如何降低企业规章制度起草过程中的法律风险实务操作

发布日期：2011-03-22 作者：王成律师

所谓规章制度，是指用人单位按照特定程序制定的，以书面形式表达的并以一定方式公示的规范性管理文件，因此规章制度不应该是针对个别人、个别事务处理的一次性决议或者决定、通知，而是具有长期性、稳定性的规范性的总称。由于一项制度的产生，需要有员工参与并充分考虑员工的意见，所以从某种意义上，规章制度如同用人单位与劳动者集体之间的一种契约，因此，在规章制度的起草、制定之初就应该有法律风险防范意识，避免以后不必要的麻烦。
我国《劳动法》第4条规定，用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务，但是对于规章制度具体应如何制定没有作出规定，我国《劳动合同法》实施后，对于规章制度作出了明确的定义及规定，根据我国劳动合同法规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益时，必须经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表大会平等协商确定。那么，企业制定规章制度存在哪些潜在风险，形成法律风险的主要原因是什么，应如何规避或者防范这些风险，以便来制定一套行之有效并且符合法律规定的规章制度，防范劳动用工管理和人力资源管理风险，已成为企业必须认真研究和处理的重要问题之一。
一，企业规章制度制定存在法律风险的主要原因
规章制度制定的要求包括两个方面：1、实体内容方面，2、程序方面
一些企业制定的规章制度看似没有争议，却在内容和程序上违反劳动合同法；首先，制定的主体不适格，为保证企业制定的劳动规章制度在本单位范围内具有统一性和权威性，企业劳动规章制度的制定主体应是用人单位行政系统中处于最高的层次，对本单位的各个组成部分和全体职工实行全面和统一管理的行政机构，并由其代表用人单位制定并以用人单位的名义颁布实施。其次，内容失当，这方面主要表现为制定的不合法、不合理，在实践中，一些单位的内部规章制度不同程度存在着违法内容，这些规章制度都会因为违反不同层次的法律、行政法规而无效，企业规章制度除了合法之外，还应该保证合理，一些法律没有详细内容的，需要用人单位在规章制度中明确、具体规定，一般来说，企业规章制度不得违反正常的常规性判断标准，应当为大多数职工所认同。最后，企业规章制度制定程序不合法，我国《劳动合同法》第四条规定用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。在实务中很多用人单位因为规章制度程序不合法而导致无效。
二、企业对于规章制度存在的法律风险如何应对？
在规章制度的起草、撰写过程中，需要注意以下几点：
1、制度内容一定要合法，不得违反一些强制性的法律、法规相抵触，这是衡量规章制度是否有效的重要条件；规章制度应该尽量少用原则性条文，而要尽可能具有可操作性、明确、清楚、具体。2、制定规章制度须经过民主协商程序，并经过公示或告知；由于企业劳动规章制度的内容直接涉及劳动者的切身利益，因此企业劳动规章制度的制定，必须严格遵守法律所规定的程序：首先，对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度，必须有员工参与，并与员工经过民主协商程序予以确定。其次，规章制度应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；这一程序要求企业在制定劳动规章时，一定要让劳动者了解、参与并发表意见。享有参与权和知情权。第三，职工的意见如何落实到企业劳动规章制度中，要通过一定的组织形式和组织程序，这就需要用人单位与劳动者协商解决。第四，员工在参与劳动规章制度制定时，注意相关书面的证据材料的整理与归档，并形成书面记录，以备以后发生争议时所需。第五，规章制度制定的内容避免与劳动合同的内容相抵触，注意两者之间相互协调、印证以及相关补充。

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