力成果为标的的合同，一定要明确交付的方式，向谁交付，以及作好签收工作。
　　笔者曾经办理一起技术开发合同案例，设计公司完成设计稿后，通过QQ发给对方公司员工，而无任何其他书面交付手续，后对方公司使用了设计公司的设计稿但未付设计费，设计公司要求支付遭到对方公司的否认。
　　另外类似案例，张江某软件公司，接受某甲公司的委托，开发某软件，该软件是甲公司受乙公司的委托而开发。张江软件公司在开发过程中先是与委托人甲公司订立了委托开发合同，但在履行过程中，因为设计开发要求等，甲让他们直接与乙开会联系，后软件公司直接向乙交付了软件。后甲起诉软件公司，称其违约，没有履行软件开发合同，要求承担违约金。
　　3. 保留必要的证据，在对方正常经营时及时要求履行合同义务，而不能等到对方财务状况恶化后再要求。在诉讼时效内主张权利。
　　笔者曾经办理的案例，某公司被欠资金，得知债务人经营困难后起诉，但只能去参加破产债权人会议，100多家债权人参与分配，清偿率仅0.5%，即100万欠款，仅还5千元了结。
　　4. 签订重要合同，建议咨询律师等专业人士。
　　笔者办理的一起外贸案例，某国内公司作为外国公司的代理人，向国内某中外合资企业购买产品。前几批国外公司付了款，但以后未付款。该中外合资企业向该代理人公司联系要求付款。时而在传真中，提到客户已付款金额，欠款金额，以及请向客户催款等。诉讼中，国内代理人否认自己的责任，法院认为真正的交易方应该承担责任，即外国公司作为买方承担付款责任，而不是代理人承担责任。
在签定合同时，需要咨询专业人士，而且在履行、联系中，特别是在往来的重要的传真、信函中，不要随意地、自以为是地联系。现实中的业务人员很多都有一个错误的认识，以为只有打官司才与律师有关。
　　企业如何进行合同管理
　　现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同管理作为现代企业管理制度的重要内容之一，能否实施有效管理，把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。
　　一、合同管理机构和管理模式
　　首先，合同应由企业法律顾问部门管理。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是—种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理。
　　其次，合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样.企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。
　　二、合同管理的具体内容
　　合同关系自始至终是一种法律关系，所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来我国企业的合同管理实践，合同管理应做好如下几项工作：
　　1、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
　　2、加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。
　　3、重大合同审查管理。企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
　　4、履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以;企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门同财务部门密切配合;把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定贷款支付复核程序，实施有效的管理。
　　5、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。
　　合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

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