公司签收文件注意事项

发布日期：2018-12-13 作者：张勇律师

公司签收文件注意事项当今时代，公司文件通过邮寄快递的方式送达，已经成为极其常见的公务、商务沟通手段。有鉴于此，结合工作实践，现总结出公司签收文件时的若干注意事项。
1．公司邮件应当指定由专门机构（如收发室）或者人员签收派送，做好签收派送登记。
2．在签收时或者签收后指定时间内，签收人应当及时联络签收邮件的对接人员。
3．如收到公检法、劳动局、社会局等国家机关、律师事务所等单位的邮件时，要特别注意。
4．如收到不明单位、个人的邮递文件时，要特别留心。
5．在商务、公务活动中，一定要向外界提供或者确认准确无误的送达地址。
6．如未特别指定或确认送达地址，一般都将法人或者其他组织的工商登记或者其他依法登记、备案中的住所地为送达地址。
7．如果变更送达地址，应当及时通过书面方式告知相关机构、单位和个人。
8．因拒绝签收邮件在法律规定及司法实践中皆视为送达，文书退回之日一般就被视为送达之日，故不要随意拒绝签收邮件。
9．法人或者其他组织，其法人的法定代表人、该组织的主要负责人或者办公室、收发室、值班室的工作人员签收公司邮件，即为送达。
10．签收人应当依据公司规定权限当场核对邮件内容，如发现邮件内容与回执上的文书名称不一致，应当当场向邮政机构的投递员提出，并由投递员在回执上记明情况后将邮件退回。
11．如果邮件内容未经签收人或对接人员核查，对接人员在发现邮件内容与回执上的文书名称不一致时，应当在收到邮件后尽快处理，如将该邮件退回应以书面方式说明退回的理由。
在公司邮件管理上，要特别关注和规范好“一个邮件四个人”：
1）“公司邮件”特指涉及公司事务的邮件，如果无法判断，可参考公司邮件处理；
2）“寄件人”指发出邮件的人；
3）“收件人”指邮件定向签收的人，如果发给公司未明确个人，应当视为收件人为公司法定代表人或负责人；
4）“签收人”特指具体签收邮件的人；
5）“对接人员”特指邮件送达的指定人员或者邮件内容的负责人员。

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