函的基本写法和使用要求

发布日期：2014-03-20 作者：连会有律师

函，是用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复事项等的平行公文。“函”作为国家行政机关公文重要种类之一，起着举足轻重的作用，成为一种使用广泛，轻便灵活的公文文种。
    （一）函的类型及特点
    1、函的类型：
    （1）商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作,联系有关事宜的函。如人员商调,联系参观学习等。
    （2）问答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。询答函又可分出“询问函”和“答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问,用询问函；对机关和部门所询问的问题做出解释答复,用答复函。问答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。
    （3）批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函可以分为“请批函”和“审批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项,而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。
    （4）告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。
    2、函的特点：
    （1）使用广泛性。函的使用不受级别高低,单位大小的限制,收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院,下至基层组织,企事业单位,社会团体都广泛地使用函。
    （2）行文多向性。函可以上行,下行,但大多数函作平行文。
    （3）用语谦敬性。不论什么类型的函,用语皆得注重谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇、最富有文学性的文种。
    3、行文方式：可平行、上行或下行，基本上是平行文。
    （二）函的适用范围
    1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系,往来；
    2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项；
    3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项；
    4、机关单位对个人的事务联系,如复群众来信等；
    5、凡无上下级隶属关系的（含私人企业之间的来往书文）都视为平级单位，都可以使用函，但函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况等等。
    （三）函的结构和写法
    函由标题、受文机关、正文、落款等部分组成。
    1、标题。
    由发文机关、事由、回复对象、文种组成。有的只写事由、文种，省略发文机关。如《给××（机关、部门或单位名称）的函》或《关于××（事项）的函）。复函的标题一般是《××（发文机关名称）关于××（答复的问题）的复函》。
    2、正文。
    由原由、事项、结语三部分组成。
    （1）原由，告知情况（指复函）。如“〔××〕××字第××函悉”或“××年××月××日电悉”，等等。
    （2）商洽、询问或答复的事项。这是行文的主体。这部分在叙事的同时，必要时要说一点道理，但不可过多。并要注意分寸和礼貌。事项必须清楚、具体、明确、扼要。
    （3）结语。函的结尾一般写：“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的,则用“盼复”,“望函复”,“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、 “请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
    （四）函的写作要求
    1、开门见山，简短明快，不要兜圈子。
    2、措辞要得体，切忌命令式语言。
    3、去掉旧公文那些套语和寒喧，如“不胜感激”、“蒙贵省”，等等。
   （五）函与其他公文的区别
    1、函与批复的区别：
    ①函是用来相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系部门请求批准的的公文，函也有批示功能，但只针对函。批复是专门用来答复请示事项的公文。
    ②批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一般情况都是平行情况，但往往是职能上（或业务上）的管理关系，属于平行文。
    2、请示函与请示的区别：
    公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有两点：第一，请示是上行文，函是平行文。第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。
    3、函与通知的区别：
    函是唯一的平行文，主要是用来商洽工作、询问和答复问题。通知是下行文，主要用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项具有功能的多样性、运用的广泛性、一定的指导性、较强的时效性等特点。

〔例文一〕

                         关于批准×××为“实现绿化标准城市”的复函

省建委、省绿委：
    ××××号文收悉。省委、省政府批准×××为“实现绿化标准城市”。请通过新闻媒介予以公布。
专此函复。

                                                                     中共XX省委办公厅
                                                                   XX省人民政府办公厅
××××年××月××日

〔例文二〕

×××：
    《××××××》（×××号）收悉。
    省委负责同志意见，此件转由×××提出意见后，报省委、省政府审批。届时如需发文，请××××另文报省委办公厅办理。
    专此函复。

                                                                     中共XX省委办公厅
                                                                       ××××年×月×日
（例文三）
                               ××省人事厅关于商调王兵同志的函

××市人事局：
    因工作需要，拟调贵省王兵同志到我省人才研究会工作。如同意，请先将该同志的档案、现实表现材料及健康检查表一并寄来。请大力支持为盼。

                                                 ××省人事厅（盖章）
                                                       ×年×月×日
                                     关于借调王兵同志的复函

××省人事厅
    贵厅×月×日关于调我局王兵同志到人才研究会工作的商调函收悉。经研究,我局同意王兵同志借调到贵厅工作。借调时间从×年×月×日至×年×月×日。
    现将该同志相关档案材料寄上,请予以查收。
    联系人:              联系电话:

                                              ××市人事局（盖章）
                                                        ×年×月×日

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