发布文号: 厅内文[2005]1号
厅内各处室，各有关单位：
为进一步做好档案管理工作，提高归档质量，丰富档案室藏文内容，现就有关事项通知如下： 一、文件材料的归档范围
凡是反映市人民政府及办公厅机关主要职能活动，具有查考利用价值的各种形式、各种载体的文件材料均属归档范围。
(一)以市人民政府及办公厅名义制发的各类公文(含附件)、发文处理单、定稿及重要公文的历次修改稿；
(二)以市人民政府名义制发的各类会议纪要及有关会议记录；
(三)市人民政府及办公厅受理的各县(市、区)人民政府、市人民政府各部门及其他单位的请示和重要报告及收文处理单；
(四)国务院及办公厅、省人民政府及办公厅的来文及收文处理单，国务院各部门、省人民政府各部门及其他不相隶属机关的重要来文及收文处理单；
(五)中央、国务院领导，省委、省人民政府和市委领导送市人民政府经办的批示件、查办件；
(六)以市人民政府名义签订的合同、协议、承诺书以及其他带有合同、契约性质的文件；
(七)市人民政府副秘书长以上领导人员对一些重要问题所作的指示、批示或在一些文字材料上所作的重要批示意见；
(八)市人民政府副秘书长以上领导人员外出考察工作、主持会议或参加重要礼仪活动、出席重大仪式时所形成的有保存价值的文字资料、音像材料；
(九)市人民政府及办公厅获得的各种表彰、荣誉证书及相关的具有纪念意义和凭证性质的实物；
(十)其他有归档价值的文件材料。
二、归档文件的书写材料
(一)市人民政府及办公厅公文所用纸张的规格尺寸必须是国际标准A4型的，纸质应较好，应耐久保存。禁止使用不规范纸张和普通信纸。
(二)起草、修改和批示公文，建议使用黑色签字笔、碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔，禁止使用普通圆珠笔、蓝色墨水、红色墨水以及铅笔等不耐久字迹。
今后，对纸张和字迹材料不符合档案管理要求的公文，将予以退回，并责令有关人员重新誊写。
三、公文的移交和归档
(一)公文办理完毕后应及时归档，并由文电处统一管理、保存，其他任何部门和个人不得以任何理由予以拖延或拒绝。特殊情况下需暂时留存的必须说明理由，并明确移交时间。
(二)归档的文件材料要齐全、完整、真实，必须是原件或原始记录。任何人不得在应归档的文件材料上涂写任何不必要的标识或添加无关的内容。
(三)归档时，应办理必要的交接手续，交接人员应按照归档的有关要求，严格审核把关，发现问题及时解决。
(四)未经允许、鉴定，不得私自焚毁、遗弃文件。
四、档案的借阅和提供利用
(一)市人民政府领导同志和市人民政府办公厅工作人员，因工作需要可以借阅档案或档案复制件(以下统称档案)。
1.凡借阅档案，需说明档案的作者、时间、内容和利用目的，并办理借阅手续。
2.借阅机密级以下(含机密)档案，由文电处直接办理。
3.借阅绝密级档案，须经过审批。其中，查阅本处室经办的绝密档案，由所在处室处长书面批准；查阅非本处室经办的绝密档案，由所在处室处长和经办处室处长书面批准；查阅市政府常务会议和市政府党组会议原始记录，由所在处室处长书面同意后，报分管文电的副秘书长审批。
4.音像档案等特殊档案原则上不提供利用，确需使用，由使用处室处长书面同意后，报分管文电的副秘书长审批。
(二)本机关以外的单位和个人查阅本机关的档案，要持有效证件，并经过一定的审批手续。
1.查阅市人民政府及办公厅非密级正式公文的单位或个人，要持有单位介绍信或查阅者身份证。
2.查阅市人民政府及办公厅涉密正式公文，或市人民政府及办公厅非正式公文的，要持有单位介绍信，并经秘书长审批。原则上此类公文不向个人查阅。
(三)借阅的档案不得转借、涂改、圈划、拆散、损坏，未经允许不得复印和翻印，不得出现失密、泄密现象；借阅档案一般不超过15天，到期仍需借阅的应说明理由并办理续借手续。文电处要对到期未还的档案及时催还，归还档案时要当面清点、核实。
(四)借阅的档案必须妥善保管，不得遗失。如有遗失，要及时告知文电处；重要档案遗失的，要上报秘书长，并将处理结果送文电处备案。
五、有关要求
档案工作是行政机关保证其正常运转很重要的一个环节，各处室和每个机关工作人员都要高度重视。
为防止因疏忽或因时间过长造成归档文件的丢失，各处室每月应定期(月末或月初)清理一次领导批示和本处室经办的公文，属于归档范围的，及时归档。
凡在归档范围之内而没有归档，或已归档文件损坏、丢失，给以后工作造成严重后果的，属于处室责任的，追究所在处室处长的行政责任；属于个人责任的，追究当事人的行政责任。
凡因保密意识不强或工作失误，造成失密、泄密的，除立即上报并采取补救办法外，对严重泄漏党和国家秘密的，将依法严肃处理。
二00五年一月十日
