企业法务的管理管控模式

 一、为何要进行系统性重构 　　企业本身作为一个社会经济组织，相对于个体而言是一个大系统，而企业管理是一个系统性工程，需要考虑各种因素。法务管理本身就是一个子系统，其内部也包括了诸多要素，很多情况下，法务管理子系统会与合规管理系统、风险管理系统相互交叉、融合。
　　所谓合规管理，按照吕立山律师的观点，是“从法律角度出发告诉企业‘怎么做’，‘如何前瞻’以及‘建立企业长期目标’。合规管理的重点在于企业应如何开展经营活动，其首要内容包括公司治理、行业监管方面的其他合规事务、法律风险防范、其他内部道德规范和规章制度(包括行为守则)。”
　　企业风险管理的概念也是见仁见智，按照《中央企业全面风险管理的指引》第四条“本指引所称全面风险管理，指企业围绕总体经营目标，通过在企业管理的各个环节和经营过程中执行风险管理的基本流程，培育良好的风险管理文化，建立健全全面风险管理体系，包括风险管理策略、风险理财措施、风险管理的组织职能体系、风险管理信息系统和内部控制系统，从而为实现风险管理的总体目标提供合理保证的过程和方法”。
　　而法律风险是指：“在法律实施过程中，由于行为人作出的具体法律行为不规范导致的，与其所期望达到的目标相违背的法律不利后果发生的可能性”;
　　鉴于此，笔者设想对现有法务管理管控模式进行系统性重构。
　　二、如何进行系统性重构
　　系统性重构的指导思想是按照系统化管理理论的要求，整合现有律师部职能，导入风险管理和合规管理相关理念和工作方法。
　　Wz集团律师部(公司律师)目前有四大职能：合同管理、项目法务管理、纠纷诉讼管理和政策法规研究。笔者设想将这四大职能整合，融入到风险管理与合规管理中去，建立统一的法律合规风险管理体系，具体设想如下：
　　(一)导入风险管理、合规管理的工作理念，并贯穿于法务管理全过程;按照现有四大职能特点，将上述工作理念切入到四大职能中去。
　　(二)法律合规风险管理体系以风险管理基本流程为体系架构，与其他职能部门管理职能紧密对接，以构成各管理子系统的能及时互动、相互支持的格局。
　　首先应做好法务管理基础信息的搜集工作。这项工作主要从内部和外部二方面着手：外部信息主要是收集与本企业相关的政治法律环境、可能影响本企业发展的新法律法规和政策、国内外有关忽视法律合规风险导致企业蒙受损失的案例、国内外企业集团的法务管理信息;内部信息主要收集各职能部门的工作职责和业务流程、企业内部的各项规章制度、本企业合同签订和履行情况、本企业重大法律纠纷处理情况、员工道德操守的遵从情况等。
　　其次应在收集信息的基础上进行分析、提炼，列出相应的风险点。法务管理基础信息是从事法律合规风险管理的基础资料，在此基础上应结合行业特点、公司现状和职能部门工作流程进行具体的法律合规风险识别、分析评级工作。具体的风险识别、分析可以采取调查问卷方式进行，可以针对合同管理情况、项目运作情况、法律纠纷处理情况、各职能部门运作情况、规章制度执行情况结合行业现状设计相应的调查问卷，初步识别公司面临的各种法律合规风险，如有必要可进行补充问卷调查、个别访谈等方式进行风险识别的细化工作，最终形成本企业的法律合规风险清单。在此期间，可以运用定性分析、定量分析等管理工具对法律合规风险进行评估分级，以便于掌握风险管理的重点。结合目前wz集团的法务管理现状和律师部职能，笔者建议可以从以下角度出发进行风险识别、分析：1、针对合同部分，可以结合纠纷处理情况、同类型案例的研究并与职能部门沟通，找出合同签订、履行过程中的风险点;2、项目管理部分，可以研究项目运作流程，结合相关规定和项目部实际运作状况，找出项目运作中的风险点;3、法律纠纷管理方面，主要是通过对历史数据的分析，找出法律纠纷的成因及处理不当的情形;4、公司运营风险方面，主要通过对各职能部门职责、流程分析并与职能部门沟通，了解运营风险;5、合规管理方面，主要是对内部规章制度落实情况以及因非规范性操作导致纠纷情况的统计、分析。应引起我们重视的是，相关人员往往重视已被识别的“显性法律风险”，但对于内控制度不健全及执行不到位而引起的“隐性法律风险”缺乏应有的重视，这也是合规管理的重要性的具体体现。以上工作均可以采取调查问卷的方法进行。
　　再次进行法律合规风险管理策略和危机预案的制定工作。风险管理很重要的一块是对已识别风险进行有效的应对，因此在以上工作的基础上，可以对系统性风险制定相应的风险管理策略，对具体风险制定应对预案，这项工作有赖于各部门的通力配合才能有效的完成。结合目前wz集团的法务管理现状和律师部职能，笔者建议可以从以下角度出发进行风险应对：1、合同管理方面，分类汇总常用合同版本，结合风险点草拟我方的样本合同，建立合同数据库，这样即能有效的掌控风险，也有利于减少公司律师的重复劳动。当然，风险点是动态变化的，因此合同数据库也应该不断修订和完善;在合同履约跟踪方面，可以通过合同管理员及时与合同经办人员沟通，及时了解合同履行状况;2、项目法务管理方面，主要是注意项目进程是否顺利，与各专业工作单位衔接是否顺畅，项目资料是否完备，建立项目定期跟踪机制;3、法律纠纷和合规管理方面，主要是完善客户投诉联动机制，妥善处理投诉避免事态升级，完善内部操作流程(内控制度)和奖惩制度。
　　最后是进行法律合规风险管理的监督和改进。企业可以对法律合规风险体系中基本信息、风险评估、风险管理策略、风险管理解决方案等内容进行评估和监督，必要时可以引进专业风险评估中介机构进行全面评估，并根据评估结果进行改进。
　　现在已进入“法商时代”，一切商业行为均要遵行法律规定、行业准则和商业道德，否则会导致一系列的法律危机甚至生存危机，因此“依法、合规治企”成为必由之路。公司法务部门作为法律合规管理的职能部门通过上述系统性重构，应逐步摆脱“消防队”的角色，尽快融入管理团队，最终成为“地上排雷尖兵，海上‘宙斯盾’舰，天上预警机”的作战小分队，并突显法务部门的“增值功能”。