发布文号: 署秘文字第0940006700号
中华民国九十四年四月二十九日行政院海岸巡防署署秘文字第0940006700号函订定发布全文6点
一、行政院海岸巡防署(以下简称本署)为规范各「巡防区勤务统合中心」文书处理、档案管理作业，特订定本要点。
二、文书处理之具体措施：
(一)行文作业：
1.本署、本署海洋巡防总局、海岸巡防总局(以下简称各总局)及所属地区巡防局涉及勤务整合、情资研整有关之重要政策、命令及相关事项之公文书，应视文书内容分发至适当层级机关，并副知相关「巡防区勤务统合中心」(得于「副本」栏之「统合中心」名称下注明「视同正本」)，余则依现行规定办理。
2.「巡防区勤务统合中心」涉及勤务整合及情资研整有关之公文书，以行文至其隶属之地区巡防局为原则，如遇案情重大或时效急迫者，得以副知本署、各总局方式为之，惟不得对本署及所属机关以外之机关(单位)行文。
3.「巡防区勤务统合中心」各任务单位非属勤务整合及情资研整之公文书发送作业，应依现行规定办理。
(二)条、章戳之使用：
1.各地区巡防局应依行政院秘书处「文书处理手册」规定，刻制「巡防区勤务统合中心」全衔条戳，分发所属各中心责由专人妥善保管使用。条戳应以木质或橡皮刻制，以长方形为原则，用正楷或宋体字，由左至右排列，于书函、开会通知单等使用。
2.职名章应以正楷或隶书，由左至右，刻制任务编组职称、姓名；签署原则由左而右、由上而下。
3.文书作业所需各项章戳，由各「巡防区勤务统合中心」依行政院秘书处「文书处理手册」规定，自行刻制使用。
三、文书流程之管理：
各「巡防区勤务统合中心」应依行政院研究发展考核委员会「文书流程管理手册」相关作业规范办理。
四、公文电子交换作业环境之设置：
各「巡防区勤务统合中心」公文电子交换作业使用前置处理器作业环境，由本署秘书室依相关规定程序办理申请及统筹设置。
五、档案管理之注意事项：
(一)各「巡防区勤务统合中心」档案应另定专属之分类号；本署海岸巡防总局应依本署档案分类暨保存年限基准表规定统一配赋，并报本署备查。
(二)各「巡防区勤务统合中心」应检讨适所成立档案室，并妥善存管空间；新增之档案应避免与原建制档案混合存管，以利嗣后移转作业。
六、相关作业事项：
(一)各「巡防区勤务统合中心」之发文代字及条戳之配赋作业，各地区巡防局应依相关作业规定办理，并报本署及本署海岸巡防总局备查。
(二)各地区巡防局应对所属各「巡防区勤务统合中心」之文书处理、档案管理作业，予以辅导并提供必要之协助。
